Як налаштувати нагадування в Planfix
Нагадування в Planfix допомагають повернутися до завдання саме тоді, коли це потрібно: у вказаний час система надсилає повідомлення з посиланням на завдання або контакт. Якщо проміжний контроль тримається на пам’яті та стікерах, частина доручень неминуче губиться, а разом із ними — і строки. У відео на 2:05 показано, як працюють нагадування в Planfix: як поставити їх з Хроніки та в завданні, налаштувати повторення й зібрати для них окремий планувальник. Повний перелік можливостей зібрано на сторінці про нагадування про завдання.
Що ви дізнаєтеся з відео
- Де Planfix показує нагадування: у Хроніці, в самому завданні та в календарі нагадувань (0:14).
- Як поставити нагадування прямо з Хроніки, не відкриваючи завдання (0:24).
- Як додати нагадування коментарем у завданні (0:39).
- Як налаштувати повторюване нагадування: текст, період, час і день повторення (0:45).
- Як зібрати окремий планувальник зі списком Хроніки (1:12).
- Як зробити з погодинного календаря календар нагадувань (1:28).
Як налаштувати нагадування в Planfix, крок за кроком
Крок 1. Поставте нагадування просто з Хроніки
Найшвидший спосіб не загубити доручення — реагувати на нього там, де ви його побачили. У Хроніці наведіть курсор на завдання і виберіть операцію Нагадати: відкриється звичайний інтерфейс додавання нагадування, у якому задають текст, час і отримувача. Так повідомлення про непрочитану дію прибирається з Хроніки, а завдання повертається до вас у той момент, коли ви справді зможете ним зайнятися (0:24).
Час вибирають або з готових варіантів, або вручну: клік по стандартному нагадуванню відкриває циферблат, де першим кліком задають години, другим — хвилини. Змінений час діє тільки для цього конкретного нагадування, бо список стандартних значень не налаштовується.
Крок 2. Додайте нагадування в завданні
Другий спосіб — піктограма Дзвіночок у коментарі до завдання; принцип роботи той самий (0:39). Текст нагадування відокремлений від тексту коментаря: у вказаний момент отримувачі побачать саме його, а якщо окремий текст не додати, їм надійде текст коментаря.
Отримувачів також обирають окремо від отримувачів коментаря — варіант Вибрати дату, час і отримувачів дає залишити в списку лише тих, кому нагадування справді потрібне. Це можуть бути співробітники, зовнішні контакти або ролі в завданні: Аудитор, Постановник, Виконавці. Останнє зручно в шаблонах: нагадування додається в кожне створене за шаблоном завдання, а отримувачем стає, наприклад, його аудитор.
Крок 3. Налаштуйте повторюване нагадування
Для регулярних справ відкрийте налаштування звичайного нагадування і виберіть пункт Додати повторюване нагадування. У панелі налаштувань задають текст, період, час і день повторення, далі — дату початку, кінцеву дату та отримувача нагадування (0:45). Заплановані й уже надіслані повторення видно на вкладці Нагадування завдання, тому завжди зрозуміло, що саме система надішле наступного разу. Деталі налаштування описані в довідці про повторювані нагадування.
Крок 4. Зберіть планувальник для нагадувань
Коли нагадувань стає багато, для них варто відвести окреме робоче місце. Створіть новий планувальник Planfix і додайте до нього список Хроніка — це і є перелік сповіщень; у налаштуваннях списку достатньо змінити назву та колір, щоб його було видно з першого погляду (1:12).
Поруч додайте погодинний календар і в даних для відображення виберіть Мої нагадування, а потім налаштуйте зовнішній вигляд календаря під себе (1:28). Такий календар нагадувань — частковий випадок погодинного календаря: у ньому поряд видно вже надіслані нагадування та майбутні. У результаті виходить один планувальник, у якому зібрані і потік подій, і розклад нагадувань.
Приклад із відео: регулярні звіти під контролем
У відео повторювані нагадування радять для довготривалих і періодичних завдань — наприклад, для регулярного надсилання звітів або планових робіт у проєктах. Схема може бути такою: у завданні по звітності додають повторюване нагадування з потрібним періодом, отримувач — відповідальний співробітник, кінцева дата — завершення кварталу. Далі Planfix сам повертає завдання в Хроніку в призначений день, і керівникові не доводиться щоразу питати про звіт у чаті.
Кому це потрібно
- Керівникам: проміжний контроль без мікроменеджменту — нагадування на дату наступної перевірки замість запитів у чатах.
- Виконавцям: завдання саме повертається в потрібний момент, тому його не треба тримати в голові.
- Продажам і підтримці: нагадування по завданню або контакту допомагають не пропустити обіцяний клієнту дзвінок чи лист.
- Бухгалтерії та адміністраторам: повторювані нагадування закривають регулярні справи — звітність, оплати, планові роботи.
Часті запитання (FAQ)
Де подивитися всі свої нагадування?
У трьох місцях: у Хроніці нагадування з’являється як непрочитана подія, нагадування конкретного завдання видно на його панелі нагадувань, а всі свої — в календарі нагадувань, тобто погодинному календарі планувальника з даними «Мої нагадування».
Чи можна поставити нагадування іншому співробітникові?
Так. В інтерфейсі додавання нагадування отримувачів обирають окремо: це можуть бути співробітники компанії, зовнішні контакти або ролі в завданні — аудитор, постановник і виконавці.
Як зробити нагадування повторюваним?
Відкрийте налаштування звичайного нагадування і виберіть «Додати повторюване нагадування», а потім задайте текст, період, час і день повторення, дату початку, кінцеву дату та отримувача.
Зберіть свій планувальник нагадувань
Почніть з одного нагадування: поставте його з Хроніки по завданню, яке треба перевірити за кілька днів, а для регулярних справ додайте повторюване. Коли нагадування стануть звичкою, залишиться зібрати для них планувальник із Хронікою та календарем — і ви отримаєте універсальний інструмент для планування зустрічей, подій і завдань. Поряд корисно налаштувати й сам потік подій: про це ми писали в пості про керування вхідними сповіщеннями. Якщо акаунта ще немає — зареєструйтеся в Planfix і спробуйте нагадування у своїх завданнях.
