Строки завдань у Planfix: дата, тривалість, робочий час
Строки завдань у Planfix — це не просто дата в картці: від неї залежить, чи побачить команда прострочення вчасно. Коли виконавець плутає дати або зриває дедлайни, постановнику доводиться з’ясовувати це вручну. У відео нижче показано, як задати термін виконання, скористатися тривалістю завдання і врахувати робочий час співробітника, а що саме робить завдання простроченим, описано в довідці про прострочені завдання.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — чому важливо контролювати строки завдань у Planfix;
- 0:10 — як задати термін виконання завдання;
- 0:23 — як працює тривалість завдання і звідки береться дата завершення;
- 0:39 — чим календарний час відрізняється від робочого часу співробітника.
Як налаштувати строки завдань у Planfix: покроково
У Planfix строк завдання можна зафіксувати двома різними способами — точною датою або тривалістю. Нижче — послідовність із відео, доповнена деталями з довідки.
Крок 1. Задайте термін виконання завдання
Найпростіший спосіб зафіксувати дедлайн — указати дату планованого завершення в картці завдання. Саме за нею Planfix визначає прострочення: якщо до кінця цієї дати завдання не переведено в статус Виконана або Завершена, воно стає простроченим. Назва такого завдання відображається в інтерфейсі червоним кольором, і дата завершення в картці теж змінює колір на червоний.
Крок 2. Замініть точну дату тривалістю
Для типових процесів зручніше задавати не дату, а тривалість — тоді дату завершення Planfix розраховує сам. У шаблоні завдання варіантів прив’язки кілька: «дата створення + тривалість», «дата прийняття виконавцем + тривалість» або «дата планованого початку + тривалість». Прив’язка до дати створення і дати прийняття працює лише тоді, коли дата початку не задана. Окремий випадок — тривалість, що дорівнює нулю: таке завдання Planfix вважає етапом і позначає на діаграмі Ганта ромбом.
Крок 3. Налаштуйте робочий календар компанії
Щоб розрахунок не ставив дедлайни на вихідні та свята, компанії потрібен робочий календар. Його налаштування — у розділі Управління акаунтом — Типи Обʼєктів — Співробітник — Робочий час, і робочих графіків в акаунті може бути будь-яка кількість. Якщо вибрати базовий календар своєї країни, свята розставляться автоматично на цей і наступні роки; тут же редагуються погодинний розпорядок робочих днів і кількість робочих днів на тиждень. Додаткові святкові та вихідні дні задають кліком на потрібний день у календарі ліворуч, а зміни збережуться тільки після натискання кнопки Зберегти. Подробиці — у довідці про робочий календар.
Крок 4. Перевірте робочий графік виконавця
Робочий час окремого співробітника налаштовують у його картці, на панелі зліва: процес такий самий, як на рівні компанії, але правила діють лише для цієї людини. У календарі співробітника відзначають відпустку, лікарняні, відгули та відсутність з будь-яких інших причин. Planfix використовує цей календар під час розрахунку дати очікуваного завершення завдань, у яких вказана тривалість, тому графіки роботи співробітників варто тримати в порядку.
Крок 5. Відстежуйте прострочення в Планувальнику
Щоб прострочені завдання не доводилося шукати очима, зберіть їх в окремий список Планувальника: у параметри відбору списку достатньо додати умову Прострочене. Якщо завдання все-таки прострочене, постановник уточнює причини у виконавця і разом з ним встановлює новий строк планованого завершення — для цього достатньо коментаря в завданні.
Календарний і робочий час співробітника
Різниця між календарним і робочим часом важлива саме тоді, коли завданню задана тривалість: у цьому випадку система оперує робочим графіком виконавця, указаним у його картці. Тому зміни в календарі не залишаються без наслідків: при будь-якій зміні робочого часу в картці співробітника запускається перерахунок дат завершення активних завдань, де він виконавець і тривалість вказана в робочих днях. Для робочої групи правило окреме: якщо робочий час задано хоча б в одного співробітника групи, цей час вважається робочим для всієї групи.
Кому це потрібно
- Постановникам завдань: дата планованого завершення сама показує прострочення — червоним у назві завдання і в його картці;
- Керівникам команд: календар співробітника враховує відпустки й лікарняні, тож дедлайни не падають на дні відсутності;
- Командам із типовими процесами: тривалість розраховує дату завершення замість людини, і про неї не потрібно домовлятися щоразу;
- Адміністраторам Planfix: робочі графіки задаються на рівні акаунта і доступні в усіх акаунтах, включно з безкоштовними.
Часті запитання (FAQ)
Що робить завдання простроченим у Planfix?
Завдання стає простроченим, якщо його не переведено в статус «Виконана» або «Завершена» до закінчення дати планованого завершення. Назва такого завдання показується червоним кольором, і дата завершення в картці теж стає червоною.
Чим тривалість завдання відрізняється від дати завершення?
Дата завершення — це конкретний день, а тривалість — відрізок, від якого цю дату розраховують. У шаблоні завдання це «дата створення + тривалість», «дата прийняття виконавцем + тривалість» або «дата планованого початку + тривалість». Прив’язка до дати створення і дати прийняття працює лише тоді, коли дата початку не задана.
Чи враховує Planfix вихідні та свята у строках завдань?
Так, якщо завданню задана тривалість: розрахунок дати очікуваного завершення спирається на робочий календар виконавця. Базовий календар країни розставляє свята автоматично, а після зміни робочого часу Planfix перераховує дати завершення активних завдань із тривалістю в робочих днях.
Спробуйте керування строками у своєму акаунті
Щоб повторити все з відео, відкрийте будь-яке активне завдання і задайте дату планованого завершення, потім у типовому шаблоні замініть її тривалістю і перевірте робочий календар виконавця. Дати завершення зручно тримати перед очима в календарі завдань. Поруч буде корисно подивитися, як розбити завдання на кроки чеклістом, щоб великий дедлайн складався з коротких етапів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і налаштуйте строки на своїх завданнях.
