Зовнішній користувач
Матеріал з Planfix
Зовнішні користувачі додаються в Planfix як контакти. У контактів буває два види доступу:
- Базовий — обмежений доступ через особистий кабінет.
- Розширений — повноцінний доступ у Planfix з певними обмеженнями порівняно зі співробітником.
Зверніть увагу: ви можете працювати з клієнтом або фрілансером у Planfix по email, не надаючи йому доступу в систему — він отримуватиме на свою електронну пошту листи з вашими коментарями, а його відповіді на ці листи потраплятимуть у Planfix у вигляді нових дій. Також йому буде автоматично доступний Особистий кабінет.
Якщо ж вам зручніше надати йому доступ у систему, щоб він входив у Planfix і працював у веб-інтерфейсі, то ось як це можна зробити:
- У розділі Контакти вибираємо або створюємо потрібний тип контакту: Компанію або Контакт (фізична особа).
- Якщо це Компанія, то додатково створюємо для неї Контакт: людину, яка матиме розширений доступ у Planfix. У принципі, доступ можна дати і для самої Компанії, але в неї може бути кілька контактів, тому загалом зручніше і правильніше видавати доступ на рівні контакту.
- Заходимо в картку контакту і натискаємо кнопку Редагувати.
- У блоці Налаштування та гостьовий доступ у Planfix знаходимо параметр Розширений доступ у Planfix.
- Активуємо прапорець, клієнту на пошту відправляється запрошення з активаційним посиланням.
- Перейшовши за ним, клієнт потрапить на сторінку авторизації, де має задати пароль для доступу в Planfix. Для повторного входу у систему зовнішній користувач на сторінці акаунта в якості логіну вводить електронну пошту і вказує пароль, заданий під час першої авторизації.
- У разі, якщо пароль втрачено, його можна відновити за посиланням Забули пароль. Воно розміщене під формою авторизації на сторінці акаунта.
- Примітка: Зовнішні користувачі не можуть задати власний логін для авторизації, ця настройка доступна тільки для співробітників.
Робота зовнішнього контакту в Planfix
- Коли клієнт перейде за посиланням і активує свій обліковий запис, він бачитиме лише ті проєкти, у яких його компанія вказана як контрагент проєкту. Перевірте, чи прив’язана компанія контакту як контрагент до потрібного проєкту.
- У цих проєктах клієнт зможе ставити завдання клієнт-менеджеру проєкту або своєму відповідальному. Перевірте, чи призначено потрібного менеджера в картці проєкту.
- При цьому, якщо він не доданий ні в одне з завдань, він не бачитиме їх у списку завдань проєкту. За потреби його можна підключати до конкретних завдань, в яких він бачитиме переписку та інші дії.
- Якщо клієнт (і його компанія як контрагент) не бере участі ні в яких завданнях і проєктах, то при створенні ним завдання проєкт у ньому не вказується. А якщо бере участь, і проєкт явно не вказано в шаблоні або фільтрі, то при створенні завдання клієнтом система автоматично додасть у нього перший із доступних проєктів.
Така система дозволяє налаштувати потрібний рівень комунікації з клієнтом:
- у класичному варіанті клієнт спілкується лише з менеджером проєкту, який на підставі отриманої від клієнта інформації ставить завдання співробітникам і контролює їх виконання;
- при тісних і довірчих відносинах з клієнтом ви можете просто додавати його як співвиконавця або учасника в завдання проєкту, тоді він зможе спілкуватися зі співробітниками напряму.
Важливо
- Не варто призначати клієнта аудитором проєкту або завдання, оскільки аудитор має повний доступ до всіх завдань проєкту, зокрема може їх закривати, видаляти тощо.
- Ви можете керувати видимістю коментарів для зовнішнього користувача в доступних йому завданнях.
- Ви можете надати автоматичний доступ клієнтам до завдань своєї компанії.
Корисна інформація
- Приховані (приватні) коментарі — зручно використовувати для прихованої переписки по завданню, до якої підключений клієнт.
- Перелік обмежень при використанні Planfix зовнішніми користувачами.
- Доступ контакту до завдань своєї компанії
- Особистий кабінет клієнта
Зверніть увагу
- Надавати доступ клієнтам у Planfix може лише співробітник з правами Адміністратора та співробітники, у яких активовано цю опцію в картці:
