Як працювати з клієнтом по e-mail?

Матеріал з Planfix
Перейти до: навігація, пошук

Якщо ви не хочете давати доступ клієнту до свого акаунту Planfix, або клієнт не прагне використовувати нову систему, тоді роботу з ним можна організувати за допомогою електронної пошти:

  • створіть новий контакт у розділі Контакти;
  • вкажіть ім'я клієнта та його e-mail;
  • активуйте чекбокс Відображати в списку вибору учасників завдання:

HILURu.png


Це дасть можливість додати клієнта до потрібних завдань як виконавця або учасника, при цьому доступ до Planfix клієнт не отримає.

Важливо: якщо клієнт написав вам лист, який став завданням в Planfix, його картка контакту створюється автоматично, ви можете пропустити цей крок і просто спілкуватися з ним по завданню.


Робота по завданням

Якщо потрібно узгодити з клієнтом якийсь питання або повідомити йому про результати:

  • додайте новий коментар до завдання, до якого підключений цей клієнт;
  • напишіть текст коментаря, адресований клієнту;
  • додайте (при потребі) файли, з якими хочете його ознайомити;
  • виділіть його в блоку Контакти;
  • збережіть коментар.


Клієнт отримає лист з вашою інформацією на e-mail, який ви додали йому як контакту в Planfix. Відповідь клієнта на цей лист буде додана в завдання новим коментарем.


Яку інформацію отримує клієнт

  • У загальному випадку, клієнту надсилаються повідомлення тільки про ті дії, про які його повідомляють. Тому ви можете керувати видимістю для клієнта дій, що проводяться по завданню, в тому числі вільно переписуватися в межах завдання з колегами, не повідомляючи про це клієнта - повідомлень про це він не отримає.
  • Системні повідомлення (про переведення статусу завдання, підключення/відключення виконавців і т.п.) клієнту НЕ надсилаються.
  • Клієнту, який поставив завдання по пошті на внутрішню адресу співробітника компанії, НЕ надсилається автоматичне повідомлення про її прийняття або прострочення


Додатково

Клієнтам, з якими ви переписуєтеся з Planfix, автоматично і безкоштовно надається Особистий кабінет. В ньому клієнти без розширеного доступу в систему можуть бачити переписку по всім питанням.


Важливо

Ми не рекомендуємо використовувати однаковий e-mail для декількох контактів, оскільки при відправці повідомлення на цей e-mail система не зможе визначити, якому з контактів відправити повідомлення і відправить першому знайденому. Для кожного контакту доцільно вказувати окремий e-mail, який не збігається з іншими.


Перейти