Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії
- З особистої (корпоративної) адреси електронної пошти користувача.
- З загальної для кількох (або всіх) користувачів адреси електронної пошти компанії.
Planfix передбачає використання або першого, або другого варіанта. Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні компанії, і на рівні конкретного співробітника, то спрацюють налаштування на рівні співробітника. Це дає можливість в одному акаунті для частини співробітників використовувати спільну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні компанії), а для іншої частини — особисті адреси e-mail (налаштувавши їх у особистих картках співробітників).
- Зверніть увагу: на поштовому сервері має бути увімкнена можливість підключення по протоколу POP3.
Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії використовується, якщо листи зовнішнім контактам повинні надсилатися з однієї, загальної для кількох (або всіх) співробітників, адреси електронної пошти компанії. Як правило, такий підхід використовується для організації роботи служби підтримки, де оператори обезособлені й спілкуються з клієнтами від імені своєї організації.
Якщо вам потрібно, щоб кожен співробітник спілкувався із зовнішніми контактами зі своєї персональної (в тому числі персональної корпоративної) адреси електронної пошти, необхідно використовувати налаштування зовнішніх адрес співробітників.
- Налаштування зовнішніх адрес компанії здійснюється в розділі Керування акаунтом — Робота з e-mail — Вихідні повідомлення — Зовнішні адреси компанії.
- Вибравши цей пункт, ви потрапляєте до списку адрес, з яких компанія може надсилати свої повідомлення з Planfix. За замовчуванням у списку пусто. Тут же є можливість додати зовнішню адресу кнопкою.
- Клік на кнопку Додати зовнішню адресу викликає вікно налаштувань облікового запису електронної пошти. У ньому є можливість вибрати налаштування за замовчуванням для однієї з популярних поштових служб або ввести дані іншого (в тому числі корпоративного) поштового сервера.
Окрім технічних даних, необхідних для організації надсилання email-повідомлень через зовнішній поштовий сервер, у цьому вікні ви можете вибрати додаткові опції.
Зокрема, ви можете обмежити доступ до створеної адреси, надавши її тільки вибраним співробітникам та групам:
Важливо
- Обов'язково протестуйте внесені налаштування, натиснувши кнопку Перевірити обліковий запис. Якщо тест не проходить, зберігати ці зміни не можна, інакше Planfix не зможе надсилати повідомлення вашим контрагентам.
- Якщо в використовуваному вами поштовому сервісі увімкнена двофакторна автентифікація, може знадобитися пройти додаткову процедуру підключення
Використання зовнішніх email-адрес компанії
У налаштуваннях e-mail адреси компанії ви можете вказати проєкти, для яких буде використовуватися ця адреса:
Такий підхід дозволяє вести в одному акаунті Planfix роботу від імені кількох компаній/брендів і вибирати, з якої адреси будуть надсилатися листи клієнтам у рамках конкретного проєкту. В інших проєктах, а також у завданнях без проєкту ця адреса буде недоступна для вибору, щоб уникнути випадкової помилки користувача при виборі з переліку адрес.
Якщо не вказувати проєкти, для яких доступний цей адрес, він буде доступний у всіх проєктах. Вибрати адресу, з якої відбуватиметься надсилання листа зовнішньому контакту, можна під час додавання дій (для цього увімкніть сучасний вигляд відображення інтерфейсу Planfix):
Порада: Додайте принаймні одну адресу компанії без прив'язки до конкретного проєкту, щоб листи зовнішнім контактам із Planfix надсилалися з цієї адреси в тих випадках, коли робота йде в проєктах, у яких не встановлена «своя» адреса, або в завданнях без проєкту.
Помилка при надсиланні листа клієнту без доступу в Planfix
Якщо при ввімкненні надсилання пошти через корпоративну адресу ви отримуєте повідомлення про помилку, уважно прочитайте текст помилки. Як правило, її повертає ваш корпоративний сервер, і текст помилки містить причину, через яку лист не був надісланий або доставлений. Найпоширеніші з них ми навели на окремій сторінці.