Послідовне погодження документів у Planfix
Послідовне погодження документів у Planfix — це готове рішення, у якому документ проходить погоджувачів по черзі: наступний береться до роботи лише після рішення попереднього. Коли такий маршрут живе в чатах і листуванні, ніхто не бачить, на кому зупинився документ і чому він стоїть другий день. У відео нижче показано, із чого складається готова конфігурація «Погодження документів: послідовне», як у ній працювати та як адаптувати її під власні процеси, щоб документообіг компанії був прозорим.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:16 — із чого складається конфігурація «Погодження документів: послідовне»;
- 0:35 — як працювати в конфігурації;
- 1:33 — як кастомізувати готове рішення під процеси вашої компанії;
- як повернути документ на доопрацювання й запустити погодження повторно;
- як конфігурація спрощує щоденну роботу з документами в Planfix.
Як налаштувати послідовне погодження документів у Planfix
«Погодження документів: послідовне» — одна з готових конфігурацій Planfix. Конфігурація — це набір заздалегідь підготовлених об’єктів (аналітики, довідники, звіти тощо), який забезпечує роботу певного бізнес-процесу в акаунті. Тому маршрут погодження не потрібно збирати з нуля: ви встановлюєте готове рішення, а далі підганяєте його під себе.
Крок 1. Встановіть конфігурацію в акаунті
Встановлювати конфігурації може керуючий або адміністратор акаунта, і зробити це можна двома способами. Перший — на сторінці Готові рішення: виберіть потрібну конфігурацію та натисніть Встановити конфігурацію. Другий — з акаунта: перейдіть у розділ Управління акаунтом — Конфігурації і натисніть зверху Встановити конфігурацію. Planfix відкриє в браузері маркетплейс готових рішень, де потрібно вибрати конфігурацію зі списку доступних і натиснути Встановити. Покроково обидва способи описані в інструкції з установки конфігурації.
Крок 2. Перегляньте склад конфігурації
Склад конфігурації — це ті об’єкти, з яких і складається процес погодження. Назву процесу погодження, його етапи та відповідальних ви вказуєте вже під час встановлення, після чого в акаунт автоматично додаються канбан із цими етапами та співробітниками і об’єкт погодження документа з налаштованим набором статусів та автоматичними сценаріями. Готове рішення заощаджує час на ручному створенні потрібних об’єктів, а зазвичай має ще й опис процесу та приклади використання. У відео цьому присвячено окремий блок на 0:16.
Крок 3. Проведіть перший документ по черзі погоджувачів
На 0:35 у відео показано роботу в конфігурації. Створіть завдання за об’єктом Погодження документа, прикріпіть до нього файл із документом і збережіть зміни: завдання автоматично переходить у статус Доробка ініціатором. Далі відправте його на наступний етап кнопкою або перетягуванням — документ потрапляє до відповідального за погодження співробітника чи групи. Якщо правок немає, погоджувач натискає Погоджено, і завдання переходить до наступного виконавця; якщо правки потрібні — Непогоджено, і документ повертається на доопрацювання, а після змін погодження запускається повторно. Коли документ затвердили всі сторони, завдання переходить у статус Погоджено, і його можна завершити.
Крок 4. Адаптуйте рішення під свої процеси
Останній блок відео (1:33) — кастомізація. Усі об’єкти, що входять до конфігурації, після встановлення можна редагувати, видаляти тощо: за своїми властивостями вони не відрізняються від об’єктів, створених вручну. Порядок погодження змінюють або новий етап додають через набір статусів — додаючи чи вилучаючи потрібні статуси. Там же змінюють сценарії, які підключають погоджувачів на різних етапах: наприклад, можна додати ще кількох учасників на переході завдання в статус Погодження фінвідділу. Такі автоматизовані робочі процеси й приводять маршрут погодження до ваших регламентів.
Кому це потрібно
- Керівництво: видно, на якому етапі перебуває документ, без запитів у чатах;
- Бухгалтерія та юристи: договори й рахунки проходять однаковим маршрутом, а не за окремою домовленістю щоразу;
- Адміністратори Planfix: процес погодження приносить готова конфігурація, його не потрібно збирати вручну;
- Невеликі команди: регламент погодження існує в системі, а не тільки на словах.
Якщо конфігурація не підійшла
Буває, що описаний підхід до організації роботи компанії не підходить. Тоді є кілька варіантів: встановити іншу конфігурацію зі списку готових рішень у маркетплейсі, налаштувати свій варіант роботи засобами Planfix або звернутися до партнерів Planfix, які допоможуть налаштувати систему найбільш підходящим для вас способом.
Часті запитання (FAQ)
Чим послідовне погодження документів відрізняється від паралельного?
У послідовному маршруті погоджувачі отримують документ по черзі: наступний береться до роботи після рішення попереднього. Паралельне погодження дозволяє погоджувати документ, не чекаючи своєї черги, — для нього в Planfix є окрема конфігурація.
Хто може встановити конфігурацію в акаунті?
Встановлювати конфігурації може керуючий або адміністратор акаунта — зі сторінки «Готові рішення» або з розділу «Управління акаунтом — Конфігурації», звідки Planfix відкриває маркетплейс готових рішень.
Чи можна змінювати об’єкти конфігурації після встановлення?
Так. Усі об’єкти, що входять до конфігурації, після встановлення можна редагувати, видаляти тощо — за своїми властивостями вони не відрізняються від об’єктів, створених вручну.
Спробуйте в своєму акаунті
Якщо погодження документів у вашій компанії тримається на нагадуваннях, почніть з готового рішення: встановіть конфігурацію, проведіть через неї один реальний документ і лише після цього допасовуйте маршрут. Поруч буде корисно почитати, як налаштувати автоматичне формування документів: разом із погодженням це закриває шлях договору від створення до підпису. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть процес погодження на своїх документах.
