Як налаштувати автоматичні сценарії в Planfix
Автоматичні сценарії в Planfix виконують рутинні дії замість людини: щойно в завданні відбувається потрібна подія, система сама змінює поля й статуси, надсилає листи клієнтам і фіксує виконане. Доки це роблять руками, частина листів не доходить до клієнта, а статуси оновлюють із запізненням. У відео нижче показано, як налаштувати автоматичні сценарії Об’єкта — від вибору події-тригера до дії, яку виконує робот.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — навіщо об’єктам автоматичні дії та за що відповідають сценарії;
- 0:10 — що таке автоматичні сценарії й які ланцюжки подій вони автоматизують;
- 0:33 — як створити сценарій і що містять блоки його налаштування;
- як вибрати подію-тригер і задати умови, за яких сценарій спрацює;
- як налаштувати дію «Надіслати лист» із шаблоном, отримувачем і відправником;
- чим кнопки для ручного запуску відрізняються від тригерів.
Як налаштувати автоматичний сценарій, крок за кроком
Сценарії налаштовуються окремо для кожного Об’єкта Planfix — у відео це об’єкт для заявок. У кожному сценарії є обов’язкове поле назва, а також основні блоки налаштування.
Крок 1. Подія, яка запускає сценарій
У першому блоці вибирають дію, за якою буде запущено сценарій: зміна значення поля, створення завдання, додавання коментаря та багато іншого. У відео для прикладу вибирають подію Змінено значення поля для поля Статус.
Крок 2. Умови спрацьовування
У другому блоці уточнюють умови, яким має відповідати завдання, — у прикладі це Статус дорівнює Кваліфікація. Сценарій спрацює тільки за одночасного дотримання події та всіх заданих умов, тож формулювати їх варто точно.
Крок 3. Час спрацьовування та автор дій
Далі визначають, коли саме спрацює сценарій: негайно за замовчуванням або із затримкою на заданий час. Тут також вказують, від чийого імені буде виконано сценарій, — найчастіше тут вказують робота.
Крок 4. Дія, яку виконує сценарій
У четвертому блоці описують, що саме має зробити сценарій: щось надіслати, змінити або додати. У відео вибирають Надіслати лист: створюють або вибирають готовий шаблон листа, вказують отримувача — наприклад, контрагента, — а потім відправника й налаштування надсилання коментаря.
Крок 5. Кнопки для ручного запуску
Запускати сценарії можна не лише автоматично, а й у ручному режимі — кнопками Об’єкта. Вони налаштовуються схожим чином, але для кнопки задається не подія-тригер, а умови відображення та користувачі, які можуть на неї натискати. Якщо кнопок кілька, їх об’єднують у групу, і в завданні вона виглядає як один набір дій. Кнопку можна зібрати і з готового сценарію — операцією Скопіювати як кнопку; самі кнопки живуть у розділі Управління акаунтом — Об’єкти — потрібний об’єкт — Кнопки.
Як це виглядає в роботі
Щойно заявка переходить на етап кваліфікації, клієнт автоматично отримує на пошту лист з онлайн-тестом, а всередині заявки з’являється відповідне повідомлення. Менеджер не згадує про цей лист і не копіює текст вручну: сценарій відпрацював від імені робота, а в завданні залишився слід виконаної дії.
Кому це потрібно
- Відділ продажу: лист клієнту йде одразу на потрібному етапі воронки, без ручного пересилання;
- Підтримка та сервіс: заявки самі змінюють статуси й значення полів, а виконані дії фіксуються в завданні;
- Керівництво: правила процесу описані в сценаріях, тож результат передбачуваний і не залежить від уваги співробітника;
- Адміністратори Planfix: автоматизація бізнес-процесів збирається налаштуваннями об’єкта, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна відкласти спрацьовування сценарію?
Так. У налаштуваннях сценарію є секція «Ставити сценарій в чергу на виконання»: сценарій спрацює негайно або із затримкою на заданий час. Параметр «Нове спрацьовування сценарію починає відлік заново» перезапускає відлік, якщо подія повториться до моменту відкладеної дії. Відкладати виконання на час менший за хвилину можна на тарифі «Plan X».
Скільки автоматичних сценаріїв можна створити?
Сценарії доступні на всіх тарифах, а їх кількість у межах одного Об’єкта залежить від тарифу вашого акаунта. У безкоштовній версії Planfix можна додати лише один автоматичний сценарій.
Чим кнопка відрізняється від автоматичного сценарію?
Набором дій вони схожі, а відрізняються способом запуску. Сценарій запускає подія-тригер, а кнопку натискає співробітник: для неї задають умови відображення та користувачів, яким вона видна.
Спробуйте в своєму акаунті
Почніть з одного простого сценарію: одна подія, одна умова, одна дія — і перевірте результат на реальному завданні. Поруч буде корисно подивитися, як сценарії формують документи, у пості про автоматичне формування документів, і почитати, що таке автоматизація бізнес-процесів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перший сценарій на своїх даних.
