Не надсилати контактам повідомлення про коментарі, додані іншими учасниками по e-mail
Planfix дозволяє працювати з зовнішніми контактами у режимі, максимально наближеному до звичайної роботи по e-mail:
- Всі учасники спілкування отримують загальний лист, у якому перелічені всі його отримувачі
- Під час відповіді в поштовій програмі кожен з них використовує варіант Відповісти всім, щоб його відповідь отримали інші учасники спілкування.
Налаштування проводиться в розділі: Керування акаунтом — Робота за допомогою e-mail — Налаштування вхідних листів.
Параметр Не надсилати контактам повідомлення про дії, додані іншими учасниками по e-mail разом із параметром Вказувати в листі адреси всіх одержувачів допомагає налаштувати Planfix під такий сценарій використання пошти. Активування цього параметра призводить до того, що в разі отримання в завдання повідомлення по e-mail (наприклад, відповіді на попередній коментар), це повідомлення буде додано до завдання, але повідомлення про нього не буде надіслано зовнішнім контактам.
Звичайне використання
Якщо ви часто працюєте з Planfix з пошти, відповідаючи на повідомлення системи, активація цього параметра дозволить вам застрахуватися від ситуації, коли повідомлення, яке ви адресували колегам у Planfix, випадково буде відправлене підключеному до завдання клієнту.
Зручним у такому випадку є наступний сценарій роботи:
- Ви отримуєте повідомлення з Planfix про нове завдання або коментар
- Якщо ви хочете направити свій коментар колегам, при відповіді на нього вам достатньо переконатися, що в полі листа "Кому" немає клієнта — тобто звичний сценарій роботи з поштою.
- Якщо вам потрібно надіслати лист і колегам, і клієнту, ви додаєте адресу клієнта прямо в лист і він отримує ваше повідомлення напряму, минаючи Planfix.
Будьте уважні: якщо ви активували цей параметр, але не активували параметр Вказувати в листі адреси всіх одержувачів, ваші відповіді не будуть надсилатися зовнішнім контактам (клієнтам тощо), навіть якщо ви відповідаєте на повідомлення, про яке ті були сповіщені.
Альтернативне використання
Цей параметр також допомагає в ситуаціях, коли в завданні Planfix ведеться робота одночасно з декількома зовнішніми контактами, не пов'язаними між собою. Наприклад, у такому сценарії:
- Клієнт надіслав лист, який став завданням у Planfix
- Співробітник у завданні опрацьовує запит і залучає для виконання робіт іншого зовнішнього контакта-фрілансера
- Активація параметра Не надсилати контактам повідомлення про дії, додані іншими учасниками по e-mail дозволить однозначно виключити ситуації, коли лист від одного контакта (наприклад, клієнта) піде напряму іншому (фрілансеру).