Відправлення листів з зовнішньої поштової скриньки

Planfix може надсилати листи з зовнішніх адрес e-mail. Налаштування даних поштового запису можливе на рівні особистої картки користувача (зовнішні адреси співробітників) та на рівні всього акаунту (зовнішні адреси компанії).

Як правило, ця можливість використовується для того, щоб ваші клієнти, партнери та підрядники отримували звичайні листи з привичних корпоративних або особистих адрес ваших співробітників, а ви при цьому вели роботу в Planfix.

Налаштування зовнішніх поштових адрес

Налаштування проводиться в Управлінні акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення. Детальні інструкції по налаштуванню поштового запису для співробітників та компанії наведені за посиланнями:

Робота з кількома зовнішніми поштовими адресами

Встановивши в налаштуваннях зовнішньої адреси компанії проєкт або проєкти, для яких він повинен використовуватися, ви забезпечуєте автоматичне спілкування з зовнішніми контактами з цієї адреси для будь-якого завдання в будь-якому з перерахованих проєктів:

Якщо у співробітника є доступ до кількох поштових адрес - як особистим, так і адресам компанії - і ці адреси доступні в проєкті, в якому він веде поточну роботу, то при додаванні коментаря в Planfix, повідомлення про який повинно бути надіслано зовнішньому контакту, у співробітника з'являється можливість вибрати адресу, з якої буде надіслано це повідомлення (для цього включіть сучасний вид відображення інтерфейсу Planfix):

Для того, щоб співробітник, який має доступ до кількох поштових адрес, при створенні міг вибрати, з якої саме адреси піде повідомлення зовнішньому контакту про створене завдання (написаному йому листі), необхідно, щоб в шаблоні, за яким створюється це завдання-лист, було системне поле Зовнішня адреса. Якщо поле відсутнє, необхідно відредагувати цей шаблон і додати поле на одну з панелей:

Важливо

Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні акаунту, і на рівні конкретного користувача, то спрацюють налаштування на рівні користувача. Це дає можливість в одному акаунті для частини співробітників використовувати загальну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні акаунту), а для іншої частини – особисті адреси e-mail (налаштувавши їх в особистих картках співробітників).

Надсилання листів з зовнішніх поштових скриньок можливе тільки для платних та преміум-акаунтів Planfix. Користувачі на безкоштовному пакеті використовувати цей функціонал не зможуть, їхні листи будуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси співробітника в Planfix.

Для нових акаунтів Planfix ці можливості будуть доступні протягом пробного періоду, так що вони зможуть протестувати їх застосування для своєї ситуації. Якщо після закінчення пробного періоду акаунт перейде на безкоштовний пакет, листи почнуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси в Planfix.

Зазначені налаштування впливають тільки на вихідну пошту. Вхідні повідомлення повинні перенаправлятися на внутрішню поштову адресу в Planfix. Детальніше про організацію цієї роботи можна прочитати тут.

Ми рекомендуємо додати як мінімум одну адресу компанії без прив'язки до конкретного проєкту для того, щоб листи зовнішнім контактам з Planfix відходили з цієї адреси в випадках, коли робота йде в проєктах, у яких не встановлена "своя" адреса для надсилання повідомлень, або в завданнях без проєкту.

Попадання листів в спам у клієнта

Якщо ви надсилаєте листи через свій сервер, то для того, щоб вони не потрапляли в спам у клієнта, сервер повинен відповідати вимогам, які пред'являються популярними поштовими серверами. Planfix ніяк не впливає на це в такому випадку.
Перевірте, що у сервера: є SPF запис, є DKIM підпис.

Для перевірки можна використовувати сервіс від гугла (бажано, якщо поштова скринька надана гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Або аналогічні інші сервіси, для прикладу: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/

Якщо сервер вже використовується для розсилки пошти: зареєструйтеся на postmaster.mail.ru і подивіться на доставку та репутацію домену. Якщо з нею є проблеми і багато скарг - підпишіться на FBL і подивіться, на що скаржаться. Аналогічно для postmaster.google.com

Використання сервісів надсилання транзакційних листів

Ви можете використовувати сервіси надсилання транзакційних листів, що надають SMTP API. Приклади таких сервісів:

Навігаційне меню

Перейти