Автоматичне формування документів і нумерація договорів
Автоматичне формування документів у Planfix знімає з менеджера ручне введення номерів: договір створюється за шаблоном, одразу отримує власний номер і потрапляє в реєстр. Коли номери договорів набирають вручну, рано чи пізно з’являються дублі, пропуски та розбіжності в обліку. У відео нижче показано, як налаштувати таку автоматизацію на рівні об’єкта за допомогою автоматичних сценаріїв.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — як працюють автоматичне формування та нумерація документів;
- 0:36 — які поля створити в картці об’єкта «Угоди»;
- 1:13 — як зібрати сценарій, що формує договір і запис у реєстрі;
- як налаштувати складну нумерацію та захистити дані від дублювання;
- як налаштувати щорічне скидання лічильника номерів;
- як пов’язати поля угоди, підзавдання та змінні шаблону документа.
Як налаштувати автоматичне формування документів у Planfix
Налаштування роблять на рівні об’єкта — у відео це об’єкт «Угоди». Спочатку готують поля в картці об’єкта, потім сценарій, який складає номер, формує документ і веде реєстр.
Крок 1. Поле для номера договору в картці об’єкта
Відкрийте налаштування картки та створіть поле для нумерації договорів. У відео це поле типу Рядок із забороною дублювання значень: Planfix не дасть зберегти другий договір із тим самим номером. Про типи полів та їхні параметри — у довідці про користувацькі поля.
Крок 2. Загальне поле «Номер договору» як лічильник
Значення для нумерації сценарій бере із загального поля Номер договору — це поле типу Число, яке налаштовують заздалегідь. Саме його сценарій перераховує, коли потрібен наступний номер, і саме його скидає окремий сценарій раз на рік.
Крок 3. Поле для фіксації номера в реєстрі
Третє поле — типу Запис довідника. Воно посилається на довідник для обліку договорів, створений заздалегідь, і зв’язує угоду з її рядком у реєстрі. На цьому налаштування картки завершено.
Крок 4. Сценарій, який формує документ і запис у реєстрі
Створіть сценарій, вкажіть його назву, виберіть подію та умови спрацьовування і перейдіть до операцій. У відео сценарій виконує таку послідовність:
- перераховує значення загального поля Номер договору;
- створює підзавдання за шаблоном;
- обчислює номер договору в інфоблоці та встановлює це значення в полі завдання;
- змінює назву завдання і прикріплює до нього документ, сформований за шаблоном договору зі змінними, які посилаються на поля завдання;
- створює запис у довіднику «Реєстр договорів», встановлює в ньому номер договору з інфоблока, дату створення та контрагента із завдання;
- встановлює в завданні номер договору з реєстру.
Крок 5. Щорічне скидання лічильника
Для скидання нумерації створюють ще один сценарій. Як подію вибирають створення повторюваного завдання, щоб сценарій запускався раз на рік; шаблон самого завдання може бути будь-яким. У блоці операцій сценарій скидає значення загального поля Номер договору до нуля, тож наступний договір буде сформовано з новим номером.
Як це виглядає в роботі
Співробітник працює з угодою у звичному режимі. На етапі підписання договору для цієї угоди автоматично створюється підзавдання з готовим договором: номер формується автоматично і додається не лише до документа, а й до довідника «Реєстр договорів». Через рік роботи з угодами у хроніці керівника з’явиться завдання з повідомленням про те, що автоматизація спрацювала, а нумерацію договорів оновлено.
Кому це потрібно
- Відділ продажу: договір для угоди готується сам, без ручного перенесення реквізитів;
- Керівництво: повідомлення про оновлення нумерації приходить у хроніку, тож зміну лічильника видно;
- Бухгалтерія та юристи: реєстр договорів заповнюється автоматично — з номером, датою створення і контрагентом;
- Адміністратори Planfix: уся логіка живе в полях картки та сценаріях, без програмування.
Поширені запитання
Як захистити номери договорів від дублювання?
Поле для нумерації створюють із забороною дублювання значень. Planfix не збереже значення поля, якщо таке саме значення вже є в цьому полі в іншому завданні, тож два договори з однаковим номером не з’являться.
Як скинути нумерацію договорів раз на рік?
Окремим сценарієм: його подія — створення повторюваного завдання раз на рік, а операція — скинути значення загального поля «Номер договору» до нуля.
Чи спрацює сценарій одразу після події?
Не обов’язково. Автоматичні сценарії працюють асинхронно, в окремій черзі на виконання, і це варто враховувати, коли ви будуєте ланцюжок із кількох сценаріїв.
Спробуйте в своєму акаунті
Щоб повторити налаштування, підготуйте довідник для обліку договорів і шаблон договору зі змінними, а далі зберіть сценарій за кроками з відео. Поруч буде корисно почитати про пов’язані поля та про те, що таке автоматизація бізнес-процесів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть цю автоматизацію на своїх даних.
