Чекліст адаптації нового співробітника в Planfix
Чекліст адаптації нового співробітника найпростіше тримати не в окремій таблиці, а всередині завдання, яке команда і так відкриває щодня. Коли кроки прийому на роботу розкидані по файлах, частина з них губиться: комусь не замовили доступи, з кимось не провели вступну зустріч. У відео нижче показано, як працювати з чеклістами у готовій конфігурації «Прийом на роботу та адаптація співробітників»; усі можливості списку кроків описані в довідці про чеклісти.
Що ви дізнаєтеся з відео
- де лежить чекліст конфігурації та як відкрити потрібний шаблон завдання;
- як редагувати, додавати й видаляти пункти та підпункти чекліста;
- як призначити виконавця на окремий пункт списку;
- як видалити всі пункти одразу або скопіювати їх в інший шаблон;
- як налаштувати відображення чекліста й відновити видалені пункти;
- як зробити, щоб чекліст відкривався одразу разом із завданням.
Як налаштувати чекліст у шаблоні завдання: крок за кроком
Готова конфігурація вже містить списки кроків для прийому на роботу та звільнення. Нижче — послідовність із відео: як підлаштувати ці чеклісти під свій процес адаптації.
Крок 1. Відкрийте шаблон завдання
Чекліст конфігурації живе не в окремому завданні, а в шаблоні. У відео переходять у розділ Завдання, далі — у Шаблони, і відкривають потрібний шаблон. Чекліст у ньому складається з пунктів і підпунктів: підпункти згортаються й розгортаються натисканням на стрілочку. Якщо готової конфігурації у вас немає, такий самий список кроків збирають у власних шаблонах для онбордінгу.
Крок 2. Відредагуйте пункти і підпункти
Усі дії з окремим рядком зібрані в меню в кінці цього рядка: відредагувати пункт, додати пункт або підпункт, видалити пункт, скопіювати назву пункту чекліста. Саме тут формулювання конфігурації замінюють на свої — наприклад, дописують крок про видачу техніки або про знайомство з наставником.
Крок 3. Призначте виконавця на пункт чекліста
До кожного пункту чекліста можна додати виконавця: натисніть піктограму й скористайтеся командою Вибрати виконавців. Вибір буде з виконавців самого завдання, тож спочатку варто додати в завдання всіх, хто причетний до адаптації, — HR, керівника, системного адміністратора. Зняти виконавця з пункту можна хрестиком.
Крок 4. Скористайтеся масовими операціями
Якщо пункти конфігурації вам не підходять, видаляти їх по одному не потрібно: у меню поряд зі списком Всі пункти чекліста є масове видалення. Там же лежить і копіювання — усі пункти чекліста переносяться в інший шаблон або в завдання. Це найшвидший спосіб зробити з одного перевіреного чекліста кілька варіантів під різні посади.
Крок 5. Налаштуйте відображення чекліста
Коли у кожного пункту свій виконавець, довгий список зручно фільтрувати. У налаштуваннях виду відображення є режим Мій чекліст — пункти без виконавців і пункти, де співробітник є виконавцем, — та Мій незавершений чекліст, де з них залишаються тільки незакриті. Якщо пункт видалили випадково, його показує режим Видалені пункти чекліста: звідти пункт можна й відновити. Весь чекліст при цьому згортається та розгортається цілком.
Крок 6. Запам’ятайте гарячі клавіші
Великий чекліст швидше набрати з клавіатури. Список гарячих клавіш завжди під рукою: у відео заходять у редагування одного з пунктів і натискають піктограму гарячих клавіш. Enter зберігає текст як пункт, а багаторядковий текст розкладає по одному пункту на рядок; Ctrl+Enter залишає його одним пунктом; TAB і Shift+TAB переміщують пункт на рівень нижче або вище.
Крок 7. Зробіть, щоб чекліст відкривався одразу
Щоб виконавець бачив кроки адаптації відразу, а не шукав їх у картці, увімкніть автоматичне відкриття чекліста у формі редагування шаблонів і збережіть шаблон. Після цього будь-яке завдання з цього шаблону відкривається разом із розгорнутим чеклістом — у відео це перевіряють у планувальнику звільнення співробітників. Закрити список можна хрестиком або піктограмою й працювати далі в повній формі завдання, а якщо така поведінка не підходить, налаштування в шаблоні просто повертають назад.
Як це виглядає в конфігурації прийому на роботу
У конфігурації два шаблони, і в кожного свій список кроків: прийом на роботу та звільнення співробітника. HR відкриває перший шаблон, замінює формулювання пунктів на свої, роздає пункти виконавцям — доступи системному адміністраторові, вступну зустріч керівникові — і вмикає автоматичне відкриття чекліста. Далі кожен новий співробітник отримує завдання з тим самим перевіреним списком, а не з переказом процесу по пам’яті. Шаблон звільнення налаштовують так само, тільки з іншим набором кроків.
Кому це потрібно
- HR-менеджерам: процес адаптації описаний один раз у шаблоні й повторюється для кожного новачка однаково;
- Керівникам команд: видно, які кроки прийому на роботу закриті, а які ще чекають, без окремих запитів;
- Новим співробітникам: завдання відкривається готовим списком перших дій замість довгих інструкцій;
- Адміністраторам Planfix: чеклісти конфігурації копіюються в інші шаблони, тож варіанти під різні посади збираються швидко.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна призначити виконавця на пункт чекліста?
Так. Натисніть піктограму біля пункту й скористайтеся командою «Вибрати виконавців». Вибір буде з виконавців самого завдання, тому потрібних людей спершу додають у завдання. Зняти виконавця з пункту можна хрестиком.
Як відновити видалений пункт чекліста?
Увімкніть у налаштуваннях виду відображення режим «Видалені пункти чекліста» — він показує тільки видалені пункти. Звідти пункт можна відновити й повернути у звичайний список кроків.
Чи можна скопіювати чекліст в інший шаблон?
Так. У меню поряд зі списком «Всі пункти чекліста» є копіювання всіх пунктів в інший шаблон або в завдання. Так з одного налаштованого чекліста адаптації роблять варіанти під різні посади.
Зберіть свій чекліст адаптації співробітника
Щоб повторити все з відео, відкрийте шаблон завдання, перепишіть пункти чекліста під свій процес, роздайте їх виконавцям і увімкніть автоматичне відкриття списку. Решту HR-процесів — від підбору до навчання — Planfix закриває на тій самій основі, про це йдеться на сторінці управління персоналом. Якщо ви ще не користувалися списками кроків, почніть із розбору чеклістів у Planfix, а потім створіть акаунт і зберіть перший чекліст адаптації на своїх завданнях.
