Контакттардың қайталануынан қорғау
Қайталанатын contacts — CRM жүйелеріндегі жиі кездесетін проблема: бір және сол адамға немесе компанияға сәйкес келетін ақпараттары қиылысып тұрған бірнеше контакт карталары.
Planfix қайталанатын контактілерден қорғаныс үшін бірнеше механизмдерді пайдаланады:
- Электрондық пошта бойынша уникалдық
- Аты-жөні бойынша уникалдықты тексеру
- Телефон нөмірі бойынша уникалдықты тексеру
Электрондық пошта бойынша уникалдық
Planfix жүйесінде бұрыннан қолданылып жүрген электрондық пошта мекенжайлары бар контактілерді немесе компанияларды пайдаланушыларға қосуға мүмкіндік бермейді. Бұл механизм қызметкерлердің электрондық пошталары мен контактілер мен компаниялардың электрондық пошта мекенжайларын ескереді. Егер пайдаланушы Planfix жүйесінде бұрыннан қолданылып жүрген электрондық пошта мекенжайы арқылы контакт қосуға әрекет жасаса, жүйе келесі хабарламаны қайтарады:
Аты‑жөні бойынша уникалдықты тексеру
Жаңа контакті есімді енгізгенде, Planfix артқы фонда сол атпен бар контактіні іздейді. Егер сәйкестік табылса, оған сілтеме бар индикатор көрсетіледі:
Осы сілтемені басқанда сәйкестік туралы ақпарат көрінеді, және пайдаланушы жаңа контактіні әлі де қосқысы келетінін өз бетімен шешеді.
Аты мен тегін тексеру келесі тәртіппен жұмыс істейді:
- Егер сіз жаңа контакт үшін тек атыны енгізіп, «Тегі» өрісін бос қалдырсаңыз, Planfix сөз бөліктері бойынша іздейді.
- Мысалы: егер сіз Max деген атты жаңа контакт ретінде қосуды жоспарласаңыз және жүйеде Max Jones деген контакт болса, Planfix Max Jones-ты сәйкестік ретінде көрсетеді.
- Егер сіз текті енгізіп, атын бос қалдырсаңыз, жүйе дәл сәйкестікті іздейді.
- Мысалы: егер сіз Thompson деген тегі бар жаңа контакт қосқыңыз келсе және жүйеде Natalie Thompson болса, Planfix оны сәйкестік деп есептемейді;
- Егер ат пен тегінің екеуі де толтырылса, екеуі де мүмкін болатын қайталануды іздеуде қолданылады. Аты бойынша іздеу сөз бөліктері бойынша жасалады, ал тегі бойынша іздеу дәл сәйкестікпен жүргізіледі.
- Мысалы: егер сіз Max Smith деген жаңа контакт қосқыңыз келсе және жүйеде Max Jones деген контакт болса, Planfix Max Jones-ты сәйкестік ретінде көрсетеді.
- Мысалы: егер сіз Jane Thompson деген жаңа контакт қосқыңыз келсе және жүйеде Natalie Thompson болса, Planfix оны сәйкестік деп есептемейді.
Телефон нөмірі бойынша уникалдықты тексеру
Аттардағыдай, телефон нөмірін енгізгенде Planfix артқы фонда бар контактілерден сәйкестіктерді іздейді. Егер сәйкестік табылса, бар контактіге сілтеме беріледі:
Осы сілтемені басқанда сәйкестік туралы ақпарат көрінеді, және пайдаланушы жаңа контактіні әлі де қосқысы келетінін өз бетімен шешеді.
Маңыздылығы
- Planfix жүйесінде бұрыннан бар электрондық пошта мекенжайлары бар контактілерді қосуға пайдаланушыларға рұқсат берілмейді. Себебі электрондық пошта мекенжайлары контактілермен қатынасу үшін пайдаланылуы мүмкін және Planfix-ке кіру үшін қолданылуы мүмкін. Айырмашылық: егер importing contacts опциясымен Treat all contacts as new қосылған болса, жүйе бар контактілер дерекқорындағы сәйкестіктерді тексермейді.
- Басқа барлық жағдайларда, егер аты, телефон нөмірі немесе басқа өріс бойынша сәйкестік табылса, жүйе сізге мүмкін болатын қайталану туралы ескертеді, бірақ шешімді сізге қалдырады.
- Planfix-тегі қайталанатын контактілерді байланыстыруға болады. Байланыстыру жүргізілгенде, жүйеде жиналған байланысты контактілер туралы мәліметтер де біріктіріледі.