База знань на Об’єктах у Planfix: пошук і доступ
База знань на Об’єктах у Planfix — це спосіб зібрати інструкції, регламенти й відповіді на типові запитання так, щоб їх справді знаходили, а не шукали по чатах. Стаття бази знань у системі — це окремий Об’єкт, цифровий двійник документа зі своєю карткою та набором статусів, а розділи й статті вишиковуються у звичну ієрархію завдань. У відео на чотири хвилини показано, як користуватися такою базою знань щодня: шукати статті фільтрами, додавати нові розділи, керувати статусами й відкривати доступ команді.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як влаштована ієрархія бази знань: розділи та статті всередині них;
- 1:08 — як налаштувати фільтри та стовпці у списку статей;
- 1:31 — як додати розділ і статті до бази знань;
- 2:04 — які статуси бувають у статей і як змінювати їх масово;
- 3:16 — як відкрити доступ до всієї бази знань і до окремих статей;
- як оформити зміст статті: посилання, картинки, таблиці та списки.
Як користуватися базою знань у Planfix: крок за кроком
Робота з готовою базою знань складається з двох звичок: швидко знаходити потрібну статтю й так само швидко додавати нову. Нижче — порядок дій саме в тому вигляді, у якому його показують у відео.
Крок 1. Розберіться в структурі: розділи та статті
База знань складається з розділів і статей. Розділ — це завдання першого рівня, мовою Planfix — надзавдання. Додані до нього статті — завдання другого рівня, тобто підзавдання. Завдяки такій ієрархії пошук і навігація базою знань стають набагато швидшими: ви або йдете від розділу до потрібної статті, або шукаєте статтю відразу в загальному списку.
Крок 2. Знайдіть статтю фільтрами та пошуком
У загальному списку потрібну статтю знаходять за допомогою фільтра Назва. Щоб звузити область пошуку до конкретного розділу, додайте фільтр Надзавдання. Якщо назву ви не пам’ятаєте, допоможуть сортування та інші фільтри — наприклад, сортування за датою створення й фільтр за учасниками. А коли в пам’яті залишився лише зміст статті, скористайтеся загальним пошуком за словами й фільтром за проєктом «База знань»: саме така комбінація допомагає знаходити інформацію швидше.
Щоб налаштувати, які дані видно в списку, клікніть на шестерню — відкриється вкладка Налаштування стовпців. Зайве звідти видаляють, потрібне додають: назву, статус, надзавдання, учасника та аудитора. Черговість стовпців змінюють перетягуванням потрібного стовпця на нове місце. Докладніше про те, як влаштовані фільтри завдань і налаштування стовпців, написано в довідці.
Крок 3. Додайте розділ і статті
Щоб додати розділ до бази знань, достатньо ввести назву та натиснути Enter. Є і другий спосіб — створити розділ формою, у якій відразу заповнюють усі необхідні дані. Статті до розділу теж додають двома способами: за посиланням з додаткового меню або з самого розділу — відкрийте завдання першого рівня, розгорніть панель підзавдань праворуч, і там буде поле для швидкого створення статті.
Крок 4. Керуйте статусами статей
У статей бази знань є два статуси — Активна та Архівна. Змінити статус можна в самій статті або масовими операціями відразу для кількох статей. За потреби ви можете додати власні статуси й використовувати їх тільки у вашій компанії чи відділі.
Крок 5. Оформіть зміст статті
Зміст статті додається до її опису. Крім тексту, туди можна вставити посилання на інші розділи або статті бази знань: перейдіть до потрібної статті, скопіюйте її посилання, виділіть текст у своїй статті й натисніть Ctrl+V — клік по такому посиланню відкриє потрібне завдання просто в цьому ж вікні. У текст так само вставляють картинки, а інформацію структурують таблицями та списками: таблицю додають іконкою на панелі редагування або через «/».
Крок 6. Налаштуйте доступ до бази знань
Доступ співробітників до бази знань ділиться на два рівні. Загальний відповідає за доступ до всієї бази знань: для його налаштування переходять до редагування проєкту й додають співробітника до ролі учасника, щоб той міг переглядати всі статті, або призначають його аудитором, щоб він міг редагувати базу знань і статті. Приватний рівень — це доступ до кожної статті бази знань окремо, який налаштовується для конкретного працівника чи групи працівників. Надати його можна кількома способами: масовими операціями відразу до кількох статей або до однієї конкретної — прямо в загальному списку статей чи в картці потрібної статті, у вкладці Деталі. Так ви контролюєте доступ без зусиль: читають регламенти всі, а змінюють лише ті, хто за них відповідає.
Приклад із відео: як знаходять потрібну статтю
У відео показано звичайну робочу ситуацію: співробітник пам’ятає не назву статті, а лише те, про що вона. Замість того щоб гортати розділи, він відкриває загальний список, вмикає пошук за словами й додає фільтр за проєктом «База знань» — і отримує коротку добірку потрібних матеріалів. Якщо назва відома, достатньо фільтра за назвою; якщо відомий розділ — фільтра за надзавданням.
Налаштовані стовпці роблять решту: у списку відразу видно статус статті, тож застарілі матеріали в архіві не плутаються з актуальними, а колонка з аудитором показує, хто відповідає за цю статтю. Разом це дає дуже гнучкий і швидкий пошук базою знань — саме так його описують у відео.
Кому це потрібно
- HR і новачки: онбординг спирається на один розділ зі статтями, а не на файли, розкидані по чатах;
- Підтримка та продажі: відповідь на типове запитання клієнта знаходиться фільтром або пошуком за кілька секунд;
- Керівники: регламенти зібрані в одному проєкті, а редагувати їх можуть лише співробітники в ролі аудитора;
- Адміністратори Planfix: структура розділів, статуси статей і права доступу налаштовуються без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Чим розділи відрізняються від статей у базі знань?
Розділ — це завдання першого рівня, у Planfix воно називається надзавданням. Статті, додані до розділу, — це завдання другого рівня, тобто підзавдання. Така ієрархія і робить навігацію базою знань швидкою.
Як швидко знайти потрібну статтю в базі знань?
Якщо ви пам’ятаєте назву, використайте фільтр за назвою, а щоб звузити пошук до розділу — фільтр за надзавданням. Коли назва невідома, допоможуть сортування за датою створення, фільтр за учасниками або загальний пошук за словами разом із фільтром за проєктом.
Хто може редагувати статті бази знань?
Це задають ролями у проєкті: роль учасника дає змогу переглядати всі статті, а роль аудитора — редагувати базу знань і статті. Доступ до окремої статті налаштовують окремо — для конкретного працівника чи групи працівників.
Зберіть базу знань під свою команду
Почніть з одного розділу: додайте кілька статей, налаштуйте стовпці у списку й роздайте ролі — далі база знань розростатиметься разом із командою. Якщо хочете глибше розібратися з відбором даних, подивіться, як влаштований пошук завдань у Planfix. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть базу знань на власних матеріалах.
