Сыртқы электрондық пошта мекенжайларын пайдалану бойынша ұсыныстар
Planfix-та электрондық поштамен жұмыс істеуге келесі әдістемені ұсынамыз
- Кіретін пошта Gmail сияқты спам сүзгісі жоғары сапалы қызмет көрсететін сыртқы пошталық жәшігіне немесе компанияңыздың пошта серверіне жіберілуі тиіс.
- Planfix-та автоматты түрде бағыттауды баптаңыз. Электрондық поштаны виртуалды пошта жәшігіне бағыттауға болады — ондай жерде хаттарды өңдеу ережелерін және жобалардан электрондық пошталардан тапсырмалар жасауды оңай баптауға болады; немесе хатты әріптесіңіздің ішкі электрондық пошта мекенжайына бағыттауға болады.
- Пошта есептік жазба баптауларыңызды Planfix-ке қосу арқылы сіз клиенттерге сол сыртқы пошта жәшігінен жауап беретін боласыз, яғни клиенттерге жазған поштаңыздан жауап шығу қамтамасыз етіледі.
Осы баптау Planfix-та клиенттермен барлық коммуникацияны басқаруға мүмкіндік береді
- Сіздің поштаңызға келетін жаңа электрондық хаттар автоматты түрде Planfix тапсырмаларына айналады. Егер Planfix-та сол электрондық пошта мекенжайымен байланыс болмаса, хат жіберуші үшін жаңа контакт жасалады.
- Сіз тапсырмаға қосатын пікірлер клиентке немесе басқа сыртқы контактіге әдеттегі электрондық пошта ретінде жіберіледі (тек егер сіз оларды пікір туралы хабардар етсеңіз). Бұл тәсіл тапсырмаларды әріптестермен коммуникация үшін пайдалануға мүмкіндік береді, ал клиенттерге тек оларға көрсету қажет пікірлер туралы хабарлау жасалады.
- Сыртқы контактінің Planfix пікіріне жауабы бастапқы пікірге қосымша ретінде сол тапсырмаға қосылады. Бастапқы пікір туралы хабарланған сол пайдаланушылар жаңа жауап туралы да хабарландыру алады. Бұл бірнеше алушылар қатысатын әдеттегі коммуникация әдісін қайталайды.
Спамтан қорғау
Біз сипаттаған әдіс сіз алатын спам көлемін азайтады, өйткені спамның көп бөлігі сіздің пошта қызметіңіздің спам сүзгілері арқылы ұсталады.
Егер қандай да бір себеппен спам алып жатсаңыз, Planfix ішкі электрондық пошта мекенжайын өзгерте аласыз:
- егер сіз жеке электрондық пошта мекенжайын қолдансаңыз, оны Planfix-тағы пайдаланушы атыңызды өзгерту арқылы өзгерте аласыз. Сіздің пайдаланушы атыңыз ішкі электрондық пошта мекенжайының маңызды компоненті болып табылады. Пайдаланушы атыңызды өзгертсеңіз, электрондық пошта мекенжайыңыз да өзгереді.
Назар аударыңыз: электрондық пошта мекенжайыңызды өзгертуді байланыста болатын адамдарға хабарлау қажет болады.
- егер сіз виртуалды электрондық мекенжайды қолдансаңыз, оны жойып, жаңасын жасай аласыз. Хаттарды өңдеу ережелерін қайта баптау ыңғайсыздық тудыруы мүмкін, бірақ егер көп спам алсаңыз, бұл ыңғайсыздық онша ауыр емес болады.