Теги та плашки в Planfix: як не втрачати завдання
Теги в Planfix — найпростіший спосіб позначити завдання власною ознакою й потім знайти його за секунди. Коли в акаунті сотні доручень, проєкт і виконавець уже не допомагають: потрібна мітка на кшталт «на контролі» або «чекаємо відповіді клієнта», яку видно просто в картці. Відео на 1:33 показує три інструменти швидкого пошуку — значки Обраного, теги та плашки; нижче ті самі кроки текстом, з деталями з довідки про поле типу Список.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:10 — навіщо позначати важливі об’єкти значками Обраного;
- 0:21 — що таке теги й як вони виглядають у картці завдання;
- 0:36 — як налаштувати теги користувацьким полем;
- чим вигляд Плашки відрізняється від звичайного списку значень;
- чому теги, плашки та Обране разом прискорюють пошук у Planfix.
Як налаштувати теги користувацьким полем: крок за кроком
Окремої сутності «тег» у Planfix немає — і це на краще. Теги збирають з того, що в системі вже є: користувацького поля типу Список, якому задають вигляд Плашки. Тому набір тегів ви описуєте самі, під свої процеси, а не підлаштовуєтеся під чужий.
Крок 1. Позначте важливе значком Обраного
Почніть з найшвидшого: натисніть на іконку «Зірочка» в потрібному об’єкті й виберіть вподобаний значок. В Обране додають не лише завдання, а й проєкти, коментарі, документи, контакти та звіти. Усе позначене збирається в окремому розділі Обране, де об’єкти згруповані за категоріями, а перелік стовпців налаштовується під вас — головне не забути зберегти налаштування.
Крок 2. Створіть поле для тегів
Поле для тегів створюють у розділі Керування акаунтом — Поля, що налаштовуються — Поля завдань за кнопкою Нове поле. Одразу можна обрати, в якому наборі полів воно буде створене. Тип поля — Список: він призначений для вибору одного з заздалегідь визначених значень, і значення в ньому можна переставляти простим перетягуванням. Повний порядок описано в довідці про створення користувацького поля.
Крок 3. Увімкніть вигляд Плашки
Поле типу Список має два види відображення — Список і Плашки. Саме другий перетворює значення поля на теги: варіанти заповнення показуються в завданні як клікальні плашки, тож поставити позначку можна одним рухом, не відкриваючи випадний перелік. Різниця здається косметичною, але на практиці саме вона визначає, чи будуть теги заповнюватися щодня.
Крок 4. Додайте поле в потрібні об’єкти
Створене поле саме по собі ще нічого не робить — його треба додати в ті об’єкти, де теги потрібні. Якщо ознака призначена не всім, задайте полю права доступу: так теги керівника не муляють очі виконавцям. Створити поле можна і коротшим шляхом — безпосередньо в процесі створення або редагування об’єкта.
Крок 5. Шукайте за тегами й в Обраному
З користувацькими полями працюють як зі звичайними: вносять дані, використовують для відбору у фільтрах, виводять у звітах. Тому теги одразу стають умовою відбору — список згортається до потрібної групи завдань. Обране ж має Панель швидкого доступу: клік по зірочці у вікні глобального пошуку викликає її, і рядок пошуку починає працювати лише по Обраному. Усередині можна шукати словами й словоформами, упорядкувати результати за релевантністю або датою і відібрати об’єкти, позначені конкретним значком.
Кому потрібні теги та Обране
- Керівникам: плашка показує стан завдання просто в списку, без відкривання карток;
- Менеджерам з продажу: угоди, що чекають на рішення клієнта, збираються в один фільтр за тегом;
- Підтримці та сервісним командам: значки Обраного тримають під рукою найгарячіші звернення;
- Адміністраторам Planfix: набір тегів описується одним полем і керується правами доступу.
Часті запитання (FAQ)
Чим теги відрізняються від Обраного?
Теги — це значення користувацького поля в самій картці завдання, тому за ними працюють фільтри й звіти. Обране — список ваших важливих об’єктів, позначених зірочкою: завдань, проєктів, коментарів, документів, контактів і звітів. Перше описує завдання, друге — ваш особистий короткий шлях до нього.
Що буде зі старими завданнями, якщо перейменувати тег?
Нічого не зміниться. Перейменування або змінення записів у полі типу Список не змінює дані у вже існуючих завданнях — нове налаштування буде актуальним лише для нових. Тому набір тегів варто продумати до того, як ним почне користуватися вся команда.
Коли замість Списку краще взяти Запис довідника?
Орієнтуйтеся на кількість значень і частоту змін. Якщо значень багато і вони часто додаються, краще тип Запис довідника. Якщо значень не дуже багато і додаються вони дуже рідко — зручніше Список, і саме він дає вигляд Плашки.
Налаштуйте поле для тегів у своєму акаунті
Почніть з трьох значень, не більше: саме стільки команда запам’ятає з першого дня. Створіть поле типу Список, увімкніть вигляд Плашки, додайте поле в завдання — і за тиждень буде видно, яких тегів бракує. Поруч корисно подивитися, як розбити велике завдання на кроки за допомогою чеклістів у Planfix, і як керувати завданнями в телефоні, щоб позначки були під рукою й у дорозі. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перший набір тегів на власних завданнях.
