Облік робочого часу в Planfix: конфігурація і звіти
Облік робочого часу в Planfix тримається не на табелях, а на даних, які співробітники вносять там, де працюють, — у завданнях: скільки годин пішло на роботу, якого вона виду і скільки коштує. Для цього є готова конфігурація «Облік робочого часу»: вона враховує фактичний час роботи над завданнями та проєктами, контролює види виконуваних робіт і підраховує їхню вартість для виплати заробітної плати. У відео нижче за сім хвилин показано, як це влаштовано, а далі в статті ті самі кроки розписані текстом — від довідників до обліку робочого часу співробітників у звіті.
Що показано у відео
- 0:00 — коротко про функціонал конфігурації: що вона враховує й що рахує.
- 0:24 — ідеологія обліку: аналітика «Фактичний час роботи» та формула нарахування.
- 1:56 — прості налаштування: довідники, тарифи за годину й особисті коефіцієнти.
- 3:30 — три способи обліку часу роботи співробітників над завданнями та проєктами.
- 5:34 — звіт «Тайм-трекінг»: відпрацьовані години та їхня вартість за вибраний період.
Як налаштувати облік робочого часу в Planfix: покроково
Логіка обліку проста: час роботи зберігається в аналітиці, а нарахування рахується за формулою — тривалість роботи в годинах, помножена на тариф за годину, на коефіцієнт типу часу й на особистий коефіцієнт співробітника. Перед стартом потрібно підготувати довідники й коефіцієнти.
Крок 1. Встановіть конфігурацію та увімкніть таймер
Конфігурацію встановлюють з маркетплейсу Planfix, її встановлення доступне на будь-якому тарифі. Далі переключіться в Базовий робочий простір і активуйте вбудований таймер: кожен співробітник включає його собі сам у картці співробітника — «Налаштування» → «Особисті налаштування» → «Вбудований таймер».
Крок 2. Заповніть довідник «Тип роботи»
Перед початком використання аналітики «Фактичний час роботи» адміністратор акаунта заповнює довідник видів робіт: перейдіть у «Довідники», відкрийте довідник «Тип роботи», видаліть записи, додані для прикладу, і внесіть види робіт, які виконують ваші співробітники. У кожному записі вкажіть базову ставку за одну годину роботи у валюті вашого обліку — лише цифру, без позначення валюти. Довідник можна доповнювати й потім, а великий список варто розподілити по групах.
Крок 3. За потреби додайте довідник «Тип часу»
Довідник «Тип часу» відповідає за коефіцієнти, з якими оплачується робота поза звичайним графіком: у нічну зміну або у святковий день співробітник може отримувати більше. Саме для цього в аналітиці є вибір типу часу — робочий чи неробочий. Якщо таких випадків у вас немає, цей крок можна пропустити.
Крок 4. Встановіть особисті коефіцієнти співробітників
Конфігурація виходить з того, що за одиницю часу досвідчений співробітник виконає більше роботи, ніж новачок. Особистий коефіцієнт встановлюється в картці співробітника: перейдіть у розділ «Співробітники», виберіть потрібного, відкрийте картку для редагування та вкажіть значення. Якщо особисті коефіцієнти ви не використовуєте або поки важко їх визначити, поставте всім одиницю — конфігурація готова до роботи.
Три способи додати аналітику часу в завдання
- Співробітник вносить час сам. У коментарі до завдання він натискає «+», вибирає аналітику «Фактичний час роботи» й заповнює дату, час і вид роботи. Додавати аналітику найкраще до тих завдань, над якими велася робота: тоді видно витрати на конкретне завдання, а не лише на співробітника.
- Дані вводить керівник. Коли час фіксує керівник або інша відповідальна особа, при додаванні аналітики потрібно вибрати співробітника у відповідному полі.
- Працює вбудований таймер. На сторінці завдання увімкніть іконку годинника — і почнеться відлік. Після цього можна вільно переходити між іншими завданнями, на таймер це не впливає. Коли ви натиснете «стоп», у завдання запишеться рядок аналітики з вибраним видом роботи й часом зі старту.
Робота над завданням часто йде в кілька підходів, тому в одному завданні може бути кілька записів аналітики. Однакові аналітики, додані протягом дня, об’єднуються в один запис, а їхній час підсумовується.
Звіт: тайм-трекінг — години та вартість робіт
Усе, що внесли співробітники, видно у звітах групи «Управління часом». Конфігурація містить кілька готових звітів: за поточний день, за поточний місяць, за минулий місяць і по проєктах. У звіті видно, скільки годин відпрацював кожен співробітник і яка вартість цих робіт з урахуванням особистого коефіцієнта. Якщо розгорнути рядок, стане видно роботу в робочому графіку й у неробочий час, а глибше — конкретні завдання та витрати на них. Той самий зріз доступний і по кожному проєкту за вибраний період: як у годинах, так і в грошах.
Приклад з відео: аналітика, що стає рахунком клієнту
Окремі завдання можна створювати й під потреби обліку робочого дня. У відео показують завдання «Робота на виїзді»: воно потрібне, щоб постфактум фіксувати роботи на викликах у клієнтів, коли окремих завдань на кожен виклик немає. Стандартний звіт при цьому не є межею: на його основі можна створювати інші звіти з тієї ж аналітики — наприклад, звіт про виконані роботи, за яким клієнту виставляють рахунок за щомісячне обслуговування.
Кому це корисно
- Керівникам і фінансам: нарахування за виконану роботу рахується за прозорою формулою, а не зводиться вручну в таблицях.
- Сервісним і проєктним командам: видно трудовитрати на конкретне завдання та проєкт, а не лише загальні години співробітника.
- Тим, хто працює з клієнтами погодинно: на основі тієї ж аналітики будується звіт про виконані роботи для рахунку.
- Адміністраторам акаунта: налаштування зводиться до двох довідників і коефіцієнтів, конфігурація встановлюється на будь-якому тарифі.
Часті запитання (FAQ)
Чи потрібен окремий тайм-трекер для обліку часу?
Ні. У Planfix є вбудований таймер: кожен співробітник активує його в особистих налаштуваннях своєї картки, запускає на сторінці завдання, а після зупинки час записується в завдання рядком аналітики «Фактичний час роботи».
Як рахується вартість відпрацьованих годин?
Тривалість роботи в годинах множиться на тариф за годину з довідника «Тип роботи», потім на коефіцієнт робочого чи неробочого часу й на особистий коефіцієнт співробітника. За потреби в аналітику можна додати свої поля — наприклад, ставку залежно від клієнта.
Де подивитися відпрацьовані години співробітників?
У звітах групи «Управління часом»: конфігурація додає тайм-трекінг за поточний день, за поточний місяць, за минулий місяць і по проєктах за поточний місяць. Звіти згруповані за співробітниками й показують години та вартість робіт.
З чого почати: налаштування і звіти
Почніть з малого: внесіть у довідник кілька основних видів робіт зі ставками, поставте всім коефіцієнт одиницю й попросіть команду тиждень фіксувати час у завданнях. Коли дані накопичаться, відкрийте звіти Planfix і подивіться, у що насправді складається робочий місяць. Як влаштовані самі реквізити обліку, ми розбирали у відеопості про аналітику в Planfix, а перевірити конфігурацію на своїх процесах можна в безкоштовному пробному періоді.
