Календар платежів у Planfix: як налаштувати звіт
Календар платежів у Planfix показує, скільки і кому потрібно заплатити найближчими днями, — без окремих таблиць і нагадувань, розсипаних по листуванню. Такий календар реалізується у вигляді звіту за платежами, що містить усі платежі за датами: дані вносять у завдання, а звіт збирає їх і оновлюється сам. У відео нижче за 2:17 показано, як налаштувати календар платежів з нуля.
Що ви дізнаєтесь із відео
- Як виглядає календар платежів і що в ньому видно (0:08).
- Як дані про платежі потрапляють у календар (0:34).
- Який об’єкт потрібно створити для платежів і які поля до нього додати (0:55).
- Як налаштувати набір статусів для платежів (1:26).
- Як зібрати звіт зі стовпцями, групуванням і підсумком (1:33).
Як налаштувати календар платежів: об’єкт і звіт
Крок 1. Створіть об’єкт для платежів
Календар будується на завданнях, пов’язаних з окремим об’єктом — «Платежі». Об’єкт у Planfix описує певний тип завдань: у нього входять картка з полями, набір статусів, автоматичні сценарії та кнопки. Новий об’єкт додають у розділі Управління акаунтом — Типи об’єктів кнопкою Новий Об’єкт. Далі вказують назву й видаляють із картки поля, які для платежів не потрібні.
Крок 2. Додайте поля суми та отримувача
У картку об’єкта додають два поля: Сума платежу — поле типу число, і Отримувач — поле типу контрагент. На цьому ж етапі частину полів можна заповнити заздалегідь, щоб під час створення платежу вони підставлялися автоматично: наприклад, додати відповідального за платежі до виконавців завдання. Після цього картку об’єкта зберігають і переходять до статусів.
Крок 3. Налаштуйте набір статусів
Набір статусів визначає життєвий цикл завдань: у яких станах вони можуть бути і за якими правилами переходять зі статусу в статус. Зайві статуси з набору видаляють, потрібні — додають і розташовують у зручному порядку. Статус додають кнопкою Додати статус в набір: або вибирають той, що вже є в акаунті, або створюють новий.
Крок 4. Зберіть звіт за датами платежів
Тепер створюють новий звіт: вказують назву та вибирають об’єкт, за яким він формуватиметься. У Вид звіту додають стовпці Назва, Дата, Отримувач і Сума платежу; для останнього стовпця налаштовують групування за сумою значень і додають підсумок. У Параметри відбору додають фільтри за сумою платежу, датою планованого завершення та об’єктом, а потім визначають угруповання та сортування даних за датами. Якщо згодом знадобиться кілька різних зрізів, конструктор звітів дозволяє зібрати власний вигляд для кожної задачі обліку.
Приклад із відео: об’єкт «Платежі» у роботі
Процес виглядає так: бухгалтер створює завдання й заповнює дані про платіж, у завданні обговорюються всі деталі, а після здійснення оплати статус змінюється на «Оплачено» — і дані автоматично додаються до звіту. У самому календарі список розгортають групуванням, щоб побачити платежі детальніше; щоб подивитися минулі або майбутні оплати, змінюють період відбору. Якщо в завданні немає суми платежу або оплату потрібно перенести, завдання відкривають і коригують дані — звіт оновиться автоматично. Окремі таблиці для цього не потрібні: усі платежі зібрані в одному звіті з зручною навігацією.
Кому це потрібно
- Фінансам і бухгалтерії: бачити всі заплановані оплати за датами й не тримати окремий файл із платежами.
- Керівництву: розуміти, які суми й кому компанія має заплатити найближчими днями.
- Керівникам проєктів: тримати платежі за своїми завданнями на виду разом із рештою роботи.
- Невеликим командам: вести контроль платежів силами однієї людини, без окремої фінансової системи.
Часті запитання (FAQ)
Де налаштувати календар платежів у Planfix?
Окремого розділу «календар платежів» у Planfix немає: його складають з об’єкта для платежів і звіту за ним. Новий об’єкт створюють у розділі Управління акаунтом — Типи об’єктів, а звіт за датами платежів — у розділі Звіти.
Чи оновлюється звіт із платежами автоматично?
Так. Якщо в завданні змінити суму платежу чи дату або перевести завдання у статус «Оплачено», звіт оновиться автоматично — перебудовувати його вручну не потрібно.
Як подивитися платежі за інший період?
Період задається в параметрах відбору звіту — за датою планованого завершення завдання. Змінивши період, ви побачите минулі або майбутні платежі: за день, тиждень чи будь-який інший потрібний інтервал.
Зберіть свій календар платежів
Почніть з одного об’єкта для платежів і одного звіту за датами — далі календар розширюється статусами, фільтрами й тими полями, які потрібні саме вашій компанії. Якщо поряд із платежами ви ведете облік доходів та витрат, усі фінансові дані зійдуться в одній системі, а щоб бачити розрахунки в розрізі клієнтів, подивіться, як влаштований облік розрахунків із клієнтами. Зареєструйте акаунт Planfix і зберіть календар платежів на власних даних.
