Шаблони листів-повідомлень для контактів без доступу в Planfix

Planfix дозволяє налаштовувати шаблони листів-повідомлень, які надсилаються зовнішнім контактам без доступу до системи.

Існує 5 повідомлень:

Основні:
- Нове завдання, поставлене контакту
- Новий коментар, про який повідомлений контакт

Додаткові, які вмикаються опціонально:
- Створення завдання за вхідним листом від зовнішнього контакту (автовідповідь)
- Прийняття виконавцем завдання, в якому зовнішній контакт є постановником
- Зміна статусу завдання, в якому зовнішній контакт є постановником

Зверніть увагу: Додаткові повідомлення за замовчуванням вимкнені.

Також є можливість створювати додаткові шаблони повідомлень для відправки листів за допомогою автоматичних сценаріїв.

Створення шаблонів листів-повідомлень

Створення шаблонів відбувається в розділі Управління акаунтом — Робота з e-mail — Шаблони повідомлень. Тут можна додати новий шаблон листа-повідомлення.

За замовчуванням системні шаблони не відображаються на цій вкладці, оскільки їх не можна редагувати:

Після натискання на кнопку Новий шаблон відкривається інтерфейс створення шаблону:

У новому шаблоні листа-повідомлення необхідно задати потрібні параметри:

Назва (можна вказати вручну або використовувати змінні зі списку):

Мова шаблону. Під назвою шаблону розташований перемикач мов. Planfix дозволяє налаштовувати шаблони для кожної мови, яка використовується в системі – ваші контакти отримуватимуть повідомлення за шаблонами, мова яких відповідає мові інтерфейсу, обраній у картці контакту:

Тема листа (За замовчуванням у неї одразу підставляється назва завдання):

Зміст листа (для відображення в листі доступні різні змінні, якими ви можете оперувати в Planfix. Кожна така змінна — це назва реквізита, укладена в подвійні фігурні дужки):

Повний список доступних змінних наведений тут же, за посиланням у довідковому блоці:

По кліку на посилання відкривається список доступних реквізитів:

Додаткова інформація в листі включає пункти:
- Додавати підпис до шаблону
- Додавати посилання на личный кабинет
- Додавати прикріплені файли, якщо шаблон використовується для повідомлень

За потреби можна вимкнути посилання на Особистий кабінет клієнта та зайві реквізити, залишивши лише автоматичний підпис — таким чином шаблон виглядатиме як звичайний лист: