Довідники в Planfix: база знань і швидкі відповіді
Довідники в Planfix — це інструмент для зберігання даних, які використовуються часто, але змінюються відносно рідко: перелік послуг, обладнання, внутрішні регламенти, шаблони відповідей клієнтам. Поки така інформація живе в чатах і окремих таблицях, співробітники вводять її вручну, припускаються друкарських помилок і псують статистику, на якій потім будуються звіти. У відео нижче показано, як налаштувати власні довідники, зібрати в них корпоративну базу знань і підключити готові значення до полів завдання.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — що таке довідники і де доступні їхні дані: поля завдання, коментарі, аналітика, контакти;
- 0:24 — коли довідники справді корисні: аналітика, звіти й захист даних від помилок під час введення;
- 0:45 — як працюють швидкі відповіді та як вибрати потрібну символом зірочки;
- 1:02 — як створити довідник на прикладі корпоративної бази знань;
- як додати записи вручну або масово імпортувати їх із підготовленого документа;
- як розмежувати права доступу: хто лише переглядає базу знань, а хто редагує записи.
Як створити довідник у Planfix: крок за кроком
Створювати, редагувати та видаляти довідники можуть Адміністратор і Технічний адміністратор акаунта. Інші співробітники переглядають довідники, а також додають і редагують окремі записи, якщо мають до них доступ.
Крок 1. Створіть довідник і задайте структуру полів
Робота з довідниками відбувається в головному меню, у розділі Довідники. Щоб зібрати базу знань, перейдіть у цей розділ, вкажіть назву довідника й визначте для нього структуру полів: для кожного поля задається назва, обирається один із доступних типів і додаткові параметри заповнення. Після цього збережіть налаштування. Варто врахувати одну деталь: щоб довідник відображався в конструкторі змінних, першим у його структурі має бути поле типу Рядок або Число.
Крок 2. Наповніть довідник записами
Записи можна додавати вручну: поля розміщують у зручному форматі та задають для них значення. Якщо даних багато — наприклад, ви переносите в Planfix готовий перелік послуг або архів інструкцій, — їх масово імпортують із заздалегідь підготовленого документа, і вручну набирати нічого не потрібно.
Крок 3. Налаштуйте права доступу
Завершальний етап створення довідника — права доступу. Тут можна гнучко визначити, хто зі співробітників зможе переглядати записи, редагувати їх або додавати нові. Саме це перетворює довідник на базу знань, якою безпечно користуватися всією командою: читати регламенти можуть усі, а змінювати — лише ті, хто за них відповідає.
Крок 4. Підключіть довідник до полів завдання
Найчастіше довідники використовуються в користувацьких полях завдання та в аналітиках. Співробітник не набирає значення руками, а вибирає готове зі списку. Це особливо зручно, коли дані потрібні для подальшої обробки: беруть участь у побудові аналітики та звітів, збираються для статистики й мають бути захищені від друкарських та інших помилок під час введення.
Крок 5. Увімкніть швидкі відповіді
Швидкі відповіді — це системна настройка, яка працює для всього акаунта й за замовчуванням вимкнена. Щоб її активувати, перейдіть у Керування акаунтом — Системні настройки — Розширені можливості — Швидкі відповіді і вкажіть у вікні налаштувань заздалегідь підготовлений довідник з відповідями та назву поля, яке містить текст відповіді. Далі все просто: у полі коментаря введіть * (зірочку) і виберіть потрібну відповідь. Після зірочки можна додати кілька слів із питання або відповіді, причому порядок слів зберігати не обов’язково — Planfix усе одно знайде потрібний запис.
Приклад з відео: корпоративна база знань
У відео довідник створюють саме під корпоративну базу знань — замість інструкцій, розкиданих по чатах. Дані з довідника доступні не лише в полях: на запис можна посилатися просто під час спілкування з колегами, і в кілька кліків їм стане доступна вся потрібна інформація.
Головна перевага такої бази — одне місце для оновлень. Підтримувати актуальність потрібно лише в самому довіднику: зміни автоматично застосовуються в усіх полях і посиланнях, де він використовується в системі. Виправили формулювання в регламенті один раз — і всі, хто ним користується, бачать нову редакцію.
Кому це потрібно
- Підтримка та продажі: шаблонні відповіді викликаються зірочкою прямо в коментарі, тож клієнт отримує відповідь за секунди;
- Керівництво: регламенти й інструкції зібрані в одному розділі, а не в переписках, і оновлюються централізовано;
- Аналітики: значення беруться зі списку, тому в звіти потрапляють чисті дані без дублів і помилок у написанні;
- Адміністратори Planfix: структура, записи та права доступу налаштовуються в одному місці, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Хто може створювати довідники в Planfix?
Створювати, редагувати та видаляти довідники можуть Адміністратор і Технічний адміністратор акаунта. Інші співробітники можуть переглядати довідники, а також додавати й редагувати окремі записи, якщо мають до них доступ.
Як увімкнути швидкі відповіді в Planfix?
Перейдіть у «Керування акаунтом — Системні настройки — Розширені можливості — Швидкі відповіді» і вкажіть довідник з відповідями та назву поля з текстом відповіді. За замовчуванням ця настройка вимкнена; швидкі відповіді працюють у платних акаунтах.
Як масово імпортувати записи в довідник?
Якщо даних багато, записи не потрібно вводити по одному: їх масово імпортують із заздалегідь підготовленого документа. Структуру полів довідника при цьому варто налаштувати заздалегідь, щоб значення з файлу стали на свої місця.
Спробуйте довідники у своєму акаунті
Почніть з одного невеликого довідника — наприклад, переліку послуг або набору відповідей на типові запитання, — підключіть його до поля завдання й перевірте, як змінилася якість даних у звітах. Поруч буде корисно почитати, як працює розумна база знань для продажів і як довідник стає реєстром під автоматичне формування документів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть свою базу знань на власних даних.
