Обмін документами з клієнтами: кабінет і пошта Planfix
Обмін документами з клієнтами найчастіше розсипається на кілька каналів: частину файлів клієнт надсилає в месенджер, частину — на особисту пошту, а через місяць ніхто не пам’ятає, де лежить останній підписаний акт. У відео нижче показано, як звести це в одне русло: клієнт отримує особистий кабінет і листи із завдань Planfix, а його документи зберігаються там, де ведеться робота. Налаштування займає кілька кроків і не вимагає від клієнта реєстрації в системі.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:06 — як працює обмін документами через особистий кабінет клієнта;
- 0:48 — які налаштування потрібні, щоб листи надсилалися регулярно;
- як відповідь клієнта з пошти потрапляє в завдання;
- де опиняються файли, які надіслав клієнт.
Як налагодити обмін документами з клієнтами: покроково
Схема складається з двох частин: клієнт підключений до завдання як контакт, а регулярність забезпечує повторюване завдання. Порядок налаштування — нижче.
Крок 1. Додайте клієнта в Контакти
Створіть новий контакт у розділі Контакти, вкажіть ім’я клієнта та його e-mail, а в розділі Права доступу до контакту увімкніть чекбокс Відображати у списку вибору учасників завдання. Після цього клієнта можна додавати в потрібні завдання як Виконавця або Учасника, і доступу до вашого акаунта він при цьому не отримає. Якщо клієнт уже писав вам листом, з якого створилося завдання, картка контакту з’явилася автоматично — тоді крок можна пропустити. Деталі описані в довідці про роботу з клієнтом по e-mail.
Крок 2. Напишіть клієнту із завдання
Відкрийте завдання, додайте новий коментар, прикріпіть файли, з якими потрібно ознайомити клієнта, і виділіть його в блоці Контакти. Клієнт отримає лист на свою адресу, а його відповідь — разом з вкладеними документами — повернеться в те саме завдання новим коментарем. Системні повідомлення про зміну статусу чи підключення виконавців клієнту не надсилаються, тому внутрішню частину роботи він не бачить.
Крок 3. Перевірте посилання на особистий кабінет
Особистий кабінет надається контактам безкоштовно й автоматично: посилання на нього стоїть у підвалі кожного листа з Planfix як напис Повна історія переписки. У кабінеті клієнт бачить історію переписки по завданню, додає коментарі та файли, переглядає й завантажує вкладення і переключається між доступними йому завданнями; ширші можливості показу даних клієнту дають клієнтські дошки. Якщо в листах посилання немає, додайте його в шаблоні повідомлення: Управління акаунтом — Робота за допомогою e-mail — Шаблони повідомлень зовнішніх контактів.
Крок 4. Зробіть завдання повторюваним
Щоб запит на документи не залежав від пам’яті співробітника, під час створення або редагування завдання натисніть піктограму з круговими стрілками і задайте умови, коли завдання має створюватися. Завдання набуде статусу повторюваного, а в розділі Завдання — Повторювані з’явиться шаблон повторення: з нього беруться тривалість, дата завершення, чекліст і файли. Далі Planfix створює завдання сам і повідомляє про це виконавця, вказаного в шаблоні; як задати межі повторення й вимкнути його раніше, описано в довідці про повторювані завдання.
Приклад: щомісячний збір документів у завданні
Найзрозуміліший сценарій для такої схеми — щомісячний пакет документів. Повторюване завдання створюється, наприклад, в останній день місяця, у шаблоні повторення вже вказані виконавець і строки, а клієнт підключений до завдання контактом. Виконавцю залишається надіслати коментар із запитом, а клієнт відповідає з пошти або завантажує файли в особистому кабінеті — і те, і те лягає в завдання цього місяця. Заплановані, але ще не створені завдання видно в Планувальнику: у Календарі по днях і Повному календарі.
Чому документи не губляться в завданнях
Коли переписка й файли живуть в одному завданні, зникає головна причина втрат — кілька паралельних каналів. Документ, надісланий поштою, і документ, завантажений у кабінеті, потрапляють в одну стрічку, а зберігання документів у Planfix працює на рівні завдання, проєкту та всього акаунта. Два обмеження варто врахувати заздалегідь: чеклісти в особистому кабінеті не відображаються, а однаковий e-mail для кількох контактів використовувати не варто — система не визначить, кому саме надсилати повідомлення.
Кому це потрібно
- Бухгалтерія: акти й накладні за місяць збираються в одному завданні, а не в кількох листуваннях;
- Відділ продажу: договори й додатки лежать поруч з історією переписки з клієнтом;
- Сервіс і підтримка: клієнт надсилає документ з кабінету або з пошти, відповідь залишається в завданні;
- Керівник: видно, коли надсилали запит і що саме клієнт відповів.
Часті запитання (FAQ)
Чи потрібно давати клієнту доступ до Planfix?
Ні. Достатньо додати клієнта контактом: він працює поштою, а особистий кабінет надається безкоштовно й автоматично всім контактам, з якими ви переписуєтесь із системи. Якщо потрібен розширений доступ, у Planfix для цього є роль зовнішнього користувача.
Де клієнт бере посилання на особистий кабінет?
У підвалі кожного листа, який Planfix надсилає зовнішнім контактам, — це напис Повна історія переписки. Якщо в ваших листах його немає, додайте посилання в шаблоні повідомлень зовнішніх контактів у розділі Управління акаунтом.
Чи побачить клієнт внутрішнє обговорення завдання?
Ні. Клієнту надходять повідомлення лише про ті дії, про які його сповіщають, тому з колегами в завданні можна переписуватися вільно. Системні повідомлення про зміну статусу чи підключення виконавців клієнту не надсилаються.
Спробуйте у своєму акаунті
Підключіть одного клієнта контактом, напишіть йому із завдання й перевірте, що в листі є посилання на особистий кабінет. Коли схема запрацює, перенесіть на неї регулярні запити — для цього і потрібне автоматичне повторення завдань. Поруч буде корисно почитати, як додати файл у Planfix і впорядкувати документи. Якщо акаунта ще немає, створіть його і спробуйте схему на своїх документах.
