Рекомендації щодо роботи з зовнішньою поштою

Ми рекомендуємо таку схему роботи з поштою в Planfix:

• Вхідна пошта потрапляє на зовнішній ящик на одному з сервісів, що мають якісний спам-фільтр: GMail, Mail.ru або на ваш корпоративний поштовий сервер.

• Там налаштовується автоматичне переадресування всередину Planfix — наприклад, на віртуальну поштову скриньку, на якій зручно налаштувати правила обробки пошти та формування з листів завдань в потрібних проектах, або на внутрішню email-адресу співробітника.

• Додавши налаштування свого поштового запису в Planfix, ви забезпечите відповідь клієнту з того ж зовнішнього ящика, на який він написав свій лист.

Така конструкція дозволить вам перевести в Planfix всю переписку з клієнтами:

• Новий лист на вашу адресу автоматично стане завданням в Planfix. Для відправника при цьому буде створений новий контакт, якщо раніше в Planfix не було контакту з такою email адресою.
• Коментар, доданий вами в цьому завданні, буде відправлений клієнту або іншому зовнішньому контакту у вигляді звичайного листа (якщо, звичайно, він буде повідомлений про цей коментар). Такий підхід дозволяє вести переписку з колегами по завданню, повідомляючи клієнта тільки про ті коментарі, які повинні бути йому відправлені.
• Відповідь зовнішнього контакту на коментар з Planfix потрапляє в завдання, в якому був доданий коментар. При цьому про отримання нової відповіді будуть повідомлені ті ж користувачі, які повідомлялись в коментарі, на який прийшла відповідь. Це повторює звичний спосіб переписки з кількома адресатами.

Захист від спаму

Описаний спосіб дозволяє отримувати мінімум спаму, так як основна його частина буде відсікатися зовнішніми спам-фільтрами поштових систем.

При цьому, якщо з якоїсь причини ваша внутрішня e-mail адреса Planfix потрапила в базу спамерів і ви отримуєте пошту безпосередньо на неї, то можна змінити її:

• якщо це ваша особиста адреса, то змінити її можна, змінивши логін в системі. Логін є складовою частиною вашої внутрішньої e-mail адреси, тому змінивши його, ви змінюєте і саму адресу.

Зверніть увагу: після зміни такі листи доходити не будуть — потрібно попередити всіх, з ким ви переписувалися, про зміну адреси.

• якщо це віртуальний e-mail, то його можна видалити і створити новий. Є певні незручності, пов'язані з переналаштуванням правил обробки листів, що надходять на цю адресу — але якщо спаму дійсно багато, то ці незручності не здаються такими вже страшними

Перейти

• Как защититься от спама
• Блог Planfix: Антиспам 1.0