Дашборд для найму співробітників у Planfix
Дашборд для найму співробітників — це один екран, на якому видно всіх кандидатів і етап, на якому кожен із них зупинився. Поки вакансій одна-дві, резюме ще якось живуть у пошті й таблицях, але щойно потік відгуків зростає, стає незрозуміло, кого вже співбесідували, а кому ніхто не відповів. У відео нижче показано, як зібрати таку дошку на об’єктах Planfix і в планувальнику — без окремої HR-системи.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:05 — як виглядає процес найму, зібраний в одному місці;
- 0:36 — як оцифрувати заявку кандидата в картці об’єкта;
- 1:17 — як описати статусами етапи відбору;
- 1:36 — як налаштувати планувальник і відкрити його лише тим, хто веде відбір;
- 1:51 — як зібрати картку кандидата на шаблоні контакту, щоб резюме не губилися;
- як переводити кандидата у співробітники, коли його взяли на роботу.
Як зібрати дошку найму в Planfix
Дошка найму складається з чотирьох частин: об’єкт, на якому оцифровують заявку кандидата, набір статусів, що відповідає етапам відбору, планувальник, який збирає кандидатів у стовпці, і картка контакту з особистими даними. Типи об’єктів налаштовують у розділі Управління акаунтом — Типи об’єктів, а сам планувальник створюють в однойменному розділі Planfix.
Крок 1. Картка об’єкта під кандидата
Об’єкт у Planfix — це цифровий двійник сутності або процесу з реального світу: у нього є картка з полями, набір статусів, автоматичні сценарії та кнопки. Для найму на об’єкті оцифровують заявку кандидата: на її основі система створює завдання з даними із заявки. У налаштуваннях вказують назву, збирають набір полів — зайві видаляють, потрібні додають, — а щоб назви завдань формувалися самі, у назву підставляють змінні: вони підтягують значення з інших полів об’єкта. Тут же призначають виконавців — співробітників, відповідальних за спілкування з кандидатами, і за потреби заздалегідь готують чекліст. У картці варто залишити лише ті поля, якими рекрутер справді користується щодня, щоб заповнення не перетворилося на обов’язок заради обов’язку.
Крок 2. Статуси як етапи відбору
Набір статусів визначає, у яких станах буває кандидат і за якими правилами він переходить з одного стану в інший. У відео зайві статуси спершу видаляють, залишаючи тільки «Чернетка» і «Завершене», а потім додають етапи відбору — кожному задають назву та колір. Статус додають кнопкою Додати статус в набір: якщо потрібний статус уже є в акаунті, його вибирають зі списку, якщо немає — створюють через Плюс. Далі для статусу вказують, з яких статусів у нього можна перейти і в які статуси можна перейти з нього. Довідка радить заздалегідь продумати всі переходи й передбачити повернення на попередній крок — у наймі це стається часто, бо кандидата нерідко відкладають і повертають до розгляду пізніше. Усі налаштування описані в довідці про набір статусів об’єкта.
Крок 3. Планувальник з усіма кандидатами
Планувальник у Planfix — основний інструмент планування роботи. Його головна особливість у тому, що він не лише показує відібрані записи на одному екрані, а й дозволяє швидко змінювати їхні параметри простим перетягуванням зі стовпця в стовпець. Стовпці в інтерфейсі називаються списками, і які саме параметри зміняться, залежить від умов відбору того списку, у який ви перетягнули запис. Для дошки найму це означає просту схему: по списку на кожен етап відбору — і переміщення кандидата по дошці саме й є зміна його етапу. Вид кожного списку вибирають у параметрах його налаштування, тож воронку можна показати картками, простим списком або таблицею. Коли етапи готові, на їх основі складають канбан. Доступ налаштовують окремо: вибирають опцію, за якою планувальником користуються лише вибрані співробітники, і перелічують їх — так дошка найму залишається видною тільки тим, хто веде відбір. Схожа логіка лежить в основі простору для рекрутингу, де вакансії та кандидати ведуться в одному потоці.
Крок 4. Картка кандидата і перехід у співробітники
Останній крок — картка кандидата, де зберігаються його особисті дані: для неї створюють новий шаблон контакту й залишають у наборі полів лише потрібне. Поля можна переміщати: поле Файли варто перенести з панелі Додаткові дані до основних, щоб зручно зберігати резюме кандидата. Тут же задають права доступу до контакту — у відео їх відкривають HR-менеджеру та бухгалтеру, щоб обидва могли переглядати й редагувати дані кандидатів. Коли кандидата схвалено, бухгалтер оформлює документи та переводить його у співробітники, і все, що накопичилося за час відбору, залишається в акаунті, а не в особистій пошті рекрутера. Після цих кроків залишається підключити надходження заявок — поштою, з форм на сайті або з месенджерів, — щоб картки кандидатів створювалися без ручного введення; про розбір листів ми писали в пості про автоматичне створення правил для обробки e-mail.
Що змінюється в роботі з кандидатами
- Усі кандидати в одному місці: не треба зводити пошту, таблиці й нотатки, щоб зрозуміти стан вакансії;
- Етап видно без запитань: статус кандидата зафіксований у системі, а не в пам’яті рекрутера;
- Резюме не губляться: файли лежать у картці кандидата разом з історією спілкування;
- Найм без переносу даних: кандидата переводять у співробітники в тому самому акаунті.
Кому це потрібно
- Рекрутерам: воронку кандидатів видно на одному екрані, а етап змінюється перетягуванням;
- Керівникам команд: зрозуміло, на якій стадії закриття вакансії і хто чекає на співбесіду;
- Невеликим компаніям без HR-відділу: найм ведеться в тій самій системі, де вже живуть завдання;
- Адміністраторам Planfix: дошка збирається на наявних об’єктах і планувальниках, без окремого сервісу.
Часті запитання (FAQ)
Чи потрібна окрема HR-система для найму?
Ні. Дошку найму збирають у самому Planfix: на об’єкті оцифровують заявку кандидата, набір статусів описує етапи відбору, планувальник показує всіх кандидатів на одному екрані, а особисті дані зберігаються в картці контакту.
Де налаштувати статуси етапів відбору?
У розділі Управління акаунтом — Типи об’єктів: у потрібному об’єкті відкривають набір статусів, додають статуси кнопкою Додати статус в набір і задають правила переходів між ними.
Чи можна змінювати етап кандидата перетягуванням?
Так. У планувальнику параметри запису змінюються перетягуванням зі стовпця в стовпець: що саме зміниться, визначають умови відбору того списку, у який ви перетягнули кандидата.
Спробуйте у своєму акаунті
Почніть із малого: налаштуйте картку кандидата, опишіть статусами етапи відбору і зберіть планувальник, у якому буде по списку на кожен етап. Далі дошка працюватиме сама — рекрутеру залишиться перетягувати кандидатів між стовпцями. Якщо вам цікаво, які ще HR-процеси можна вести в одній системі, подивіться, як Planfix допомагає команді управління персоналом. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть дашборд для найму під свої вакансії.
