Сыртқы пошта жәшіктерінен электрондық хаттарды жіберу
Planfix сыртқы электрондық пошта мекенжайларынан хабарламалар жібере алады. Бұл электрондық пошта мекенжайларын пайдаланушы деңгейінде (қызметкердің сыртқы электрондық поштасынан) немесе аккаунт деңгейінде (компанияның сыртқы электрондық поштасынан) баптауға болады.
Бұл мүмкіндік көбінесе клиенттеріңіздің, серіктестеріңіздің және/немесе мердігерлеріңіздің компанияның немесе жеке электрондық пошта мекенжайларынан, әдеттегідей, хаттар алуы үшін пайдаланылады, ал сіз өз жұмысыңызды Planfix-та орындайсыз.
Сыртқы электрондық мекенжайларды баптау
Баптау мүмкіндігі Account Management / Email / Outgoing messages бөлімінде жүзеге асырылады. Қызметкерлер мен компаниялар үшін электрондық пошталарды баптау бойынша толық нұсқаулар мына жерде:
- Қызметкердің сыртқы электрондық пошта мекенжайының баптаулары
- Компанияның сыртқы электрондық пошта мекенжайларының баптаулары
- Сыртқы пошта жәшігінен электрондық хат жібергенде Жіберілгендерге сақтау
- Екі факторлы аутентификацияны пайдалану кезінде сыртқы электрондық пошта мекенжайын белсендіру
Бірнеше сыртқы электрондық мекенжайларды пайдалану
- Егер компанияның сыртқы электрондық мекенжайының баптауында жоба(лар) қосылған болса, сол мекенжайдан көрсетілген жобалардың кез келгеніндегі тапсырмалар бойынша сыртқы байланыстармен автоматты түрде хабарласу қамтамасыз етіледі.
- Мысалы, қызметкердің бірнеше электрондық мекенжайға (жеке немесе жұмыс пошталарына) қолжетімділігі бар және осы мекенжайлар қызметкер жұмыс істеп жатқан жобада қолжетімді болса. Planfix-та сыртқы контактқа хабарлау қажет деген түсініктеме қосылғанда, қызметкер хабарламаның қай мекенжайдан жіберілетінін таңдай алады:
- Қызметкерге бірнеше электрондық мекенжайға қолжетімділік берілген жағдайда, сыртқы контактіге жаңадан жасалған тапсырма (немесе электрондық хат) туралы хабарлама жібергенде қай мекенжайдан жіберілетінін таңдау мүмкіндігін қамтамасыз ету үшін, осы хат құруда қолданылатын шаблонда External email address жүйелік өрісі болуы тиіс. Егер өріс болмаса, шаблонды өңдеп, өрісті келесі өрістердің біріне қосу қажет:
Маңызды
- Егер электрондық пошта аккаунты бір мезгілде аккаунт деңгейінде және пайдаланушы деңгейінде бапталған болса, пайдаланушы деңгейіндегі баптаулар қолданылады. Бұл бір топ қызметкерлерге жалпы пошта жәшігін қолдануға (аккаунт деңгейінде баптау арқылы), ал басқа топ қызметкерлерге жеке электрондық пошта мекенжайларын қолдануға (қызметкерлердің жеке карточкаларында баптау арқылы) мүмкіндік береді.
- Тек ақылы және премиум аккаунттар сыртқы пошта жәшіктерінен хат жіберуге мүмкіндік береді. Тегін жоспардағы пайдаланушылар бұл функцияны қолдана алмайды. Олардың хаттары Planfix-тағы қызметкердің ішкі электрондық мекенжайларынан жіберіледі.
- Осы мүмкіндіктер жаңа Planfix аккаунттарында сынақ мерзімінде қолжетімді болады [1] — жаңа пайдаланушылар оларды тексеріп көре алады. Егер аккаунт сынақ мерзімінің аяқталғаннан кейін тегін жоспарға ауыстырылса, хаттар Planfix-тағы ішкі электрондық мекенжайлардан жіберіле бастайды.
- Баптаулар тек шығыс хабарламаларға әсер етеді. Келіп түсетін хабарламалар Planfix ішкі электрондық мекенжайына бағытталуы қажет.
- Ұсыныс — кем дегенде бір компания мекенжайын жобаға байланбаған түрде қосып қойыңыз, сонда жобада жіберу мекенжайы анықталмаған немесе жоба жоқ тапсырмаларда сыртқы Planfix контактілеріне хаттар осы мекенжайдан жіберіледі.
Хаттар клиенттің спам қалтасына түсіп жатқанда
- Егер сіз өз серверіңіз арқылы хат жіберсеңіз, сервер танымал пошта серверлерінің талаптарына сай болуы тиіс, әйтпесе қабылдаушы хатты спам деп белгілей алады. Бұл мәселе бойынша Planfix әсер ете алмайды.
- Сіздің серверде болуы тиіс: SPF жазбасы және DKIM қолтаңбасы.
Оны Google-дың құралымен тексеруге болады (егер Google пошта жәшігін қамтамасыз етсе, артықшылығы бар): Google CheckMX Tool.
Немесе ұқсас қызметтер, мысалы: ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Егер сервер пошта тарату үшін бұрыннан пайдаланылып жатса, доменнің жеткізілу қабілеті мен беделін тексеру үшін postmaster.google.com сайтында тіркеліңіз. Егер проблемалар болса және көптеген шағымдар алынған болса, шағымдарды көру үшін FBL (Feedback Loop) жазылымын іске қосыңыз.
Транзакциялық электрондық пошта қызметтерін пайдалану
- SMTP API арқылы берілетін транзакциялық электрондық пошта қызметтерін пайдалануға болады. Қызметтер мысалдары: