Етапи обробки заявок у Planfix: об’єкти та статуси
Етапи обробки заявок у Planfix налаштовують не окремим модулем, а Об’єктом Planfix — цифровим двійником заявки, угоди або виїзду майстра. Поки звернення живуть у чатах, таблицях і пам’яті співробітників, частина з них губиться, а етапи кожен менеджер розуміє по-своєму. У відео нижче за дві хвилини показано, з чого складається Об’єкт: поля картки, набір статусів, автоматичні сценарії та права доступу.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — чому заявки й звернення губляться в чатах і таблицях;
- 0:22 — як виглядає картка Об’єкта та які поля в ній створити;
- 0:44 — що показує розділ «Дані» з повним переліком заявок;
- 0:51 — як зібрати життєвий цикл заявки з потрібних статусів;
- 1:18 — як сценарій надсилає клієнту лист після зміни статусу;
- 1:38 — як обмежити доступ до Об’єкта та до окремих полів.
Як налаштувати етапи обробки заявок у Planfix
Усе налаштування живе в одному місці — в Об’єкті. Спочатку ви описуєте заявку полями, потім вибудовуєте її життєвий цикл зі статусів, далі додаєте автоматизацію та права доступу.
Крок 1. Створіть Об’єкт під свою заявку
Новий Об’єкт додають у розділі Управління акаунтом — Типи об’єктів кнопкою Новий Об’єкт. Системні типи — Завдання, Контакт, Проєкт і Співробітник — є в кожному акаунті з моменту його створення, а користувацькі ви створюєте самі під сутності своєї компанії: заявка, угода, виїзд майстра, звернення.
Крок 2. Опишіть заявку полями картки
Картка — це набір полів, якими ви описуєте реальні властивості заявки. У відео це вибраний курс, формат навчання та вартість. Важливі поля виносять на головну панель картки, щоб вони завжди були в швидкому доступі для співробітників. Після цього кожна нова заявка створюється вже з цим набором полів, а в розділі Дані зібрано повний перелік заявок із потрібними колонками та фільтрами — для фільтрації, сортування й оперативного контролю бази.
Крок 3. Зберіть набір статусів — життєвий цикл заявки
Етапи обробки — це набір статусів Об’єкта. При створенні Об’єкта в набір автоматично додаються стандартні статуси Planfix, далі ви доповнюєте його під свій процес: натискаєте Додати статус в набір, вибираєте наявний статус або створюєте новий, а потім вказуєте, з яких статусів у нього можна переходити і в які статуси можна переходити з нього. У відео заявка проходить стани «нова», «у роботі», «кваліфікація», «очікування оплати» — які саме етапи потрібні, визначаєте ви.
Крок 4. Задайте правила переходу між етапами
Клік по статусу відкриває додаткові налаштування, де визначають, хто має право переводити заявку в цей статус. У відео на етап кваліфікації заявку переводить лише виконавець — так жоден етап не буде пропущено, а менеджери не порушать регламент. Довідка радить продумати всі варіанти «подорожі» заявки заздалегідь: додавати для кожного статусу переходи в Скасована та Завершена і передбачити повернення на попередній крок.
Крок 5. Додайте автоматичні сценарії
Автоматичний сценарій — це послідовність операцій над завданнями або контактами, яка виконується автоматично за певних подій і умов. У відео заявка переходить на етап кваліфікації, і клієнту автоматично надсилається електронний лист з онлайн-тестом для визначення рівня володіння мовою. Правило налаштовують один раз: ви даєте сценарію назву, вибираєте подію та умови спрацьовування, чергу на виконання й автора дій, а потім перелічуєте операції. Сценарії доступні на всіх тарифах, але їхня кількість у межах одного Об’єкта залежить від тарифу — у безкоштовній версії можна додати лише один.
Крок 6. Налаштуйте доступ до Об’єкта та окремих полів
За замовчуванням доступ до створеного Об’єкта є в усіх користувачів системи. Щоб його обмежити, відкрийте картку Об’єкта і знайдіть на панелі праворуч іконку керування правами доступу: там видно поточні права для різних категорій користувачів. Змінювати їх може автор Об’єкта, а також його керівники та адміністратор акаунта. Налаштувати доступ можна як на рівні всього Об’єкта, так і для кожного окремого конфіденційного поля — наприклад, приховати вартість від частини команди.
Приклад із відео: заявка на курс
Заявку оцифровано полями «вибраний курс», «формат навчання» та «вартість», тож дані клієнта більше не збирають із таблиць і чатів. Менеджер веде заявку статусами, а на етапі кваліфікації Planfix сам надсилає клієнту тест на рівень володіння мовою — без нагадувань і ручних листів. Керівник бачить усю базу заявок у розділі «Дані» й знає, на якому етапі стоїть кожна з них.
Кому це потрібно
- Відділ продажу: усі заявки в одному розділі з потрібними полями, без втрачених лідів;
- Керівництво: етапи воронки видно на всій базі заявок, а правила переходу не дають пропускати кроки;
- Сервіс і виїзні команди: звернення та виїзди майстрів живуть у власному Об’єкті зі своїм життєвим циклом;
- Адміністратори Planfix: поля, статуси, сценарії та доступи налаштовуються в одному Об’єкті, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Чим Об’єкт відрізняється від шаблону завдання і процесу?
Об’єкт збирає в одному місці картку з полями, набір статусів, автоматичні сценарії, кнопки та розділ «Дані». До його появи те саме налаштовували окремо: шаблон завдання відповідав за форму, а процес — за статуси, сценарії та кнопки. Старий спосіб збережено для зворотної сумісності, але Planfix рекомендує використовувати Об’єкти.
Хто може змінювати права доступу до Об’єкта?
Автор Об’єкта, його керівники та адміністратор акаунта. За замовчуванням доступ до створеного Об’єкта є в усіх користувачів системи, тому обмеження налаштовують окремо — у картці Об’єкта, на рівні всього Об’єкта або окремого поля.
Скільки автоматичних сценаріїв можна додати в одному Об’єкті?
Сценарії доступні для всіх тарифів, а їхня кількість у межах одного Об’єкта залежить від тарифу вашого акаунта: у безкоштовній версії Planfix можна додати лише один автоматичний сценарій. Налагодити сценарій перед роботою допомагає режим тестування.
Спробуйте на своїх заявках
Почніть з одного процесу: створіть Об’єкт під заявку, додайте 4–5 статусів, опишіть правила переходу — і лише потім беріться за сценарії. Поруч буде корисно подивитися, як налаштувати воронку продажів у Planfix і як на рівні Об’єкта працює автоматичне формування документів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть етапи обробки заявок на своїх даних.
