Як працювати з клієнтом по e-mail?
Якщо ви не хочете давати доступ клієнту до свого акаунта Planfix, або клієнт не горить бажанням використовувати нову систему, тоді роботу з ним можна організувати за допомогою електронної пошти:
- створіть новий контакт у розділі Контакти;
- вкажіть ім’я клієнта та його e-mail;
- у розділі Права доступу до контакту активуйте чек-бокс Відображати у списку вибору учасників завдання.
Це дасть можливість додати клієнта в потрібні завдання в якості Виконавця або Учасника, при цьому доступу до Planfix клієнт не отримає.
Важливо: якщо клієнт написав вам лист, який став завданням у Planfix, його картка контакту створюється автоматично — ви можете пропустити цей крок і просто спілкуватися з ним по завданню.
Робота по завданнях
Якщо потрібно погодити з клієнтом якесь питання або повідомити йому про результати:
- додайте новий коментар до завдання, до якого підключений цей клієнт;
- напишіть текст коментаря, адресований клієнту;
- додайте (за потреби) файли, з якими хочете його ознайомити;
- виділіть його в блоці Контакти;
- збережіть коментар.
Клієнт отримає лист з вашою інформацією на e-mail, який ви додали йому як контакту у Planfix. Відповідь клієнта на цей лист буде додана в завдання новим коментарем.
Яку інформацію отримує клієнт
- У загальному випадку клієнту надходять повідомлення тільки про ті дії, про які його сповіщають. Тому ви можете керувати видимістю для клієнта дій, що виконуються по завданню, зокрема вільно переписуватися всередині завдання з колегами, не повідомляючи про це клієнта — повідомлень про це він не отримає.
- Будьте уважні, відповідаючи на повідомлення від Planfix по e-mail: ваша відповідь буде відправлена всім отримувачам листа, на який ви відповідаєте, тому якщо одним з адресатів був клієнт, то він також отримає вашу відповідь. За допомогою параметра Не надсилати контактам повідомлення про коментарі, додані іншими учасниками по e-mail можна обмежити отримання клієнтами таких відповідей.
- Системні повідомлення (про зміну статусу завдання, підключення/відключення виконавців тощо) клієнту НЕ надсилаються.
- Клієнту, який поставив завдання по пошті на внутрішню адресу співробітника компанії, НЕ надсилається автоматичне повідомлення про його прийняття або прострочення.
Додатково
- Клієнтам, з якими ви переписуєтеся з Planfix, автоматично і безкоштовно надається Особистий кабінет. У ньому клієнти без розширеного доступу до системи можуть бачити переписку по всіх питаннях.
Важливо
- Ми не рекомендуємо використовувати однаковий e-mail для кількох контактів, оскільки при відправленні повідомлення на цей e-mail система не зможе визначити, якому з контактів відправити повідомлення, і відправить першому знайденому. Для кожного контакту доцільно вказувати окремий e-mail, що не збігається з іншими.