Імпорт та експорт контактів у Planfix: покроково
Імпорт контактів у Planfix потрібен тоді, коли база клієнтів уже зібрана в Excel або вивантажена з іншої системи, а переносити її вручну — кілька днів роботи. Експорт вирішує зворотну задачу: отримати актуальний список клієнтів у файлі для розсилки, звірки чи звіту. У відео нижче за 1:40 показано обидві операції на прикладі контактів, а повний опис налаштувань — у довідці про імпорт контактів.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:06 — як вивантажити дані клієнтів із розділу «Контакти» у файл;
- 0:33 — два сценарії імпорту: коли у вас один файл і коли їх два;
- які дані, крім контактів, переносять імпортом та експортом;
- як вибрати шаблон завантаження і що робити з наявними контактами;
- як налаштувати перевірку контактів на дублікати;
- як зіставити стовпці файлу з полями картки контакту.
Як імпортувати та експортувати контакти, крок за кроком
У Planfix можна імпортувати та експортувати завдання, контакти, довідники й інші дані. У відео все показано на прикладі контактів — з них і почнемо.
Крок 1. Експорт: вивантажуємо контакти у файл
Перейдіть у розділ «Контакти» й відкрийте таблицю з даними для редагування. Додайте в неї стовпці з інформацією, яку потрібно вивантажити, виберіть кілька контактів зі списку або всі та натисніть Експорт — залишиться вказати формат файлу. У відео в результаті виходить таблиця Excel. Запустити вивантаження можна з будь-якого фільтра контактів: за замовчуванням файл буде у форматі Excel, також доступні CSV і Google Таблиця, а набором реквізитів, які потраплять у файл, ви керуєте самі. Історія вивантажень зберігається в журналі 90 днів, а експорт контактів можливий ще двома способами: через звіти та в межах загального експорту всіх даних акаунта.
Крок 2. Готуємо файл для імпорту
Файл може мати будь-яку структуру, і назви колонок не обов’язково збігаються з назвами полів картки контакту — зіставлення ви задасте під час імпорту. Обов’язкова умова одна: у файлі має бути стовпець з іменем контакту або назвою компанії, без нього імпорт не виконається. Для файлів CSV кодування має бути UTF-8, а дати потрібно записувати у форматі дд-мм-рррр: номер дня однією цифрою та рік двома цифрами не підтримуються.
Крок 3. Завантажуємо файл у розділі «Контакти»
У розділі «Контакти» натисніть Імпорт, вкажіть тип даних, натисніть Завантажити і виберіть потрібний файл. Planfix приймає формати csv, xls, xlsx, а також файли Microsoft Project — з них переносяться лише зв’язки та дати. Після завантаження файлу відкриються наступні блоки налаштувань.
Крок 4. Налаштування імпорту: шаблон і перевірка на дублі
Спершу виберіть шаблон завантаження — він визначає, що саме імпортується: Контакти або Компанії. Далі вкажіть, що робити з наявними в системі контактами. Варіант Ігнорувати існуючі контакти не додасть контакт, якщо збіг знайдено; Оновлювати дані існуючих контактів доповнить наявну картку даними з файлу — це бажаний варіант; Вважати всі контакти новими завантажить усе без перевірок, тому його варто вибирати лише тоді, коли ви впевнені, що контактів з такими самими даними в системі немає — наприклад, під час перенесення бази в порожній акаунт; інакше з’являться дублі. Для перших двох варіантів потрібно вибрати, як система визначатиме збіги: комплексною перевіркою за набором полів або за користувацьким полем, що містить «ключ» унікальності контакту.
Крок 5. Зіставляємо стовпці з полями картки контакту
В останньому блоці Planfix показує кілька рядків із вашого файлу. Зазначте, що перший рядок із назвами колонок імпортувати не потрібно, і зіставте стовпці з полями картки контакту; стовпець з іменем контакту або назвою компанії вказати обов’язково. Якщо значення в першому рядку збігається з назвою поля в Planfix, зіставлення відбудеться автоматично — це економить час, коли ви імпортуєте дані регулярно. Натисніть Почати імпорт: у вікні буде видно кількість імпортованих контактів, а в результаті ви отримаєте готовий список. Щоб перенести кілька адрес одного контакту, зіставте кожну з полем E-mail — перша стане основною, решта додатковими.
Два сценарії імпорту: один файл чи два
У відео розглянуто два випадки. Перший — у вас один файл із даними контактів, у якому вказані лише назви компаній. Другий — у вас два файли: один із даними контактів, інший із даними компаній. Якщо файлів два, спочатку імпортуйте компанії й лише потім контакти: у стовпці «Компанія» для контакту має стояти назва, що точно збігається з назвою вже імпортованої компанії. Коли для контакту вказана компанія, якої в системі ще немає, Planfix створить її під час імпорту автоматично — компанії та контакти зберігаються в одній базі. Врахуйте й обмеження: для пробних акаунтів і акаунтів на безкоштовному пакеті діє ліміт на загальну кількість контактів у системі, тому імпорт можливий у його межах.
Кому це потрібно
- Відділ продажу: база клієнтів із таблиці опиняється в системі разом з усіма реквізитами;
- Маркетинг: потрібний зріз контактів вивантажується у файл для розсилки чи аналізу;
- Керівництво: перехід з іншої системи не ламає облік — компанії та контакти переносяться зв’язано;
- Адміністратори Planfix: оновлення наявної бази робиться тим самим імпортом, із перевіркою на дублі.
Часті запитання (FAQ)
Які формати файлів підходять для імпорту контактів?
Planfix приймає файли csv, xls і xlsx, а також файли Microsoft Project, з яких переносяться лише зв’язки та дати. Для коректного імпорту CSV кодування файлу має бути UTF-8.
Як не створити дублі контактів під час імпорту?
У налаштуваннях імпорту виберіть «Ігнорувати існуючі контакти» або «Оновлювати дані існуючих контактів» і вкажіть поле, за яким система перевірятиме збіги. Варіант «Вважати всі контакти новими» завантажує дані без перевірок, тому його варто використовувати лише тоді, коли ви впевнені, що схожих контактів у системі немає.
Що імпортувати першим — компанії чи контакти?
Спочатку компанії, потім контакти. У стовпці «Компанія» для контакту має стояти назва, що точно збігається з назвою вже імпортованої компанії. Якщо вказана компанія в системі відсутня, вона буде створена автоматично.
Перенесіть свою базу клієнтів у Planfix
Почніть із пробного імпорту невеликої частини бази: так ви побачите, як відпрацювало зіставлення полів, перш ніж завантажувати все. Далі з перенесеними даними можна працювати як з єдиною базою контактів — фільтрувати, групувати та налаштовувати доступ. Поруч буде корисно почитати, як в Planfix збираються усі месенджери в одному вікні, щоб листування з клієнтом зберігалося в його картці. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і перенесіть базу клієнтів на своїх даних.
