Учасники завдання
Роль Учасник завдання призначена, щоб надати доступ до завдання користувачу, який не є його виконавцем. Основна відмінність цієї ролі від виконавця завдання в тому, що учасник хоч і має доступ до завдання, але не є відповідальним за його виконання. Тому учасник:
- не може редагувати або видаляти завдання;
- не може змінювати статус завдання;
- не може переміщувати дату завершення завдання;
- не бачитиме завдання у своєму списку Вхідні.
Але
- учасник може додавати та відсторонювати інших учасників від завдання.
Звичайне використання цієї ролі: доступ до завдання колег, партнерів або представників клієнта з метою повідомлення про хід робіт або для обговорення, отримання порад і консультацій. Для цієї мети учасник завдання має можливість додавати до завдання действия і коментарі.
Інше застосування цієї ролі: делегування завдання або виконання завдання ланцюжком співробітників. У цьому випадку зазвичай у будь-який момент часу у завдання є єдиний виконавець, а решта користувачів мають роль учасника завдання. У потрібний момент поточний виконавець встановлює наступного виконавця, а сам стає учасником завдання.
Як і виконавці, учасники завдання обираються зі спільного списку, у якому присутній перелік груп, співробітників і контактів:
Якщо в ролі учасника завдання обрана група співробітників, всі її учасники матимуть доступ до завдання. Нові співробітники, додані в цю групу, також отримають доступ до такого завдання як учасники.
Співробітники акаунта та клієнти, яким ви надали доступ до свого акаунта й підключили до завдання як учасників, бачитимуть завдання у загальних списках доступних їм завдань. Вони можуть додавати до завдання коментарі, файли та іншу інформацію за допомогою дій. Ім також доступний описаний вище функціонал додавання дій до завдання за допомогою e-mail.
Швидко підключити співробітника до завдання або повідомити його про важливі зміни можна за допомогою «@» або «+»:
Зверніть увагу:
- Такий спосіб згадування працює лише для співробітників і лише в коментарях завдань.
- Якщо співробітник раніше не брав участі в завданні, то після збереження коментаря зі згадуванням Planfix підключить його до завдання як учасника.
- У підписках можна налаштувати окреме правило повідомлень про коментарі з таким згадуванням:
Порада
- Щоб не додавати учасників до кожного завдання проєкту, ви можете додати їх у список Учасники проєкту за замовчуванням у картці проєкту.
Контакти без доступу в Planfix
Якщо в завданні в одній із ролей (постановник або виконавець) бере участь зовнішній контакт, який не має доступу до вашого акаунта Planfix, він зможе працювати над завданням через e-mail або в Особистому кабінеті. Його відповіді на листи-повідомлення від Planfix додаватимуться в завдання як дії. Прикріплені до таких листів файли додаватимуться до завдання. Таким чином, наприклад, можна організувати роботу з зовнішнім фрилансером або клієнтом — вони будуть спілкуватися за допомогою звичної пошти, а ви бачитимете всю роботу по завданню в стрічці дій.
Важливо: якщо при створенні або редагуванні завдання додати до нього в ролі учасника зовнішній контакт, він не отримає повідомлень про це на свій e-mail. Це дає можливість підключати його до завдання для потреб обліку (наприклад, відбору за учасником у фільтрах, звітам або Планувальнику), не побоюючись, що він отримає повідомлення про підключення до завдання. При цьому, якщо додати до завдання дію та обрати такого учасника в блоці "Повідомити про це", він отримає листа з повідомленням про додану дію.