Генерація комерційних пропозицій і нумерація угод
Генерація комерційних пропозицій у Planfix може працювати одним натисканням: менеджер відкриває угоду, прикріплює до неї перелік послуг і товарів та натискає кнопку — документ формується з номером угоди і готовими даними. Доки пропозиції заповнюють руками, час іде на копіювання реквізитів, у цифрах з’являються помилки, а нумерація угод швидко втрачає порядок. У відео нижче показано, як цей процес виглядає в роботі — від нової угоди в канбані до щорічного обнулення нумерації, а дані в документ підставляються зі змінних шаблона документа.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — як працюють автогенерація комерційних пропозицій та автонумерація угод;
- 0:15 — додавання та вибір клієнта в картці угоди;
- 0:29 — аналітика з послугами та товарами;
- 0:40 — генерація комерційної пропозиції кнопкою;
- 0:51 — автоматичне обнулення нумерації та завдання-нагадування для керівника.
Як працює генерація комерційної пропозиції, крок за кроком
У відео показано готовий процес роботи з угодами. Ось що відбувається на кожному кроці.
Крок 1. Нова угода в канбані з власним номером
Співробітник створює нову угоду безпосередньо в канбані. Її унікальний номер і назва підставляються автоматично, тому вигадувати назву і шукати наступний вільний номер не потрібно.
Крок 2. Клієнт у картці угоди
Далі менеджер додає клієнта. Якщо клієнт новий, його дані можна внести до Planfix одразу з картки угоди; якщо він уже є в системі, достатньо вибрати його зі списку. Після цього угода з’являється в канбані і переходить у роботу.
Крок 3. Аналітика з послугами та товарами
Коли переговори завершуються, співробітник переводить угоду на етап «Комерційна пропозиція» та прикріплює до неї аналітику з переліком послуг і товарів, які зацікавили клієнта. Саме ці рядки потім потрапляють у документ.
Крок 4. Кнопка «Сформувати комерційну пропозицію»
Після додавання аналітики в угоді з’являється налаштована кнопка Сформувати комерційну пропозицію. Одне натискання — і Planfix формує пропозицію з номером угоди та даними з аналітики, без ручного перенесення цифр у шаблон.
Крок 5. Щорічне обнулення нумерації
Через рік Planfix автоматично створює завдання для керівника з нагадуванням про те, що настав час обнулити нумерацію угод. Після обнулення нумерація починається заново.
Що налаштувати для автонумерації угод і шаблону документа
У відео автоматизація вже працює, тому перед запуском у себе варто підготувати чотири речі:
- Поле для номера угоди — значення, яке перераховується під час створення угоди, щоб кожна угода отримувала власний номер і назву;
- Аналітику з товарами і послугами — рядки, з яких збирається специфікація пропозиції;
- Шаблон комерційної пропозиції — документ зі змінними: коли за шаблоном формується документ, у ці змінні підставляються значення з поточної задачі;
- Кнопку в картці угоди та автоматичні сценарії — вони формують документ і створюють завдання-нагадування про обнулення лічильника.
Одне обмеження варто врахувати заздалегідь: кнопки доступні лише користувачам пакетів Plan B та Plan X, а точні ліміти кількості кнопок залежать від пакета.
Докладне налаштування такої автоматизації на рівні об’єкта ми розбирали окремо — у відеопості про автоматичне формування документів і нумерацію договорів.
Кому це потрібно
- Відділ продажу: пропозиція готується кнопкою, а не копіюванням реквізитів у шаблон;
- Керівництво: нагадування про обнулення нумерації приходить окремим завданням, тож лічильник не губиться;
- Бухгалтерія: номер у документі збігається з номером угоди в системі;
- Адміністратори Planfix: уся логіка живе в полях, аналітиках, кнопці та сценаріях, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Як автоматично присвоїти номер угоді в Planfix?
Угоду створюють у канбані, а її унікальний номер і назва підставляються автоматично в момент створення. Значення для нумерації зберігається в окремому полі, яке перераховує автоматичний сценарій, тому шукати наступний вільний номер вручну не потрібно.
Що потрібно, щоб кнопка формувала комерційну пропозицію?
Потрібні шаблон документа зі змінними, аналітика з переліком послуг і товарів та кнопка в картці угоди. Кнопка з’являється в угоді після того, як до неї прикріплено аналітику, а під час формування документа у змінні шаблона підставляються значення з поточної задачі.
Як обнулити нумерацію угод раз на рік?
Обнулення не потрібно тримати в голові: через рік Planfix сам створює завдання для керівника з нагадуванням, що час обнулити нумерацію угод. Після обнулення нумерація починається заново.
Спробуйте у своєму акаунті
Щоб повторити процес із відео, підготуйте аналітику з товарами і послугами, шаблон пропозиції зі змінними та кнопку в картці угоди, а решту віддайте сценаріям. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть цю автоматизацію на своїх даних.
