Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників
- З особистої (корпоративної) адреси електронної пошти користувача.
- З загальної для кількох (або всіх) користувачів адреси електронної пошти компанії.
Planfix передбачає використання або першого, або другого варіанту. Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні компанії, і на рівні конкретного співробітника, то спрацюють налаштування на рівні співробітника. Це дає можливість в одному акаунті для частини співробітників використовувати загальну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні компанії), а для іншої частини - особисті адреси e-mail (налаштувавши їх в особистих картках співробітників).
- Зверніть увагу: на поштовому сервері повинна бути включена можливість підключення за протоколом POP3.
Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників використовується, якщо листи до зовнішніх контактів повинні надсилатися з особистої (у тому числі особистої корпоративної) адреси користувача.
Це найбільш поширений варіант, оскільки він відповідає звичному для більшості компаній порядку, коли кожен співробітник спілкується з зовнішніми контактами від свого імені. Якщо вам потрібно, щоб кілька (або всі) співробітники спілкувались з однієї загальної корпоративної адреси електронної пошти, необхідно використовувати налаштування зовнішніх адрес компанії.
Налаштування особистої адреси співробітника проводиться на вкладці Зовнішні адреси картки співробітника або в розділі Управління акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення / Зовнішні адреси співробітників:
Вибравши потрібного співробітника, ви потрапляєте в список адрес, з яких він може надсилати свої повідомлення з Planfix. За замовчуванням, список порожній. Тут же є можливість додати зовнішню адресу:
Клік на кнопку Додати зовнішню адресу викликає вікно налаштувань облікового запису електронної пошти. В ньому є можливість вибрати налаштування за замовчуванням для однієї з популярних поштових служб або ввести дані іншого (у тому числі корпоративного) поштового сервера:
Зверніть увагу
При активованому налаштуванні Отримувати відповіді на цю ж адресу листи-відповіді від клієнта будуть приходити на вашу адресу електронної пошти і звідти вони за допомогою переадресації потраплять в Planfix:
Окрім технічних даних, необхідних для організації відправки email-повідомлень через зовнішній поштовий сервер, в цьому вікні ви можете вибрати додаткові опції. У тому числі вказати проекти, для яких буде використовуватися ця адреса:
Налаштування За замовчуванням означає, що ця зовнішня адреса буде автоматично вибиратися для вказаних проектів тим користувачам, у яких є до неї доступ.
Такий підхід дозволяє вести в одному акаунті Planfix роботу від імені кількох компаній/брендів і вибирати, з якої адреси будуть відправлятися листи клієнтам в рамках конкретного проекту.
Важливо
- Обов'язково протестуйте внесені налаштування, натиснувши на кнопку Протестувати обліковий запис. Якщо тест не проходить, зберігати ці зміни не можна, інакше Planfix не зможе відправляти повідомлення вашим контрагентам.
- Якщо в використовуваному вами поштовому сервісі включена двофакторна авторизація, може знадобитися пройти додаткову процедуру підключення
Помилка при відправці листа клієнту без доступу в Planfix
Якщо при включенні відправки пошти через корпоративну адресу ви отримуєте повідомлення про помилку, уважно прочитайте текст помилки. Як правило, її повертає ваш корпоративний сервер і текст помилки містить причину, через яку лист не був відправлений або доставлений. Найчастіші серед них ми навели на окремій сторінці.