Автоматизація чеклістів у Planfix: 8 прийомів
Автоматизація чеклістів у Planfix починається з простого: однакові списки кроків не потрібно щоразу набирати вручну. Коли в завданні десятки пунктів, більшість часу йде не на саму роботу, а на заповнення списку й контроль виконання. У відео нижче — вісім прийомів, які прискорюють роботу з чеклістами в завданнях: від гарячих клавіш до чекліста, який додається до нових завдань сам.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:08 — гарячі клавіші для створення пунктів і рівнів вкладеності;
- 0:40 — ручне сортування пунктів і зміна вкладеності перетягуванням;
- 0:53 — швидке копіювання готового чекліста в інше завдання;
- 1:06 — перетворення пункту на підзавдання з виконавцем і дедлайном;
- 1:27 — цитування пункту в коментарях і призначення відповідальних (1:42);
- 1:59 — фільтри й режим відображення чекліста, а також чекліст в Об’єкті (2:22).
Як прискорити роботу з чеклістами: крок за кроком
Нижче — послідовність із відео, доповнена деталями з довідки Planfix. Прийоми незалежні один від одного: можна взяти лише ті, які потрібні вашому процесу.
Крок 1. Створюйте пункти з клавіатури
Ввели текст, натиснули Enter — пункт готовий, і так можна зібрати список будь-якої довжини. Клавіша TAB переміщує пункт на рівень нижче й робить його вкладеним, Shift+TAB повертає на рівень вище, ESC скасовує останню зміну. Якщо текст багаторядковий, Ctrl+Enter збереже його одним пунктом, а Enter зробить окремий пункт із кожного рядка. Повний перелік є в довідці про гарячі клавіші для чеклістів, і його ж можна відкрити з меню пункту, якщо комбінація забулася.
Крок 2. Перебудовуйте готовий список перетягуванням
Порядок пунктів змінюється вручну: перетягніть потрібний рядок на нове місце. Так само змінюється рівень вкладеності — це зручно, коли готовий чекліст треба перебудувати під новий процес. Великий багаторівневий список згортають до верхнього рівня натисканням на трикутник біля назви пункту, щоб бачити лише етапи.
Крок 3. Копіюйте чекліст у типові завдання
Чекліст з одного завдання копіюється до іншого за кілька кліків. Це головний прийом для типових завдань: однакові пункти не потрібно створювати заново — достатньо взяти готовий список із попереднього завдання й поправити деталі.
Крок 4. Перетворюйте пункт на підзавдання
Якщо пункт чекліста потребує окремої роботи, його перетворюють на повноцінне підзавдання: призначають виконавця та встановлюють дедлайн. У межах основного завдання з’являється окрема гілка підзавдань, і її видно як у загальному списку, так і в блоці Деталі завдання. Решту дій із пунктом описано в довідці про операції з пунктом чекліста: там же сказано, що постановником підзавдання стає постановник завдання, якщо чекліст створив один співробітник, а перетворив його інший.
Крок 5. Обговорюйте пункт і призначайте відповідальних
Щоб обговорити конкретний пункт із колегами, відкрийте його контекстне меню й виберіть Цитувати — пункт автоматично буде доданий до коментаря, без ручного копіювання тексту й додаткових пояснень. Там само призначають відповідального: значком у рядку або через контекстне меню. Якщо виконавця пункту призначено, відмітити цей пункт виконаним можуть лише він або автор завдання, тож у межах одного завдання зручно розподіляти окремі доручення.
Крок 6. Залиште в списку лише свої пункти
Відображення чекліста налаштовується під поточні потреби: показувати лише незавершені пункти, приховати або залишити підзавдання. Фільтр Тільки мої пункти залишає в списку те, що призначено саме вам, — так прибирається зайва інформація й видно тільки роботу на зараз.
Крок 7. Додайте чекліст до Об’єкта
Найбільше часу економить чекліст, який додається сам. Перейдіть у Керування акаунтом — Об’єкти, відкрийте потрібний Об’єкт для редагування й заповніть чекліст необхідними пунктами. Після збереження він автоматично додаватиметься до всіх нових завдань, створених за цим Об’єктом: для регулярних процесів це вже справжня автоматизація бізнес-процесів, яка не потребує програмування.
Як це виглядає в роботі
У відео прийоми складаються в один сценарій. Співробітник збирає чекліст із клавіатури, частину пунктів вкладає на другий рівень, рядки перетягує в потрібному порядку. Один пункт виявляється окремою роботою — його перетворюють на підзавдання з виконавцем і дедлайном, інший обговорюють у коментарях через цитування. Решту пунктів розподіляють між колегами, а список згортають фільтром до своїх незавершених. Для типових завдань такий чекліст наступного разу вже не збирають: його один раз додають до Об’єкта.
Кому це потрібно
- Виконавцям: великий список зводиться до своїх незавершених пунктів, і наступну дію не потрібно шукати;
- Керівникам проєктів: окремі пункти отримують відповідальних і дедлайни, тож відповідальність видно без додаткових запитів;
- Командам із типовими процесами: готовий чекліст копіюється в нове завдання або додається до нього автоматично;
- Адміністраторам акаунта: типовий список кроків налаштовується один раз в Об’єкті, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Як скопіювати чекліст в інше завдання?
Чекліст з одного завдання копіюється до іншого за кілька кліків, тож однакові пункти для типових завдань не потрібно щоразу створювати вручну.
Чи можна додавати чекліст до нових завдань автоматично?
Так. Заповніть чекліст у картці Об’єкта за шляхом Керування акаунтом — Об’єкти: після збереження він додаватиметься до всіх нових завдань, створених за цим Об’єктом.
Які гарячі клавіші працюють у чеклісті Planfix?
Enter зберігає введений текст пунктом, Ctrl+Enter додає багаторядковий текст одним пунктом, TAB переміщує пункт на наступний рівень вкладення, Shift+TAB — на попередній, ESC скасовує дію.
Спробуйте прийоми у своєму акаунті
Почніть з одного завдання: зберіть чекліст гарячими клавішами, найбільший пункт перетворіть на підзавдання, а для регулярного процесу додайте готовий список до Об’єкта. Поруч корисно подивитися базовий розбір — чеклісти в Planfix. Якщо акаунта ще немає, створіть акаунт і повторіть усі вісім прийомів на власних завданнях.
