Рекомендації щодо роботи з зовнішньою поштою
Матеріал з Planfix
Ми рекомендуємо таку схему роботи з поштою в Planfix:
- Вхідна пошта надходить на зовнішню скриньку на одному з сервісів із якісним спам-фільтром: GMail, Mail.ru або на ваш корпоративний поштовий сервер.
- Там налаштовується автоматична переадресація всередину Planfix, наприклад, на віртуальний поштовий ящик, на якому зручно налаштувати правила обробки пошти і формування з листів завдань у потрібних проєктах, або на внутрішню email-адресу співробітника.
- Додавши налаштування свого поштового запису у Planfix, ви забезпечите відповідь клієнту з тієї ж зовнішньої скриньки, на яку він написав свій лист.
Така конструкція дозволить вам перевести в Planfix всю переписку з клієнтами:
- Новий лист на вашу адресу автоматично стане завданням у Planfix. Для відправника при цьому буде створено новий контакт, якщо раніше в Planfix не було контакту з такою адресою email.
- Коментар, доданий вами в цьому завданні, буде надіслано клієнту або іншому зовнішньому контакту у вигляді звичайного листа (якщо, звісно, він буде повідомлений про цей коментар). Такий підхід дозволяє вести переписку з колегами по завданню, повідомляючи клієнта лише про ті коментарі, які мають бути йому надіслані.
- Відповідь зовнішнього контакту на коментар з Planfix потрапляє в завдання, в якому був доданий коментар. При цьому про отримання нової відповіді будуть повідомлені ті ж користувачі, які повідомлялися в коментарі, на який прийшла відповідь. Це повторює звичний спосіб переписки з кількома адресатами.
Захист від спаму
Описаний спосіб дозволяє отримувати мінімум спаму, оскільки основну його частину відсікають зовнішні спам-фільтри поштових систем.
При цьому, якщо з якоїсь причини ваша внутрішня e-mail адреса Planfix потрапила в базу спамерів і ви отримуєте пошту безпосередньо на неї, то можна її змінити:
- якщо це ваша особиста адреса, то змінити її можна, змінивши логін у системі. Логін є складовою частиною вашої внутрішньої e-mail адреси, тому змінивши його, ви змінюєте й саму адресу.
Зверніть увагу: після зміни такі листи доходити не будуть — потрібно попередити всіх, з ким ви переписувалися, про зміну адреси.
- якщо це віртуальний e-mail, то його можна видалити і створити новий. Є певні незручності, пов’язані з переналаштуванням правил обробки листів, які приходять на цю адресу — але якщо спаму справді багато, то ці незручності не виглядають такими вже страшними.