Робота з документами в Planfix: папки, шаблони, версії
Робота з документами в Planfix починається не з папок на комп’ютері, а з одного розділу, куди автоматично потрапляють усі файли акаунта. Поки договори та акти лежать у чатах і на різних дисках, команда витрачає час на пошук актуальної редакції й легко надсилає клієнту стару. У відео нижче показано, як упорядкувати файли в розділі «Документи», вести версії та формувати документи за шаблонами.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — як працює розділ «Документи» і за якими папками розкладаються файли;
- 0:31 — як застосувати масові дії до кількох файлів одразу;
- 0:46 — як користуватися сортуванням, «Вибраним» і пошуком;
- 1:10 — як Planfix зберігає версії документа та історію змін;
- 1:34 — як скласти власний шаблон і завантажити його в систему;
- 2:15 — де зібрані всі документи контакту.
Як налаштувати роботу з документами в Planfix: покроково
Порядок у файлах складається з кількох простих налаштувань. Пройдіть їх один раз — і далі система підтримує структуру сама.
Крок 1. Подивіться, як розкладені папки
Усі файли, які потрапили в Planfix, автоматично опиняються в розділі Документи і групуються за папками. На лівій панелі є окремі розділи для документів проєктів, довідників і контактів, а файли, не пов’язані з цими об’єктами, лежать у папці Документи без проєкту. Тут же можна створювати власні папки — так сховище документів Planfix стає схожим на звичний файловий порядок, тільки спільний для всієї команди.
Крок 2. Упорядкуйте файли масовими діями
Якщо вибрати у списку кілька файлів одразу, зверху з’являється меню масових операцій: наприклад, усі позначені документи можна перемістити до іншої папки. Це найшвидший спосіб розібрати великий архів, який накопичився за роки роботи.
Крок 3. Скористайтеся сортуванням, «Вибраним» і пошуком
Файли в розділі сортуються за датою, автором або назвою. Важливі документи позначають спеціальною позначкою, і вони завжди доступні у Вибраному. Пошук знаходить документ за частиною слова або за позначкою вибраного — шукати потрібний договір серед сотень файлів вручну не доводиться.
Крок 4. Покладіться на версійність
Кожна версія файлу зберігається автоматично: ви продовжуєте роботу з актуальною редакцією або повертаєтеся до попередньої. На панелі Історія версій видно всі проміжні версії — хто і коли їх завантажив. Нову редакцію можна додати вручну за посиланням під назвою документа, а в автоматичному режимі Planfix сам помічає однойменний файл у межах проєкту й пропонує варіанти дій; подробиці — у довідці про ведення версій документа.
Крок 5. Складіть шаблон зі змінними
Шаблон — це файл зі спеціальними змінними, у які Planfix підставляє дані із завдання під час формування документа. Спочатку створюють звичайний файл на комп’ютері й додають потрібний текст. Потім у розділі шаблонів відкривають конструктор шаблонів, вибирають потрібний об’єкт, копіюють готову змінну та додають її до документа. Готовий файл завантажують у систему кнопкою Новий шаблон. Підтримуються шаблони Word, Excel і текстові файли розміром до 15 МБ — повний перелік можливостей описано в довідці про шаблони документів.
Крок 6. Відкрийте документи контакту
У картці контакту зібрані всі пов’язані з ним файли: і документи, завантажені безпосередньо до картки, і файли із завдань, у яких цей контакт зазначений як контрагент. Уся історія документообігу з клієнтом відкривається в одному місці.
Приклад: автоматичне формування договору зі змінними
Найчастіше шаблони закривають рутину з контрагентами. Під час додавання файлу до завдання достатньо вибрати потрібний шаблон — і ви отримуєте готовий документ з усіма даними, який одразу прикріплюється до завдання. При формуванні можна вибрати формат підсумкового файлу, за потреби змінити дату документа та його номер: номер автоматично збільшується на 1 при кожному новому формуванні. Коли клієнт попросить правку, нову редакцію завантажують версією того ж файлу — і в історії залишається видно, що саме змінилося.
Кому це потрібно
- Відділ продажів: договір і комерційна пропозиція формуються за шаблоном просто із завдання, без копіювання даних руками;
- Бухгалтерія та юристи: історія версій показує, яка редакція документа остання і хто її завантажив;
- Проєктні команди: макети, брифи та звіти лежать у папках своїх проєктів, а не в особистих чатах;
- Керівники та адміністратори: масові дії й пошук дають змогу розібрати корпоративний архів за один підхід.
Часті запитання (FAQ)
Чи зберігаються попередні версії файлу в Planfix?
Так. Planfix підтримує версійність документів: у режимі перегляду на панелі Історія версій видно всі проміжні версії, хто і коли їх завантажив, а будь-яку з них можна завантажити для подальшої роботи.
У якому форматі створювати шаблон документа?
Підтримуються шаблони Word, Excel і текстові файли — txt, xml, html та інші. Розмір шаблону не повинен перевищувати 15 МБ. Для Word і Excel краще використовувати відповідні програмні пакети або LibreOffice: онлайн-редактори не гарантують працездатності готового шаблону.
Де знайти всі документи клієнта?
У картці контакту та в розділі документів контактів. Там зібрані і файли, завантажені безпосередньо до картки, і документи із завдань, у яких контакт зазначений як контрагент.
Спробуйте у своєму акаунті
Відкрийте розділ «Документи», розберіть кілька папок масовими діями й складіть перший шаблон документа зі змінними — далі система підставлятиме дані сама. Поруч буде корисно почитати, як додати файл у Planfix. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і впорядкуйте документи на своїх файлах.
