Автонумерація з префіксами: складні номери договорів
Автонумерація угод і складні номери договорів із префіксами в Planfix прибирають ручне введення: угода отримує власний номер одразу під час створення, а номер договору з літерами й префіксом збирає сценарій. Поки номери набирають руками, у документах з’являються дублі та пропуски, а контроль над угодами втрачається. У відео нижче показано, як налаштувати таку автогенерацію документів на рівні об’єкта — від полів у картці до шаблонів документів.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — як працює автогенерація документів зі складною нумерацією;
- 0:39 — які поля додати в картку об’єкта «Угоди»;
- 0:58 — як підготувати загальне поле та шаблон Word зі змінними;
- 1:21 — як зібрати сценарій, що обчислює номер і формує договір;
- 1:52 — як налаштувати нагадування та обнулення лічильника нумерації;
- 2:30 — підсумки налаштування.
Як налаштувати автонумерацію угод і префікси в номерах договорів
Автоматизація налаштовується на рівні об’єкта — у відео це об’єкт «Угоди». Спочатку готують поля в картці, далі загальне поле-лічильник і шаблон договору, і тільки потім збирають сценарій.
Крок 1. Поля для нумерації в картці «Угоди»
Відкрийте налаштування картки й додайте поле для нумерації угод. У відео це поле типу Число з увімкненою автонумерацією та забороною дублювання значень: Planfix сам пропонує наступне значення і не дасть зберегти другу угоду з таким самим номером. У полі Наступне значення вводять число, з якого почнеться нумерація. Друге поле — для номера договору: тип Рядок, також із забороною дублювання значень.
Крок 2. Загальне поле «Номер договору» і шаблон Word
Перед автоматизацією готують загальне поле Номер договору — поле типу Число зі значенням нуль. Саме воно потрібне для формування складних номерів із літерними значеннями та префіксами. Далі у Word створюють шаблон договору, додають до нього змінні з потрібними даними з угоди й завантажують готовий шаблон у Planfix.
Крок 3. Сценарій, який обчислює номер і формує договір
Створіть новий сценарій в об’єкті «Угода», вкажіть його назву, додайте тригер та умови спрацьовування, а потім виберіть дії. У відео сценарій виконує таку послідовність:
- перераховує загальне поле Номер договору;
- створює підзавдання за шаблоном;
- обчислює інфоблок зі складним номером договору та встановлює це значення у відповідне поле створеного завдання;
- змінює назву завдання;
- прикріплює до завдання документ, сформований за шаблоном договору.
Сценарії доступні на всіх тарифах, але кількість сценаріїв в одному об’єкті залежить від пакета: у безкоштовній версії можна додати лише один. Інші приклади такої логіки — на сторінці про автоматизовані робочі процеси.
Крок 4. Нагадування та обнулення лічильника
Щоб нумерація не тягнулася роками, налаштовують повторюване завдання з нагадуванням. У налаштуваннях вибирають потрібний об’єкт, вказують назву шаблону та майбутніх завдань, додають нагадування в опис і задають повторення — наприклад, щороку 1 січня о 9:00. Саме обнулення роблять руками: повертаються до картки угоди, відкривають для редагування поле номера угоди й замінюють значення в полі Наступне значення на одиницю.
Як це виглядає в роботі
Співробітник створює нову угоду в канбані, і її унікальний номер та назва встановлюються автоматично. Далі робота з угодою відбувається як зазвичай, але на етапі підписання договору для неї автоматично створюється підзавдання з готовим до підписання договором. Складний номер договору формується автоматично і додається не лише до назви та полів угоди, а й до документа. Через рік такої роботи в хроніці керівника з’явиться завдання, яке нагадає, що час оновити номери договорів.
Кому це потрібно
- Відділ продажу: договір до угоди готується сам, без ручного введення номера й реквізитів;
- Юристи та бухгалтерія: номер у документі збігається з номером угоди в системі, а дублів немає за налаштуванням поля;
- Керівництво: нагадування про оновлення нумерації приходить окремим завданням у хроніку;
- Адміністратори Planfix: уся логіка живе в полях картки, інфоблоці та сценарії, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Як налаштувати автонумерацію угод у Planfix?
У картці об’єкта створюють поле типу «Число» з увімкненою автонумерацією та забороною дублювання значень. Автонумерація пропонує наступне значення, рівне максимальному на цей момент плюс один, а в полі «Наступне значення» задають число, з якого почнеться нумерація.
Як зробити складний номер договору з префіксом?
Номер збирає сценарій: він перераховує загальне поле «Номер договору», обчислює інфоблок зі складним номером — з літерними значеннями та префіксом — і встановлює це значення у відповідне поле створеного завдання.
Звідки в документ Word потрапляє номер договору?
Зі змінних шаблона. У Word готують шаблон договору зі змінними, які посилаються на дані угоди, і завантажують його в Planfix. Коли сценарій формує документ за цим шаблоном, у змінні підставляються значення з завдання, зокрема обчислений номер договору.
Спробуйте у своєму акаунті
Щоб повторити налаштування з відео, підготуйте поля в картці угоди, загальне поле-лічильник і шаблон договору зі змінними, а решту віддайте сценарію — як і решту рутини, яку вміє автоматизація бізнес-процесів. Поруч буде корисно почитати про автоматичне формування документів і реєстр договорів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть цю автоматизацію на своїх даних.
