Не надсилати контактам повідомлення про коментарі, додані іншими учасниками по e-mail
Planfix дозволяє працювати з зовнішніми контактами у режимі, максимально наближеному до звичайної роботи по e-mail:
- Усі учасники спілкування отримують загального листа, у якому перераховані всі його отримувачі
- Під час відповіді в поштовій програмі кожен із них використовує варіант Відповісти всім, щоб його відповідь отримали інші учасники спілкування.
Налаштування здійснюється в розділі: Керування акаунтом — Робота за допомогою e-mail — Налаштування вхідних листів.
Прапорець Не надсилати контактам повідомлення про дії, додані іншими учасниками по e-mail поряд із прапорцем Вказувати в листі адреси всіх одержувачів допомагає налаштувати Planfix на такий сценарій використання пошти. Активація цього прапорця призводить до того, що у разі отримання в завдання повідомлення по e-mail (наприклад, відповіді на попередній коментар), це повідомлення буде додано до завдання, але повідомлення про нього не буде надіслано зовнішнім контактам.
Звичне використання
Якщо ви часто працюєте з Planfix з пошти, відповідаючи на повідомлення системи, активація цього прапорця дозволить вам застрахуватися від ситуації, коли повідомлення, яке ви адресували колегам у Planfix, випадково буде надіслане підключеному до завдання клієнту.
Зручним у такому випадку є такий сценарій роботи:
- Ви отримуєте повідомлення з Planfix про нове завдання або коментар
- Якщо ви хочете надіслати свій коментар колегам, під час відповіді на нього вам достатньо переконатися, що в полі листа "Кому" немає клієнта — тобто звичний сценарій роботи з поштою.
- Якщо вам потрібно надіслати лист і колегам, і клієнту, ви додаєте адресу клієнта прямо в лист, і він отримує ваше повідомлення напряму, оминаючи Planfix.
Будьте уважні: якщо ви активували цей прапорець, але не активували прапорець Вказувати в листі адреси всіх одержувачів, ваші відповіді не будуть надсилатися зовнішнім контактам (клієнтам тощо), навіть якщо ви відповідаєте на повідомлення, про яке ті були повідомлені.
Альтернативне використання
Цей прапорець також допомагає в ситуаціях, коли в завданні Planfix ведеться робота одночасно з кількома зовнішніми контактами, не пов’язаними між собою. Наприклад, у такому сценарії:
- Клієнт надіслав лист, який став завданням у Planfix
- Співробітник у завданні опрацьовує запит і залучає для виконання робіт іншого зовнішнього контакту-фрілансера
- Активація прапорця Не надсилати контактам повідомлення про дії, додані іншими учасниками по e-mail дозволить однозначно виключити ситуації, коли лист від одного контакту (наприклад, клієнта) піде напряму іншому (фрілансеру).