Як працювати з клієнтом по e-mail?
Якщо ви не хочете давати доступ клієнту до свого акаунту Planfix, або клієнт не прагне використовувати нову систему, тоді роботу з ним можна організувати за допомогою електронної пошти:
- створіть новий контакт у розділі Контакти;
- вкажіть ім'я клієнта та його e-mail;
- активуйте чекбокс Відображати в списку вибору учасників завдання:
Це дасть можливість додати клієнта до потрібних завдань як виконавця або учасника, при цьому доступ до Planfix клієнт не отримає.
Важливо: якщо клієнт написав вам лист, який став завданням в Planfix, його картка контакту створюється автоматично, ви можете пропустити цей крок і просто спілкуватися з ним по завданню.
Робота по завданням
Якщо потрібно узгодити з клієнтом якийсь питання або повідомити йому про результати:
- додайте новий коментар до завдання, до якого підключений цей клієнт;
- напишіть текст коментаря, адресований клієнту;
- додайте (при потребі) файли, з якими хочете його ознайомити;
- виділіть його в блоку Контакти;
- збережіть коментар.
Клієнт отримає лист з вашою інформацією на e-mail, який ви додали йому як контакту в Planfix. Відповідь клієнта на цей лист буде додана в завдання новим коментарем.
Яку інформацію отримує клієнт
- У загальному випадку, клієнту надсилаються повідомлення тільки про ті дії, про які його повідомляють. Тому ви можете керувати видимістю для клієнта дій, що проводяться по завданню, в тому числі вільно переписуватися в межах завдання з колегами, не повідомляючи про це клієнта - повідомлень про це він не отримає.
- Будьте уважні, відповідаючи на повідомлення від Planfix по email: ваша відповідь буде відправлена всім отримувачам листа, на який ви відповідаєте, тому якщо одним з адресатів був клієнт, то він також отримає вашу відповідь. За допомогою параметра Не надсилати контактам повідомлення про коментарі, додані іншими учасниками по e-mail можна обмежити отримання клієнтами таких відповідей.
- Системні повідомлення (про переведення статусу завдання, підключення/відключення виконавців і т.п.) клієнту НЕ надсилаються.
- Клієнту, який поставив завдання по пошті на внутрішню адресу співробітника компанії, НЕ надсилається автоматичне повідомлення про її прийняття або прострочення
Додатково
Клієнтам, з якими ви переписуєтеся з Planfix, автоматично і безкоштовно надається Особистий кабінет. В ньому клієнти без розширеного доступу в систему можуть бачити переписку по всім питанням.
Важливо
Ми не рекомендуємо використовувати однаковий e-mail для декількох контактів, оскільки при відправці повідомлення на цей e-mail система не зможе визначити, якому з контактів відправити повідомлення і відправить першому знайденому. Для кожного контакту доцільно вказувати окремий e-mail, який не збігається з іншими.