Зовнішня адреса компанії в Planfix: налаштування пошти
Зовнішня адреса компанії в Planfix — це спільна корпоративна скринька, з якої співробітники пишуть клієнтам прямо із завдань, а клієнт отримує звичний лист від вашої організації, а не з незнайомої службової адреси. Так листування залишається в Planfix разом з історією роботи, і його не доводиться шукати в особистих скриньках менеджерів. У відео на 2:17 нижче показані налаштування зовнішньої адреси, пересилання та вхідних листів, а подробиці є в довідці про зовнішні поштові адреси компанії.
Що показано у відео
- 0:08 — де в акаунті додають зовнішню адресу компанії.
- 0:35 — як налаштувати пересилання листів, щоб відповіді клієнтів поверталися в Planfix.
- 1:29 — як опрацьовувати вхідні листи, що стають завданнями.
Як налаштувати зовнішню e-mail адресу компанії, крок за кроком
Крок 1. Відкрийте список зовнішніх адрес компанії
Налаштування живе в розділі Керування акаунтом — Робота з e-mail — Вихідні повідомлення — Зовнішні адреси компанії. За замовчуванням список порожній: адреси тут не з’являються самі, їх додають кнопкою. Поруч, у тому ж розділі, є Зовнішні адреси співробітників — альтернативний варіант, коли кожен менеджер пише зі своєї скриньки. Planfix передбачає використання або першого, або другого способу: якщо обліковий запис пошти налаштований і на рівні компанії, і в картці конкретного співробітника, спрацюють налаштування співробітника. Що ще вміє робота з електронною поштою в Planfix, видно в описі функції.
Крок 2. Додайте адресу й перевірте обліковий запис
Кнопка Додати зовнішню адресу відкриває вікно налаштувань облікового запису електронної пошти: у ньому можна взяти готові параметри однієї з популярних поштових служб або ввести дані свого корпоративного сервера. На сервері має бути увімкнена можливість підключення по протоколу POP3. Перед збереженням обов’язково натисніть Перевірити обліковий запис: якщо тест не проходить, зберігати такі налаштування не можна — інакше Planfix не зможе надсилати повідомлення вашим контрагентам. Коли в поштовому сервісі увімкнена двофакторна автентифікація, може знадобитися додаткова процедура підключення.
Крок 3. Налаштуйте пересилання вхідних листів
Налаштування зовнішніх адрес впливають лише на вихідну пошту: вхідні повідомлення мають переспрямовуватися на внутрішню поштову адресу в Planfix. Для цього створюють віртуальну поштову адресу й налаштовують переадресацію у своєму поштовому сервісі — покроково це описано в довідці про отримання листів у Planfix. Після цього тема листа стає назвою завдання, тіло листа — його описом, додані файли приєднуються до завдання, а коментарі, адресовані зовнішньому контакту, йдуть йому звичайним електронним листом.
Крок 4. Вирішіть, де адреса буде доступна
У налаштуваннях адреси можна вказати проєкти, для яких вона використовується: в інших проєктах і в завданнях без проєкту вона не буде доступна для вибору, щоб співробітник випадково не надіслав лист не з тієї скриньки. Якщо проєкти не вказувати, адреса доступна в усіх проєктах. Доступ до неї можна обмежити вибраними співробітниками та групами. Довідка радить додати принаймні одну адресу компанії без прив’язки до проєкту — щоб було з чого надсилати листи там, де «своя» адреса не задана.
Приклад: спільна скринька служби підтримки
Типовий сценарій для адреси компанії — служба підтримки, де оператори обезособлені й спілкуються з клієнтами від імені своєї організації. Клієнт пише на загальну скриньку, лист через переадресацію стає завданням у Planfix, вільний оператор відповідає коментарем — і відповідь іде клієнту з тієї самої спільної адреси, без згадки особистої пошти менеджера. Якщо в одному акаунті ведеться робота від імені кількох компаній або брендів, кожному задають свою адресу та свої проєкти, і потрібна адреса підставляється автоматично.
Кому це потрібно
- Служба підтримки: усі відповіді йдуть з однієї адреси, а історія звернень залишається в завданнях, а не в скриньці конкретного оператора.
- Відділ продажу: клієнт бачить лист від компанії, тому листування не губиться, коли менеджер у відпустці або змінює посаду.
- Адміністратор акаунта: одна адреса налаштовується для всієї команди, а доступ до неї можна відкрити лише потрібним співробітникам і групам.
- Агенції та компанії з кількома брендами: адреса прив’язується до проєктів, тому листи клієнтам ідуть від імені потрібного бренду.
Часті запитання (FAQ)
Чим відрізняються зовнішні адреси компанії та адреси співробітників?
Адреса компанії — це одна скринька, спільна для кількох або всіх користувачів; адреса співробітника — його особиста або особиста корпоративна пошта. Planfix передбачає використання одного з двох варіантів: якщо обліковий запис налаштований і на рівні компанії, і на рівні співробітника, спрацюють налаштування співробітника.
Чи працює відправлення з зовнішньої пошти на безкоштовному тарифі?
Ні, відправлення листів із зовнішніх поштових скриньок доступне лише для платних і преміум-акаунтів. Нові акаунти можуть перевірити цю можливість протягом пробного періоду; якщо після нього акаунт перейде на безкоштовний пакет, листи надсилатимуться з внутрішньої поштової адреси співробітника в Planfix.
Чому вхідні листи не потрапляють у Planfix?
Налаштування зовнішніх адрес відповідають тільки за вихідні листи. Щоб отримувати пошту, створіть віртуальну поштову адресу й налаштуйте переадресацію своєї скриньки на неї, а також перевірте, що на поштовому сервері увімкнена можливість підключення по протоколу POP3.
Спробуйте корпоративну e-mail адресу в Planfix
Якщо менеджери досі переписуються з клієнтами з особистих скриньок, почніть з однієї спільної адреси компанії: додайте її, перевірте обліковий запис і налаштуйте переадресацію вхідних листів. Далі подивіться, як листи перетворюються на завдання, і як працює омніканальність у Planfix, щоб пошта й месенджери збиралися в одному вікні. Перевірити все на своїх процесах можна в безкоштовному пробному періоді.
