Як тегнути колегу в Planfix: згадки та адресні сповіщення
Як тегнути колегу в Planfix — перше, що хочеться зрозуміти, коли в завданні з’являється питання до однієї конкретної людини, а сповіщення про нього отримує вся команда. Суцільний потік зайвих повідомлень відволікає співробітників від пріоритетних завдань: люди перестають читати стрічку й пропускають те, що справді важливе. У відео нижче показано, як адресувати коментар точно — від згадки через «@» до сповіщення цілого відділу; детальний опис того, хто буде сповіщений про коментар, є в довідці.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як надіслати сповіщення всій команді, коли новина стосується кожного (0:12);
- як адресувати повідомлення окремому відділу або робочій групі (0:25);
- як залишити нотатку для себе, не турбуючи інших учасників завдання (0:30);
- як зробити коментар прихованим від частини учасників (0:37);
- як швидко згадати співробітника через символ «@», не шукаючи його у списку (0:53);
- як знайти потрібного учасника у великому завданні (1:03).
Як адресувати коментар у завданні: крок за кроком
Усі налаштування адресації живуть в одному місці — у вікні нового коментаря. Там же список учасників завдання, пошук по ньому та повзунок приватності.
Крок 1. Виберіть, кого сповістити про коментар
Створіть новий коментар, додайте текст, виберіть зі списку учасників завдання тих, кого хочете повідомити, і натисніть Додати. Вибрані позначаються світлим фоном і зеленою галочкою праворуч. Коментар з’явиться у стрічці завдання, а вибрані учасники отримають повідомлення про нього в Хроніці. За замовчуванням Planfix уже підставляє автора останнього коментаря та тих учасників, яких сповістили в ньому, — решту позначок ви знімаєте або додаєте самі.
Крок 2. Сповістіть усю команду, відділ або групу
Коли новина стосується всіх, відмічати людей по одному не потрібно: у списку можна вибрати одразу всіх співробітників або тільки учасників певної групи — саме так повідомлення адресують відділу чи робочій групі. Співробітників і зовнішні контакти Planfix розділяє, тому їх можна сповіщати окремо: блок контакту підсвічується синім, і ви бачите, що повідомлення піде за межі команди.
Крок 3. Згадайте співробітника через «@»
Найшвидший спосіб — не шукати людину у списку, а написати в тексті коментаря «@» або «+» та ім’я. Такий спосіб згадування працює тільки для співробітників і тільки в коментарях до завдань. Якщо співробітник раніше не брав участі в завданні, після збереження коментаря Planfix підключить його до завдання як учасника завдання. А в підписках можна налаштувати окреме правило сповіщення саме про коментарі з такою згадкою.
Крок 4. Знайдіть учасника у великому завданні
Коли до завдання підключені десятки людей, прокручувати список незручно. Скористайтеся пошуком по учасниках: він знаходить потрібного співробітника або контакт за кількома літерами імені.
Крок 5. Залиште нотатку для себе
Щоб зафіксувати думку в завданні й не турбувати колег, зніміть позначки з усіх адресатів: коментар залишиться у стрічці, але сповіщення нікому не піде. Planfix попередить про це додатковим вікном. Якщо таке нагадування зайве, його вимикають в особистих налаштуваннях: клік на аватар — Мій профіль — Налаштування — Особисті налаштування.
Крок 6. Зробіть коментар прихованим
Праворуч від списку співробітників розташований повзунок приватності коментаря. Виділіть тих, хто має бачити коментар, і перемістіть повзунок вліво — інші учасники завдання цього коментаря не побачать, вони позначені сірим фоном. Кліком на будь-якого користувача стан коментаря для нього можна змінювати з видимого на невидимий і навпаки. Так ведуть приховане листування по завданню, до якого підключений клієнт. Врахуйте: керуючий акаунтом завжди бачить усі коментарі, навіть приватні.
Приклад із відео: питання до одного відділу
Відео складається з коротких прикладів на одному завданні: загальну новину адресують усім співробітникам одним вибором, уточнення щодо строків — лише тій групі, яка за них відповідає, питання конкретному колезі ставлять через «@» просто в тексті, а заготовку для себе залишають зовсім без адресатів. Головний принцип, яким відео завершується (1:08), — точкові сповіщення: кожен отримує тільки те, що стосується його частини роботи, і тому читає завдання уважно.
Кому це потрібно
- Керівникам команд: загальні новини доходять до всіх, а робочі уточнення — лише до тих, кого вони стосуються;
- Відділам підтримки: питання адресують групі, яка відповідає за напрям, а не всьому акаунту;
- Проєктним командам: згадка через «@» одразу підключає потрібного співробітника до завдання;
- Тим, хто працює з клієнтом у завданні: внутрішнє обговорення залишається прихованим від зовнішніх контактів.
Часті запитання (FAQ)
Як тегнути колегу в коментарі Planfix?
Напишіть у тексті коментаря «@» або «+» та ім’я співробітника. Такий спосіб згадування працює тільки для співробітників і тільки в коментарях до завдань. Якщо людина раніше не брала участі в завданні, після збереження коментаря Planfix підключить її як учасника.
Чи можна сповістити одразу весь відділ?
Так. У списку адресатів коментаря можна вибрати одразу всіх співробітників або тільки учасників певної групи, тому відмічати кожного окремо не потрібно.
Хто бачить прихований коментар у завданні?
Тільки ті учасники, яких ви виділили перед тим, як перемістити повзунок приватності вліво: інші коментаря не побачать. Керуючий акаунтом завжди бачить усі коментарі, навіть приватні.
Спробуйте точкові сповіщення у своєму акаунті
Відкрийте будь-яке завдання з активним обговоренням і надішліть три коментарі: один — усім співробітникам, другий — одній групі, третій — через «@» конкретному колезі. Різницю в кількості зайвих сповіщень команда помітить уже за день. Поруч буде корисно почитати, як відповісти на коментар у Planfix, і про те, як організувати структуру компанії: саме групи співробітників роблять адресацію відділам можливою. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і перевірте точкові сповіщення на своїх завданнях.
