Аяқталған тапсырмаларға жіберілген электрондық хаттарды өңдеу
Сізге бұрын жұмыс жасаған клиенттер қайтадан тапсырыс бергісі келгенде, олар жиі жаңа хат жазудың орнына ескі электрондық пошта тізбегіне жауап бергенді жөн көреді. Планфіх пайдаланған кезде, ескі электрондық пошта тізбегіне қосылған жаңа хат әдетте сол ескі тапсырмаға жаңа пікір ретінде қосылады, ал ол тапсырма, мүмкін, қазірдің өзінде аяқталған болады.
Бұл жағдайды күрделендіруі мүмкін бірнеше сценарий бар. Ең жиі кездесетіні — жабық тапсырманың орындаушысы сол күні офисте болмауы мүмкін. Егер клиенттің хаты осы аяқталған тапсырмаға қосылса, орындаушы кеңсеге оралғанға дейін ешкім бұл туралы білмейді. Жағдай одан да нашар болуы мүмкін: орындаушы компанияда жұмыс істемейтін болғандықтан хат мүлде байқалмауы да мүмкін.
Планфіх-те бұл мәселені шешетін, қалыпты электрондық пошта тізбектеріде жоқ бір опция бар: Аяқталған тапсырмаға жауап берген кезде жаңа тапсырма құру. Бұл параметр қосылғанда, сіз жаңа клиент сұрауларын таза парақтан өңдей аласыз:
- Клиент хабарлары жаңа тапсырмаларға айналады
- Хат жіберілген мекен-жайға арналған хаттарды өңдеу ережелері (Үлгі:3 немесе Үлгі:4) қолданылатын болады.
Бұл логика ең жиі кездесетін сценарийді қамтиды: сіз клиенттерден хаттар қабылдайсыз және оларды өңдейсіз, ал егер клиент аяқталған тапсырмаға қатысты электрондық пошта тізбегін пайдаланып хат жазса, олардың жаңа хаты стандартты скрипт бойынша жаңа тапсырыс ретінде жасалады.
Пайдалы ақпарат
- Жаңа тапсырма сипаттамасына бұрынғы, аяқталған тапсырмаға сілтеме қосылады. Бұл қажет болған жағдайда әңгіме тарихын қалпына келтіруге және қажетті ақпаратты табуға көмектеседі.
- Егер бастапқы тапсырма бірнеше қызметкердің ішкі электрондық пошта мекен-жайларына жіберілген хаттан жасалса, онда оған сол әрбір электрондық пошта мекен-жайына арналған ережелер қолданылды. Сол логика аяқталған тапсырмаға жіберілген хаттарды өңдеу кезінде де қолданылады, егер "Цреате а неу таск уһен респондінг то а цомплетед таск" (аяқталған тапсырмаға жауап бергенде жаңа тапсырма жасау) қосылған болса.