Учасники завдання
Роль Учасник завдання призначена, щоб надати доступ до завдання користувачу, який не є його виконавцем. Головна відмінність цієї ролі від виконавця завдання в тому, що учасник має доступ до завдання, але не несе відповідальності за його виконання. Тому учасник:
- не може редагувати або видаляти завдання;
- не може змінювати статус завдання;
- не може переносити дату завершення завдання;
- не бачитиме завдання у своєму списку Вхідні.
Але
- учасник може додавати та відсторонювати інших учасників від завдання.
Звичайне використання цієї ролі: доступ до завдання колег, партнерів або представників клієнта з метою проінформувати про хід робіт або для обговорення, отримання порад та консультацій. Для цього учасник завдання має можливість додавати до завдання действия та коментарі.
Інше застосування цієї ролі: делегування завдання або виконання завдання ланцюжком співробітників. У цьому випадку зазвичай у будь-який момент часу у завдання є єдиний виконавець, а решта користувачів мають роль учасника завдання. У потрібний момент поточний виконавець встановлює наступного виконавця, а сам стає учасником завдання.
Як і виконавці, учасники завдання вибираються зі загального списку, у якому присутній перелік груп, співробітників та контактів:
Якщо в ролі учасника завдання обрана група співробітників, всі її учасники матимуть доступ до завдання. Нові співробітники, додані до цієї групи, також отримають доступ до такого завдання як учасники.
Співробітники акаунта та клієнти, яким ви надали доступ у свій акаунт і підключили до завдання як учасників, бачитимуть завдання в загальних списках доступних їм завдань. Вони можуть додавати до завдання коментарі, файли та іншу інформацію за допомогою дій. Ім також доступний описаний вище функціонал додавання дій до завдання через e-mail.
Швидко підключити співробітника до завдання або сповістити його про важливі зміни можна за допомогою «@» або «+»:
Зверніть увагу:
- Такий спосіб згадування працює тільки для співробітників і тільки в коментарях до завдань.
- Якщо співробітник раніше не брав участі в завданні, то після збереження коментаря зі згадкою Planfix підключить його до завдання як учасника.
- У підписках можна налаштувати окреме правило сповіщення про коментарі з такою згадкою:
Порада
- Щоб не додавати учасників до кожного завдання проєкту, ви можете додати їх до списку Учасники проєкту за замовчуванням у картці проєкту.
Контакти без доступу в Planfix
Якщо в завданні в одній із ролей (постановник або виконавець) бере участь зовнішній контакт, який не має доступу до вашого акаунта Planfix, він зможе працювати над завданням за допомогою e-mail або в Особистому кабінеті. Його відповіді на листи-повідомлення від Planfix будуть додаватися до завдання як дії. Прикріплені до таких листів файли будуть додаватися до завдання. Таким чином, наприклад, можна організувати роботу з зовнішнім фрілансером або клієнтом — вони будуть спілкуватися через звичну пошту, а ви бачитимете всю роботу по завданню в стрічці дій.
Важливо: якщо при створенні або редагуванні завдання додати до нього в ролі учасника зовнішній контакт, він не отримає повідомлень про це на свій e-mail. Це дає змогу підключати його до завдання для потреб обліку (наприклад, відбору за учасником у фільтрах, звітах або Планувальнику), не побоюючись, що він отримає сповіщення про підключення до завдання. При цьому, якщо додати до завдання дію і вибрати такого учасника в блоці "Повідомити про це", він отримає листа зі сповіщенням про додану дію.