Керування вхідними сповіщеннями в Хроніці Planfix
Керування вхідними сповіщеннями починається з простого питання: де саме ви їх читаєте. Коли робочі обговорення живуть у чатах і на пошті, доручення керівника легко губиться серед десятків повідомлень, а разом із ним — і строк. У відео нижче показано, як цю роль бере на себе Хроніка Planfix — розділ, куди стікається інформація про події в усіх проєктах і завданнях, до яких ви підключені.
Що ви дізнаєтеся з відео
- Чому Хроніка замінює e-mail-сповіщення та хаотичне листування в месенджерах.
- Як працювати з подіями: прочитати, відкласти або відповісти просто зараз (0:24).
- Як налаштувати Хроніку під конкретні процеси або відділи (1:47).
- За яким принципом Хроніка показує події й очищається (2:17).
- Як контролювати нові та неприйняті завдання, щоб жодне доручення не залишилося без відповіді.
- Як застосувати методологію «Порожня скринька» (Inbox Zero) до робочих процесів.
Як налаштувати потік сповіщень, крок за кроком
Крок 1. Зробіть Хроніку головним каналом
Вигляд повідомлень і спосіб їх доставки налаштовуються на вкладці Підписки та повідомлення в картці користувача. Доступні канали — Хроніка, e-mail і Telegram, сповіщення в браузері, звукові сповіщення та мобільний застосунок. Сама Хроніка міститься всередині Planfix, тому реагувати на подію можна не виходячи з системи: відключивши пошту, ви розвантажуєте скриньку й не втрачаєте жодного повідомлення.
Головне правило підписок — підписуйтеся лише на ті повідомлення, які потребують вашої реакції. Надмірні сповіщення призводять до втоми й неминуче знижують якість відповідей на ті, що справді важливі. Корисно знати ще дві деталі: виконавці за замовчуванням отримують повідомлення про підключення до завдань, а учасники — ні, і про власні дії Planfix вам не повідомляє.
Крок 2. Опрацьовуйте події до нуля
За задумом користувач опрацьовує події й підтримує Хроніку в «порожньому» стані: в ідеалі список подій має бути пустим. Щойно нові події позначено прочитаними, вони зникають зі списку — саме це й створює відчуття контролю. Нічого не втрачається: прочитані події не видаляються, і їх можна переглянути будь-коли, переключивши відображення з непрочитаних на режим Усі. Там же налаштовується сортування подій у зручному для вас порядку.
Крок 3. Стежте за лічильником непрочитаних подій
Planfix показує, скільки подій ви ще не прочитали: загальну кількість — на вкладці браузера, у якій відкрито систему, а по кожному завданню — в Хроніці. Лічильник допомагає стежити за виконанням основного принципу: гарна Хроніка — пуста Хроніка. Якщо подій накопичилося надто багато, лічильник можна скинути спеціальним пунктом меню, а його відображення у вкладці браузера — вимкнути в налаштуваннях картки користувача.
Крок 4. Приберіть сповіщення з позаробочого часу
У налаштуваннях повідомлень є опція не турбувати в проміжку часу. Коли вона активна, повідомлення на активовані канали доставки не приходять, але в Хроніку надходять у звичайному режимі, а у зведенні завдань з’являється інформація про кількість пропущених повідомлень. Так вечір залишається вільним, а вранці нічого не доводиться шукати заново.
Списки Хроніки в планувальнику: під проєкт і відділ
Коли одного спільного потоку мало, на допомогу приходить Хроніка в планувальнику. Це вид відображення списку, який працює за тим самим принципом, що й повна Хроніка, але дозволяє створювати довільні фільтри за подіями — наприклад, окремий список із хронікою по певному проєкту або по завданнях конкретного виконавця.
У параметрах такого списку ви самостійно визначаєте, які події в ньому відображатимуться: тип об’єктів, параметри вибору об’єктів, колір заголовку списку та позначку Автоматично згортати порожній список. Налаштування відображення інформації в блоках Хроніки дає змогу вивести, зокрема, частину тексту коментаря — тоді зрозуміти суть події можна просто проглядаючи список.
Кому це потрібно
- Керівникам: видно, що доручення прочитане й прийняте, без нагадувань у чатах і без мікроменеджменту.
- Виконавцям: один список замість кількох джерел, де нічого не губиться, а відкладене видно до моменту відповіді.
- Підтримці та продажам: окремий список Хроніки по своїх завданнях, щоб звернення клієнта не чекало на увагу.
- Адміністраторам акаунта: повідомлення співробітникам можна налаштувати масово — у розділі Співробітники через кнопку Змінити.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна відключити e-mail сповіщення Planfix?
Так. Канали доставки налаштовуються на вкладці підписок у картці користувача: e-mail можна вимкнути й опрацьовувати всі повідомлення в Хроніці, всередині Planfix.
Що означає порожня Хроніка?
Що всі події опрацьовано. Позначені прочитаними події зникають зі списку, але не видаляються: переглянути їх можна в режимі відображення «Усі».
Як налаштувати Хроніку під конкретний відділ?
Створіть у планувальнику список типу «Хроніка» і задайте в його параметрах фільтр за подіями — наприклад, по проєкту відділу або по завданнях його співробітників.
Спробуйте Хроніку й планувальник у Planfix
Почніть з малого: переведіть сповіщення в Хроніку, а наступного дня доведіть список до нуля — звичка тримати вхідні чистими формується швидко. Детальний сценарій роботи ми розбирали в пості про те, як користуватися Хронікою, а на події зручно відповідати так, як описано в матеріалі про відповіді та цитати в коментарях. Якщо акаунта ще немає — зареєструйтеся в Planfix і налаштуйте свій потік сповіщень.
