Microsoft Outlook күнтізбесімен синхрондау
Planfix Microsoft Outlook күнтізбесімен интеграция ұсынады
Орнату
Алдын ала жасалған Жоспарлаушы күнтізбеде үш нүктені басып, ашылатын менюден «Параметрлер» таңдаңыз:
Шығатын терезеде «Интеграциялар» бөліміне өтіп, «Link» батырмасын басыңыз:
Келесі терезеде Planfix-ке Outlook күнтізбеңіздегі оқиғаларды басқаруға рұқсат беру үшін «Accept» батырмасын басыңыз:
Қызметкерлер ортақ Planfix күнтізбесінен өз тапсырмаларын жеке Outlook күнтізбелерімен синхрондай алады. Мұны іске қосу үшін:
- Күнтізбеде шарт болуы тиіс: "Assignee" = Me.
- Жоғарыдағы суреттерде көрсетілгендей, әр қызметкер Planfix пен Outlook күнтізбесі арасындағы синхрондауды жеке түрде қосуы тиіс.
Синхрондауды пайдалану
Қосылым орнатылған соң, Planfix тапсырмаларды Outlook күнтізбесіне қосады, бұл Outlook-та Planfix-тегі оқиғаларды көрсетеді. Бұл тапсырма/оқиға мерзімдері мен ұзақтықтарындағы өзгерістерге де қатысы бар. Жаңа оқиғалар Outlook күнтізбесінде дерлік лезде пайда болады. Outlook күнтізбесін байланыстыру кезінде бір уақытта 300-ге дейін оқиға синхрондалады. Келесі аптаға арналған оқиғалар тәулігіне бір рет жіберіледі, егер келесі шарттар орындалса: Оларға Planfix-та өзгеріс енгізілмеген. Алдыңғы аптада 300-ден астам оқиға болған. Outlook күнтізбесінде жасалған тапсырмалар синхрондалған Planner тізімінде көрсетілген параметрлермен Planfix-та құрылатын болады:
Маңызды
- Outlook күнтізбесімен синхрондауды қосқаннан кейін Planfix-тегі «Күнтізбе параметрлері» қойындысындағы баптауларды өзгертпеңіз. Егер өзгеріс жасалса, Outlook-та жаңа күнтізбе жасалады, себебі тапсырмалар ескі күнтізбемен дұрыс синхрондалмайды. Бұған жол бермеу үшін Planfix күнтізбесін бір рет баптап, синхрондауды қосып, кейін баптауларды өзгертпеңіз.
- Planfix-пен синхрондағанда Outlook күнтізбесіне бөлек күнтізбе қосылады. Сондықтан оқиғаларды әдеттегі әдепкі күнтізбеге емес, осы арнаға тән күнтізбеге қосу қажет.
- Planfix-тегі әр бір Planner тізімі Outlook-та сәйкес күнтізбеге ие болуы мүмкін.
- Оқиға жасаған сайын қай күнтізбені таңдауға болатынын көрсететін мүмкіндік бар:
Назар аударыңыз
- Экспорт бір Microsoft есептік жазбасына жүргізіледі.
- Егер Outlook күнтізбесінен тапсырма жойылса, ол Planfix-тен де жойылады. Бұл функция тек ақылы және премиум аккаунттар үшін қолжетімді.
- Outlook күнтізбесі синхрондау операцияларының саны үшін шектеулер қояды. Егер осы шектеулер орындалса, мәселені тудыратын фильтр үшін синхрондау автоматты түрде өшіріледі.
- Ескертулер (Reminders) Planfix пен Outlook күнтізбесі арасында синхрондалмайды.
- Интеграцияны баптаған адам — күнтізбеден жасалған барлық тапсырмалардың assigner-і болады, интеграция үшін қай электрондық пошта қолданылғанына қарамастан.
- Outlook күнтізбесінде тапсырма атауларын өзгерту сол өзгерістерді Planfix-ке жібереді. Алайда бұл ереже жоба ішіндегі тапсырмаларға қолданылмайды, өйткені Outlook күнтізбесі жобаға байланысты тапсырмаларды қолдамайды:
- Outlook күнтізбесімен синхрондағанда уақытты беру ережелері төмендегідей:
- Егер сіз Толық күнтізбе режимін пайдалансаңыз, тапсырма мен деректер тегі (data tag) күндері беріліп, Outlook күнтізбесінде екі оқиға жасалады.
- Егер сіз Сағаттық күнтізбе режимін пайдалансаңыз, тек деректер тегі күндері беріледі, нәтижесінде Outlook күнтізбесінде бір оқиға пайда болады.