Імпорт контактів

Імпорт дозволяє завантажувати в Planfix дані Компаній і Контактів з інших джерел, а також оновлювати їх.

Як провести імпорт контактів

Імпорт контактів викликається кнопкою Імпорт у розділі Контакти.

Вікно імпорту контактів складається з трьох блоків, які детально описані нижче.

1. Завантажити файл з даними контактів

• На цьому кроці потрібно вибрати заздалегідь підготовлений файл, що містить дані контактів. Підтримуються файли форматів csv, xls, xlsx, а також файли Microsoft Project.
• Поради щодо підготовки файлу для імпорту у форматі CSV.
• Після завантаження файлу відкриваються наступні розділи налаштувань імпорту.

2. Налаштування імпорту

• На цьому кроці в першу чергу потрібно вибрати, що саме буде імпортовано: Контакти або Компанії. Це визначається шаблоном, який можна вибрати зі списку:

Корисні поради:

• у випадку, коли необхідно імпортувати Компанії та їх Контакти, спочатку потрібно імпортувати Компанії, потім імпортувати Контакти (у стовпчику Компанія для Контакту при цьому має бути точно співпадаюча назва вже імпортованої компанії);
• якщо для Контакту вказана неіснуюча в системі Компанія, під час імпорту вона буде створена автоматично;
• для пробних акаунтів і акаунтів, що працюють за пакетом Безкоштовний існує обмеження на загальну кількість контактів у системі, тому імпорт можливий лише в межах досягнення вказаних лімітів.

• Далі в налаштуваннях імпорту потрібно вибрати один із варіантів поведінки щодо вже існуючих у системі контактів:

• Ігнорувати існуючі контакти. У цьому випадку система перевірятиме кожен контакт з вашого файлу на предмет співпадіння його даних із уже наявними контактами, щоб запобігти появі дублів. Якщо співпадіння буде знайдено, такий контакт у систему доданим не буде.
• Оновлювати дані існуючих контактів під час імпорту. Це бажаний варіант, оскільки в цьому випадку система перевірятиме кожен контакт із вашого файлу на предмет співпадіння його даних із уже наявними контактами і, якщо такий контакт знайдено, намагатиметься доповнити його даними з файлу.
• Вважати всі контакти новими. Вибір цього варіанту призведе до того, що в систему без додаткових перевірок будуть завантажені всі контакти з вашого файлу. Важно розуміти, що при виборі цього варіанту не перевіряється наявність у системі контактів з аналогічними адресами email, телефонами тощо. Тому його рекомендується використовувати лише в ситуаціях, коли ви впевнені, що в системі немає контактів із аналогічними даними. Наприклад, якщо ви імпортуєте свою базу даних контактів у порожній акаунт Planfix. В іншому випадку вибір цієї опції може призвести до створення дублів контактів, тобто кількох карток контактів з повністю або частково перетинною інформацією.

• При виборі першого або другого варіанта вам знадобиться додатково вказати спосіб, яким система буде визначати співпадіння імпортованих контактів із існуючими:

У цьому списку представлено кілька варіантів комплексної перевірки за набором полів, а також всі користувацькі поля, які можуть містити "ключ", що визначає унікальність контакту.

3. Дані для імпорту

• У цьому блоці відображено кілька рядків з вашого файлу імпорту. Вам потрібно виконати зіставлення стовпців у відображуваній таблиці та полів контакту:

При цьому:

• зіставлення відбувається з полями з обраного вами шаблону Контакта або Компанії;
• обов'язково потрібно вибрати стовпець файлу, у якому зберігається ім'я контакту / назва компанії;
• якщо значення в першому рядку стовпця співпадає з назвою поля контакту в Planfix, зіставлення відбувається автоматично — це дозволяє підготувати файл певного формату, щоб при частому імпорті не доводилося щоразу робити зіставлення вручну.

Після того, як зіставлення стовпців файлу з полями контакту задано, потрібно натиснути кнопку Почати імпорт. Під час імпорту в інформаційному вікні буде виводитися інформація про кількість імпортованих контактів.

Важливо

• Щоб імпортувати кілька email-адрес, кожну з них потрібно зіставити з полем E-mail у Planfix. Перший email із списку адрес буде записаний у основний, інші — у додаткові.
• Під час імпорту в поле типу Дата та час дані повинні бути представлені у форматі дд-мм-рррр мм:гг.
• Замість символа "-" можуть використовуватися символи "." (крапка) або "/" (слеш).
• Номер дня у вигляді однієї цифри та рік у вигляді двох цифр наразі не підтримуються.
• Із Microsoft Project в Planfix імпортуються лише зв'язки та дати.

Перейти

• Контакти