Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників
- З особистої (корпоративної) адреси електронної пошти користувача.
- З загальної для кількох (або всіх) користувачів адреси електронної пошти компанії.
Planfix передбачає використання або першого, або другого варіанта. Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні компанії, і на рівні конкретного співробітника, то спрацюють налаштування на рівні співробітника. Це дає можливість в одному акаунті для частини співробітників використовувати спільну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні компанії), а для іншої частини — особисті адреси e-mail (налаштувавши їх у особистих картках співробітників).
- Увага: на поштовому сервері має бути увімкнена можливість підключення по протоколу POP3.
Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників використовується, якщо листи зовнішнім контактам повинні надсилатися з особистої (в тому числі особистої корпоративної) адреси користувача.
Це найпоширеніший варіант, оскільки він відповідає звичному для більшості компаній порядку, коли кожен співробітник спілкується з зовнішніми контактами від свого імені. Якщо вам потрібно, щоб кілька (або всі) співробітників спілкувалися з однієї загальної корпоративної адреси електронної пошти, необхідно використовувати налаштування зовнішніх адрес компанії.
- Налаштування особистої адреси співробітника здійснюється на вкладці Зовнішні адреси картки співробітника або в розділі Керування акаунтом — Робота з e-mail — Вихідні повідомлення — Зовнішні адреси співробітників.
- Вибравши потрібного співробітника, ви потрапляєте до списку адрес, з яких він може надсилати свої повідомлення з Planfix. За замовчуванням у списку порожньо. Тут також є можливість додати зовнішню адресу кнопкою.
- Клік на кнопку Додати зовнішню адресу викликає вікно налаштувань облікового запису електронної пошти. У ньому є можливість обрати налаштування за замовчуванням для однієї з популярних поштових служб або ввести дані іншого (в тому числі корпоративного) поштового сервера.
Зверніть увагу
При активованому налаштуванні Отримувати відповіді на цю ж адресу листи-відповіді від клієнта надходитимуть на вашу адресу електронної пошти і звідти шляхом переадресації потраплятимуть у Planfix:
Окрім технічних даних, необхідних для організації відправлення email-повідомлень через зовнішній поштовий сервер, у цьому вікні ви можете вибрати додаткові опції. Зокрема вказати проєкти, для яких буде використовуватися ця адреса:
Налаштування За замовчуванням означає, що ця зовнішня адреса автоматично буде обиратися для вказаних проєктів тими користувачами, у яких є до неї доступ.
Такий підхід дозволяє вести в одному акаунті Planfix роботу від імені кількох компаній/брендів і вибирати, з якої адреси будуть надсилатися листи клієнтам у межах конкретного проєкту.
Важливо
- Обов'язково протестуйте внесені налаштування, натиснувши кнопку Протестувати обліковий запис. Якщо тест не проходить, зберігати ці зміни не можна, інакше Planfix не зможе надсилати повідомлення вашим контрагентам.
- Якщо в використовуваному вами поштовому сервісі увімкнено двохфакторну автентифікацію, може знадобитися пройти додаткову процедуру підключення.
Помилка при відправленні листа клієнту без доступу в Planfix
Якщо при увімкненні відправлення пошти через корпоративну адресу ви отримуєте повідомлення про помилку, уважно прочитайте текст помилки. Зазвичай її повертає ваш корпоративний сервер і текст містить причину, через яку лист не був відправлений або доставлений. Найпоширеніші серед них ми навели на окремій сторінці.