Облік розрахунків із клієнтами: звіт за платежами
Облік розрахунків із клієнтами перетворюється на проблему тоді, коли оплати, акти й накладні живуть у різних файлах, таблицях і листуваннях: щоб відповісти на просте запитання «скільки нам винні», доводиться збирати дані вручну. У Planfix ці дані вносять у завдання та проєкти, а потім збирають в одному звіті за платежами. У відео нижче за 1:50 показано, як налаштувати такий облік і що буде видно в результаті.
Що ви дізнаєтесь із відео
- Як виглядає звіт за платежами і на які запитання він відповідає (0:10).
- Як налаштувати аналітику, через яку в систему потрапляють дані про оплати (0:21).
- Як створити звіт і вивести розрахунки в розрізі проєктів (0:55).
- Де видно, скільки оплачено, що закрито документами та де залишилися борги.
Як налаштувати облік платежів у Planfix: крок за кроком
Крок 1. Створіть аналітику для розрахунків
Аналітика в Planfix — це інструмент, який дозволяє додати реквізити обліку, яких немає в системі за замовчуванням, але які потрібні вашій компанії. Нову аналітику створює адміністратор акаунта в розділі Управління акаунтом — Аналітики. Аналітики об’єднані в групи, тому свою можна додати в наявну групу або створити власну — наприклад, для розрахунків із клієнтами.
У формі створення вказують назву аналітики та описують її реквізити: для кожного — назву й тип інформації зі списку. Список типів реквізитів майже повністю збігається з типами користувацьких полів, а для більшості реквізитів можна задати довжину поля. Якщо потрібні розрахункові значення, допоможуть обчислювані поля в аналітиках: вони оперують значеннями інших реквізитів та довідників, які в аналітиці використовуються.
Крок 2. Вносьте платежі й документи в завдання
Аналітика працює в парі зі звітами: користувачі вносять інформацію в завданнях, а звіти збирають її й виводять у зручній для аналізу формі. Тобто кожну оплату, акт або накладну додають до того завдання чи проєкту, з яким вона пов’язана, — і дані одразу опиняються там, де їх шукатимуть колеги. Щоб бачити підсумок просто в завданні, скористайтеся користувацьким полем Підсумки аналітики: дані, внесені через аналітики, підсумовуються в ньому автоматично.
Крок 3. Зберіть звіт за платежами
У розділі Звіти натисніть Новий звіт або виділіть наявний звіт, на основі якого хочете зробити свій, і натисніть Зробити копію. Відкриється режим Майстер звітів, який проведе вас крок за кроком: Загальна інформація, Параметри відбору, Вид звіту, Графіки в звітах і Керування доступом.
Крок 4. Налаштуйте відбір, вид і доступ
На кроці Параметри відбору задайте, за якими проєктами й завданнями збирати дані, а на кроці Вид звіту — як вивести аналітику платежів у рядках і колонках; за потреби звіт будують одразу за кількома аналітиками. Крок Керування доступом визначає, хто бачить фінансові цифри. Готовий звіт можна зберегти, запускати за розкладом та експортувати, щоб щомісячна картина розрахунків збиралася без ручної роботи.
Приклад із відео: усі розрахунки в одному звіті
У відео звіт показано на платежах за проєктами. В одній таблиці видно, скільки клієнт уже оплатив, які суми закриті документами — актами й накладними — і де залишився борг. Керівник відкриває такий звіт і бачить картину розрахунків за всіма проєктами, не збираючи дані з таблиць і не перепитуючи колег; менеджер із цього самого звіту розуміє, за якими клієнтами потрібно нагадати про оплату.
Кому це потрібно
- Керівництву: бачити фінансову картину за проєктами й контролювати дебіторську заборгованість без зведених таблиць.
- Фінансам і бухгалтерії: вести облік платежів і документів у тому самому місці, де йде робота.
- Керівникам проєктів: розуміти, які суми за проєктом уже надійшли, а які ще очікуються.
- Менеджерам з продажу: вчасно бачити незакриті платежі своїх клієнтів і нагадувати про них.
Часті запитання (FAQ)
Хто може створити аналітику в Planfix?
Нову аналітику створює адміністратор акаунта в розділі Управління акаунтом — Аналітики. Там же можна додати аналітику в наявну групу або створити власну групу, наприклад для розрахунків із клієнтами.
Чи можна побачити платежі в розрізі проєктів?
Так. Звіти збирають дані, внесені через аналітику, і виводять інформацію про проєкти, завдання та інші сутності Planfix, тому розрахунки можна показати за проєктами й підсумувати в потрібному вигляді.
Чи є в Planfix готовий звіт про доходи та витрати?
Так. Група аналітик Управління фінансами містить аналітики Доходи і Витрати, а переглядати їх зручно у стандартному звіті «Звіт: доходи та витрати». Для роботи з ними в акаунті потрібна конфігурація «Облік доходів та витрат».
Спробуйте зібрати свій звіт за платежами
Почніть з однієї аналітики для оплат і одного звіту за проєктами — далі облік розрахунків із клієнтами розширюється документами, строками й потрібними вам реквізитами. Якщо керуєте роботою в проєктах, подивіться також, як влаштоване управління проєктами в Planfix, а щоб тримати ключові цифри перед очима — як зробити дашборди з ключовими метриками. Налаштувати облік на своїх даних можна одразу: зареєструйте акаунт Planfix і зберіть перший звіт.
