Послідовні завдання в Planfix: автоматизація етапів
Послідовні завдання в Planfix — спосіб зібрати поетапний процес у ланцюжок, де кожен наступний крок стартує лише після завершення попереднього. Без такого порядку співробітники беруться до роботи завчасно, плутаються у строках і узгоджують передавання етапів у робочих чатах. У відео нижче показано, як зв’язати підзавдання в ланцюжок, приховати майбутні етапи в чернетках і запускати процес із шаблону; сам принцип роботи описаний у довідці про послідовні завдання.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — чому поетапні процеси збиваються і завдання починають завчасно;
- 0:42 — як створити надзавдання і зв’язати підзавдання в послідовність;
- 1:52 — як налаштувати шаблон ланцюжка і запускати його за потреби;
- як додати паралельні завдання, що стартують одночасно з одним з етапів ланцюжка;
- як відкрити доступ до надзавдання, щоб передавати між етапами файли й технічні завдання.
Як налаштувати послідовні завдання в Planfix: покроково
Приклад із відео — створення лендінгу: спочатку пишеться текст, потім робиться дизайн, далі сторінка верстається і в кінці передається клієнту. Нижче — та сама послідовність дій, доповнена деталями з довідки.
Крок 1. Створіть надзавдання ланцюжка
Усі етапи процесу мають бути об’єднані в одне спільне надзавдання. Створіть нове завдання, заповніть його поля, увімкніть прапорець Послідовне завдання і перейдіть у його картку — далі ви будете додавати підзавдання саме тут.
Крок 2. Додайте підзавдання в порядку етапів
У відео до надзавдання додають чотири підзавдання з різними виконавцями: написати текст — копірайтер, зробити дизайн — дизайнер, зверстати сторінку — верстальник, протестувати і передати клієнту — менеджер проєкту. Важливо врахувати: ланцюжок запуститься саме в тому порядку, у якому підзавдання розташовані в чеклісті надзавдання.
Крок 3. Увімкніть послідовність і статус «Чернетка»
Для коректної роботи ланцюжка в кожному підзавданні потрібно увімкнути послідовність і встановити статус Чернетка. Тоді активним буде тільки перше завдання — «Написати текст», а решта етапів не захаращує списки виконавців. Коли копірайтер завершить роботу або переведе завдання в будь-який інший неактивний статус, наступне підзавдання запуститься автоматично, і так далі по ланцюжку. Саме надзавдання активує першу ланку, коли його переводять із чернетки в статус Нова.
Крок 4. Відкрийте доступ до надзавдання
Виконавці можуть і не знати про існування інших завдань у ланцюжку: для них це виглядає як звичайне завдання, а всю схему бачить автор. Якщо ланцюжок потрібен лише один раз, матеріали між співробітниками зручно передавати через надзавдання — головне заздалегідь відкрити до нього доступ. Чи бачать виконавці надзавдання, вирішуєте ви: без доступу вони його просто не побачать.
Шаблон послідовних завдань: налаштувати один раз
Крок 5. Зберіть ланцюжок як шаблон завдання
Якщо ви постійно працюєте з тим самим процесом, ланцюжок краще один раз налаштувати як шаблон і далі запускати за потреби. Створіть новий шаблон — це буде надзавдання, заповніть поля й увімкніть послідовність. Потім додайте до нього шаблон першого підзавдання: достатньо заповнити поля, а послідовність і статуси увімкнуться автоматично. Шаблони інших підзавдань налаштовуються так само. Що ще можна задати наперед, описано в довідці про шаблони завдань.
Крок 6. Додайте паралельні завдання
До ланцюжка можна додати завдання, які не залежать від послідовності та запускаються одночасно з одним із її етапів. Поверніться до шаблону ланцюжка, виберіть етап, для якого потрібні такі завдання, і створіть шаблон підзавдання. Заповніть поля, перейдіть у деталі та вимкніть послідовність — це завдання стане паралельним. Решта паралельних завдань налаштовується тим самим способом.
Як шаблон працює на прикладі лендінгу
У відео створюють завдання за готовим шаблоном. Кореневе завдання і перше підзавдання стають активними одразу, решта чекає своєї черги в чернетках. Спочатку ланцюжок спрацьовує як зазвичай, але після завдання копірайтера запускається не тільки завдання дизайнера, а й паралельні завдання — їх можна віддати суміжному відділу, щоб не чекати кінця основного ланцюжка. Коли співробітник завершить усі роботи, послідовність продовжиться у звичному режимі: верстання, тестування і передавання клієнту. Керівникові не потрібно щоразу ставити наступне завдання вручну, а в Хроніці стає менше візуального шуму.
Кому потрібні послідовні завдання
- Керівникам і тимлідам: передавання етапів від одного спеціаліста до іншого відбувається без ручного контролю;
- Виконавцям: у списку видно тільки своє активне завдання, а майбутні етапи не відволікають сповіщеннями;
- Командам із типовими процесами: одного шаблону достатньо, щоб запускати той самий ланцюжок будь-яку кількість разів;
- Адміністраторам Planfix: ланцюжок збирається прапорцями і статусами, без програмування; варто лише врахувати, що послідовні завдання поки несумісні зі сценаріями з умовами щодо активності підзавдань.
Часті запитання (FAQ)
Чи бачать виконавці інші завдання ланцюжка?
Ні. Увесь ланцюжок бачить лише автор, а кожен виконавець бачить тільки своє завдання — для нього воно виглядає як звичайне. Чи надавати виконавцям доступ до надзавдання, вирішуєте ви.
У якому порядку виконуються послідовні завдання?
У тому, у якому підзавдання розташовані в чеклісті надзавдання. Коли надзавдання переводять із чернетки в статус «Нова», активується перше послідовне підзавдання, а після його завершення або переходу в неактивний статус — наступне.
Чим паралельне завдання відрізняється від послідовного?
У паралельного завдання послідовність вимкнена в деталях шаблону. Воно не залежить від черги й запускається одночасно з одним із завдань ланцюжка, а після завершення робіт ланцюжок продовжується у звичному режимі.
Спробуйте послідовні завдання у своєму акаунті
Щоб повторити все з відео, візьміть будь-який поетапний процес, зберіть його підзавданнями в одному надзавданні й увімкніть послідовність, а потім збережіть ланцюжок шаблоном. Поруч корисно подивитися, як розбити одне завдання на кроки без окремих завдань — у розборі чеклістів у Planfix, і як із шаблонів складається більша картина — у відео про управління проєктами в Planfix. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перший ланцюжок на своєму процесі.
