Як розділити особисті та робочі завдання в Planfix
Розділити особисті та робочі завдання в Planfix можна в одному акаунті: достатньо одного додаткового поля, продуманої структури проєктів і кількох списків на екрані. Коли все лежить разом, робочі дедлайни тонуть серед побутових справ, а особисті нагадування губляться між заявками клієнтів. Відео нижче за 2 хвилини 52 секунди показує чотири способи розкласти справи по полицях — від користувацького поля «Категорія» до окремого планувальника.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:37 — як розподілити завдання за полем «Категорія» і відрізнити особисте від робочого одним значенням списку;
- 1:09 — як розвести справи за проєктами та групами проєктів;
- 1:38 — як відібрати потрібні завдання через фільтри;
- 2:01 — як налаштувати планувальник, щоб обидві групи справ було видно в одному вікні;
- чому ці способи працюють разом: поле, проєкт і група проєктів поєднуються в умовах одного списку.
Як розділити особисті та робочі завдання: крок за кроком
Порядок дій простий: спочатку з’являється ознака, за якою завдання відрізняються одне від одного, потім — місця, де вони відображаються. Ознакою може бути користувацьке поле, проєкт або група проєктів, а місцями — фільтри й списки планувальника.
Крок 1. Додайте поле «Категорія»
Користувацькі поля створюються в розділі Керування акаунтом — Поля, що налаштовуються — Поля завдань за кнопкою Нове поле. Виберіть тип Список, вкажіть назву поля, а потім значення списку та їхні кольори — наприклад «Особисте» і «Бізнес». Під час створення поля можна одразу обрати набір, у якому воно буде створене. Після цього поле додають у картку потрібного об’єкта: знайдіть його пошуком серед наборів полів і кліком визначте, де саме в картці він стоятиме.
Крок 2. Розведіть проєкти за групами
Другий спосіб — структура проєктів. У розділі Проєкти — Групи проєктів створіть групи «Особисте» і «Бізнес», а потім додайте до них проєкти: групу обирають під час створення проєкту, а змінити її можна на панелі Деталі проєкту в картці проєкту. Групи проєктів розділяють проєкти візуально в різних розділах Planfix і не несуть додаткового функціонального навантаження, а створювати та редагувати їх має право лише користувач з правами адміністратора. Усередині проєкту згодяться підпроєкти — у відео особисті справи поділено на подорожі, харчування та автомобіль. Інші можливості структури описані на сторінці про управління проєктами в Planfix.
Крок 3. Створіть фільтри завдань
Щоб бачити лише потрібну частину справ, перейдіть у розділ Завдання, натисніть Додати на панелі ліворуч і виберіть вигляд майбутнього фільтра — таблицю, дерево, канбан або інший. Далі задайте назву, колір і Параметри відбору: у відео це група проєктів і відповідне значення категорії. Умови нумеруються автоматично, а їхні номери використовуються в блоці Логіка фільтра, коли потрібна складніша комбінація. Готовий фільтр можна застосувати разово кнопкою Відфільтрувати або зберегти кнопкою Відфільтрувати і зберегти, а другий фільтр після цього створюється за аналогією. Решту налаштувань зібрано в довідці про фільтри завдань.
Крок 4. Зберіть планувальник із двох списків
Останній крок — окреме вікно, де обидві групи справ видно поруч. У розділі Планувальник натисніть Додати, виберіть Планувальник і вкажіть назву, а потім створіть перший список — для особистих справ. У відео обрано тип Картки, щоб у списку відображалося більше даних про завдання; інші варіанти перелічені в довідці про типи списків планувальника. Вкажіть назву, колір і параметри відбору — ті самі умови, які ви вже налаштували, або просто категорію чи проєкт. Другий список швидше зробити копією першого: скопіюйте його, перейдіть у налаштування й змініть умови так, щоб відбиралися бізнес-завдання. Дублювати самі завдання не потрібно — одне завдання з’являється в усіх списках, умовам яких воно відповідає.
Приклад: особисте й бізнес в одному вікні
Зберімо все разом так, як у відео. Поле «Категорія» зі значеннями «Особисте» і «Бізнес» стоїть у картці завдання, проєкти розкладені по двох групах, а особисті справи поділені на підпроєкти — подорожі, харчування, автомобіль. На цій основі створено два фільтри в розділі «Завдання» і планувальник із двома списками карток: ліворуч особисте, праворуч бізнес. Нові справи можна створювати відразу у вибраному підпроєкті або вказувати категорію вручну — і завдання саме потрапляє в потрібний стовпець.
Кому це потрібно
- Підприємцям і власникам: робочі й особисті справи живуть в одному акаунті, але не змішуються в одному списку;
- Керівникам і тімлідам: у робочих списках залишаються тільки завдання команди, а побутові справи відбираються окремими умовами;
- Фрілансерам: замовлення, побут і навчання розведені за категоріями та проєктами;
- Тим, хто працює з дому: вечірні справи видно в тому ж вікні, що й робочі, без переходу в інший застосунок.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна розділити особисті та робочі завдання без нового акаунта?
Так. Достатньо додати до завдань користувацьке поле типу «Список» зі значеннями «Особисте» і «Бізнес», розвести проєкти по групах і зібрати списки з потрібними умовами відбору — все це робиться в одному акаунті.
Чим група проєктів відрізняється від фільтра завдань?
Група проєктів лише візуально розділяє проєкти в розділах Planfix і не несе додаткового функціонального навантаження. Фільтр відбирає самі завдання за умовами, його можна зберегти, надати до нього доступ колегам і використати в планувальнику.
Який тип списку вибрати в планувальнику для особистих справ?
У відео обрано тип Картки: у ньому видно більше даних про завдання. Доступні й інші види — простий список, список з умовами, таблиця, календарі та розклад, тому вибір залежить від того, чи прив’язані ваші справи до дат.
Спробуйте розкласти свої завдання
Почніть з найпростішого: додайте поле «Категорія» з двома значеннями і зберіть один планувальник із двох списків — цього вже достатньо, щоб особисте й робоче не перетиналися. Як влаштований сам розділ, показано на сторінці Планувальника Planfix, а більше прийомів роботи зі списками є в розборі, як навести лад у завданнях. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент — створіть акаунт і перевірте цей порядок на своїх справах.
