Менеджер паролів у Planfix: довідники й доступи
Менеджер паролів у Planfix можна зібрати без окремого сервісу — на довідниках, які вже є в акаунті. Коли доступи до сервісів лежать у файлах, чатах і особистих нотатках, їх важко оновлювати і ще важче зрозуміти, хто їх бачить. У відео на 1:52 показано, як зберігати паролі в довідниках Planfix, відкривати доступ лише тим, кому він потрібен, і керувати доступами всередині команди.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:23 — як налаштувати доступ до довідника з паролями;
- 0:45 — як створити довідник для зберігання паролів;
- які поля задати в записі: заголовок, адреса, логін і пароль;
- чому права краще налаштувати до того, як вносити паролі;
- як відкрити доступ окремому співробітнику, а для інших залишити запис прихованим;
- як додати запис із паролем у коментар до завдання.
Як налаштувати менеджер паролів у довідниках
Довідник — це інструмент для накопичення та використання довідкової інформації: ви самі визначаєте, що саме потрібно зберігати в акаунті, і налаштовуєте це зберігання. Робота з довідниками відбувається в розділі Довідники. Створювати, редагувати та видаляти довідники можуть Адміністратор і Технічний адміністратор акаунта, а інші співробітники переглядають довідники й працюють з окремими записами, якщо мають до них доступ.
Крок 1. Створіть довідник для паролів
Задайте довіднику назву — наприклад, «Доступи до сервісів» — і додайте потрібні поля. Паролі після цього живуть там само, де решта робочої інформації команди: Planfix дає змогу ефективно зберігати документи і довідкові дані в одному акаунті, тож шукати доступи в сторонніх файлах більше не потрібно.
Крок 2. Задайте поля запису
Для кожного поля задається назва й обирається тип. У відео для менеджера паролів додають чотири поля типу Рядок — заголовок, адреса, логін і пароль. Щоб працювати було зручніше, у кожному полі активують опцію Відображати у виборі запису, а для адреси додатково вмикають Відображати як гіперпосилання. Після збереження до довідника вже можна додавати записи: достатньо заповнити поля даними. Одне обмеження варто врахувати заздалегідь: щоб довідник відображався в конструкторі змінних, у його структурі першим має бути поле типу Рядок або типу Число.
Крок 3. Відкрийте доступ потрібним людям
За замовчуванням довідник доступний усім співробітникам, тому права краще налаштувати до того, як вносити паролі: у керуванні доступом видаляють групу Всі співробітники і відкривають доступ конкретним людям — на перегляд, редагування або видалення записів. Загальний доступ до довідника можна переглянути і налаштувати на вкладці Права доступу — це піктограма «ключик»: клацанням на імена співробітників або груп, а також кнопкою Керування доступом. Докладний опис цього інтерфейсу — у довідці про налаштування доступу до довідника.
Налаштування доступу до записів і полів
Інтерфейс прав доступу дозволяє гнучко налаштувати доступ групи співробітників, окремого співробітника або контакту до груп записів, до записів, які вже існують або будуть додані до довідника, та до полів довідника. Доступ надається на перегляд, додавання, редагування та видалення записів — саме це й робить довідник придатним для паролів: рядові співробітники бачать лише ті доступи, які їм потрібні для роботи, тож ви контролюєте доступ без зусиль.
Налаштовує доступ адміністратор акаунта або уповноважений ним співробітник — у тому самому розділі «Довідники». На лівій панелі видно, хто має доступ до записів довідника, на правій — записи, до яких цей доступ є. Нову людину або групу додають кнопкою Додати доступ, а знімають доступ кнопкою Убрати доступ (іконка ключа) навпроти імені або назви групи. Доступ до конкретного запису можна швидко увімкнути або вимкнути, якщо відкрити сам запис і натиснути Керування доступом на панелі доступу. Варто пам’ятати, що під час переміщення запису в довіднику його права доступу можуть змінитися, тож після реорганізації довідника доступи краще перевірити.
Коли записів стає багато, у пригоді стане фільтр: будь-які записи в довіднику можна відфільтрувати й відсортувати, а для самого фільтра — налаштувати правила доступу для будь-якого співробітника. Знайти потрібний сервіс допомагає й інтелектуальний пошук по акаунту.
Приклад із відео: доступ до пароля в завданні
У відео показано звичайну ситуацію: співробітнику потрібен доступ до одного сервісу, а не до всього довідника. Потрібний запис додають у коментар до завдання — так доступ до пароля відкривають безпосередньо там, де людина працює, а решта записів довідника залишається для неї прихованою.
Коли записів у довіднику стало багато, допомагає фільтр за заголовком: достатньо ввести назву сервісу, обрати потрібний запис і надіслати коментар тому співробітнику, якому доступ потрібен. Паролі при цьому залишаються в довіднику, а не розходяться по чатах і особистих нотатках.
Кому це потрібно
- Адміністраторам акаунта: доступи до сервісів зібрані в одному довіднику, а не в особистих файлах співробітників;
- Керівникам: видно, хто має доступ до яких записів, і цей список можна змінити будь-коли;
- Маркетингу та підтримці: паролі до робочих сервісів під рукою, без запитів у чат;
- Новим співробітникам: потрібні доступи відкриваються разом із входом у команду, а при звільненні так само закриваються.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна зберігати паролі в Planfix?
Так, для цього використовують довідники: ви самі визначаєте, яку інформацію зберігати в акаунті, додаєте потрібні поля й налаштовуєте доступ до записів для кожного співробітника або групи.
Хто може створити довідник для паролів?
Створювати, редагувати та видаляти довідники можуть Адміністратор і Технічний адміністратор акаунта. Інші співробітники переглядають довідники, а також додають і редагують окремі записи, якщо мають до них доступ.
Як закрити доступ до паролів окремому співробітнику?
У налаштуваннях доступу до довідника в розділі «Довідники» натисніть «Убрати доступ» (іконка ключа) навпроти імені співробітника або назви групи. Доступ до окремого запису можна вимкнути зсередини самого запису — через «Керування доступом».
Спробуйте у своєму акаунті
Щоб повторити налаштування з відео, створіть довідник для доступів, задайте його поля й роздайте права тим групам, яким паролі потрібні для роботи. Поруч буде корисно почитати, як описати структуру компанії в Planfix: коли групи й відділи вже зібрані, доступи налаштовуються швидше. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть менеджер паролів на своїх даних.
