Як налаштувати базу знань у Planfix на Об’єктах
Як налаштувати базу знань у Planfix, щоб інструкції й регламенти не губилися в чатах і на робочих столах, — питання, яке рано чи пізно постає перед кожною командою. Базу знань зі статей збирають з Об’єкта Planfix — цифрового двійника статті — та проєкту, який стає розділом із власними правами доступу. У відео нижче за півтори хвилини показано весь шлях: створити Об’єкт, зібрати для статей набір статусів і відкрити команді доступ через ролі у проєкті.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — чому базу знань у Planfix налаштовують на Об’єктах;
- 0:11 — як створити Об’єкт і залишити в картці статті необхідний мінімум полів;
- 0:36 — як зібрати набір статусів із двох станів: активна та архівна стаття;
- 0:55 — як створити проєкт, який стане основою бази знань;
- які ролі дати співробітникам для перегляду та редагування статей;
- як зробити, щоб статті у проєкті створювалися за потрібним Об’єктом.
Як налаштувати базу знань у Planfix: крок за кроком
Налаштування складається з двох частин. Спочатку ви описуєте саму статтю — її поля та життєвий цикл, — а потім створюєте проєкт-розділ, у якому ці статті зберігаються, і роздаєте команді права доступу.
Крок 1. Створіть Об’єкт для статті бази знань
Новий Об’єкт додають у розділі Управління акаунтом — Типи об’єктів кнопкою Новий Об’єкт. Стаття бази знань — це користувацький тип об’єкта: ви самі визначаєте для нього набір полів, статуси та автоматизацію. У картці Об’єкта у відео залишають необхідний мінімум полів, а зайве видаляють, щоб форма статті не відштовхувала авторів. Один момент варто врахувати заздалегідь: співробітник, який відкрив статтю з бази знань, повинен відразу побачити її опис, тому поле з текстом статті розміщують так, щоб воно було на видноті. Коли набір полів готовий, налаштування Об’єкта зберігають.
Крок 2. Зберіть набір статусів: активна й архівна
Життєвий цикл статті простий, тому набір статусів Об’єкта теж роблять коротким. При створенні Об’єкта в набір автоматично додаються стандартні статуси Planfix — у відео з них залишають два потрібні стани, Активна та Архівна, а решту видаляють. Новий статус додають кнопкою Додати статус в набір: можна вибрати наявний статус зі списку або створити власний і відразу вказати, з яких статусів у нього переходять і в які статуси можна перейти з нього. Не забудьте прибрати й непотрібні переходи між статусами, які залишилися від стандартного набору. Так ви керуєте користувацькими статусами саме під свій процес: стаття або актуальна, або відправлена в архів. Видалений статус зникає лише з набору цього Об’єкта, а в акаунті залишається.
Крок 3. Створіть проєкт і роздайте ролі доступу
Основа бази знань — проєкт: саме він стає розділом, у якому живуть статті. У відео відкривають розділ проєктів і створюють новий; стандартний набір полів у картці можна залишити без змін. Головне тут — у розділі Ролі в проєкті вказати співробітників, які отримають доступ до бази знань: для перегляду бази знань та її статей — роль учасник, для редагування — аудитор. Такий розподіл спирається на те, як ролі в проєкті працюють у Planfix: аудитор автоматично стає аудитором усіх завдань проєкту, бачить усі завдання й файли та може редагувати всі завдання проєкту, а учасники за замовчуванням додаються до кожного нового завдання й читають статті. Саме тому представників клієнта в аудитори краще не підключати — ця роль дає надто широкі повноваження. Так ви контролюєте доступ без зусиль: читають регламенти всі, змінюють — лише ті, хто за них відповідає.
Крок 4. Вкажіть Об’єкт у деталях проєкту
Залишився останній крок, без якого база знань працювала б наполовину. Щоб статті у проєкті створювалися за потрібним Об’єктом, трохи нижче, у деталях проєкту, вказують цей Об’єкт. Після цього кожна нова стаття в розділі отримує правильну картку та свої два статуси автоматично — авторові не потрібно нічого вибирати вручну. На цьому налаштування завершено.
Приклад із відео: база знань, доступна всій команді
У результаті з двох простих конструкцій виходить повноцінна база знань: Об’єкт відповідає за те, як виглядає стаття, а проєкт — за те, хто її бачить і хто може правити. Статті не губляться в переписках, а співробітники завжди мають доступ до потрібної інформації — від регламентів і інструкцій до відповідей на типові запитання.
Зручно й те, що база знань будується з тих самих елементів, що й решта роботи в Planfix. Статтю можна обговорити в коментарях, знайти через пошук, зв’язати із завданням, у якому вона знадобилася, а застарілі матеріали перевести в статус «Архівна» — не видаляючи історію.
Кому це потрібно
- HR і новачки: онбординг спирається на один розділ зі статтями, а не на розсилку файлів у чаті;
- Керівництво: регламенти зібрані в одному проєкті, а редагувати їх можуть лише відповідальні співробітники;
- Підтримка та продажі: відповіді на типові запитання клієнтів лежать там, де їх швидко знайти під час роботи;
- Адміністратори Planfix: поля статті, статуси та права доступу налаштовуються в Об’єкті й проєкті, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Де створити Об’єкт для бази знань?
Перейдіть у розділ «Управління акаунтом — Типи об’єктів» і натисніть кнопку «Новий Об’єкт». Стаття бази знань — це користувацький тип об’єкта, тому набір полів, статуси та автоматизацію ви визначаєте самі.
Які статуси потрібні статтям бази знань?
У відео використовують два статуси — «Активна» та «Архівна». При створенні Об’єкта в набір автоматично додаються стандартні статуси Planfix, тому зайві видаляють, а разом з ними прибирають і непотрібні переходи між статусами.
Хто може редагувати статті бази знань?
Це задають ролями у проєкті: для перегляду бази знань та її статей дають роль учасника, для редагування — аудитора. Аудитор проєкту бачить усі завдання й файли та може редагувати всі завдання проєкту, тому представників клієнта в цю роль краще не підключати.
Зберіть свою базу знань
Почніть з невеликого розділу: створіть Об’єкт під статтю, додайте два статуси й опишіть ролі в одному проєкті — далі базу знань можна розростати, користуючись звичними інструментами управління проєктами. Поруч буде корисно почитати, як збирають базу знань на іншому конструкторі — довідниках у Planfix, і порівняти, що краще підходить вашій команді. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть базу знань на власних матеріалах.
