Virtuelle Telefonanlage
Sie können Planfix mit der Virtual PBX verbinden, die Sie verwenden. Mit dieser Integration können Sie:
- direkt aus Planfix einen Anruf bei einem Kontakt initiieren (Sie benötigen ein konfiguriertes SIP-Telefon/Headset oder ein spezielles Programm, um Anrufe zu tätigen);
- bei eingehenden Anrufen automatisch die existierende Kontaktkarte anzeigen oder eine neue erstellen;
- während des Anrufs die notwendigen Kontaktdaten direkt hinzufügen;
- automatisch einen/eine Aufsichtsperson für den durch den Anruf erstellten Kontakt zuweisen;
- Anrufe in der Kontaktkarte und/oder in einer bestimmten Aufgabe protokollieren;
- auf Basis des Anrufergebnisses Aufgaben erstellen;
- Anrufe direkt aus dem Terminplaner tätigen;
- Auswertungen abgeschlossener Anrufe im Kontext von Mitarbeiter/innen oder Kontakt/innen einsehen;
- Anrufaufzeichnungen direkt aus der PBX anhören;
- verpasste Anrufe verfolgen;
- Kommentare direkt aus dem Anruffenster hinzufügen;
- die gewünschten Masken für Telefonnummern konfigurieren;
- die Anzeige des Namens der angerufenen Leitung einrichten.
Aktivierung der Integration
Um die Integration mit einer Virtual PBX einzurichten, gehen Sie zu Kontoverwaltung — Abschnitt Integrationen (verfügbar für Kontoinhaber und Administratoren) und klicken Sie auf Virtual PBX:
Wählen Sie dann die gewünschte Virtual PBX aus der Liste aus und geben Sie die für die Integration erforderlichen Daten ein.
Wie ein Anruf erfolgt, wenn die Telefonie in Planfix integriert ist
Wenn Planfix mit der Telefonie integriert ist, werden eingehende und ausgehende Anrufe genauso hergestellt wie ohne Integration: über ein SIP-Telefon/-Programm, das mit der Cloud-PBX kommuniziert.
Bei einem eingehenden Anruf:
- Die PBX ruft das SIP-Telefon/-Programm des/der Mitarbeiters/in an, der/die auf PBX-Seite als Person angegeben ist, die Anrufe für diese Nummer entgegennimmt;
Bei einem ausgehenden Anruf:
- Die PBX ruft zunächst das SIP-Telefon/-Programm des/der anrufenden Mitarbeiters/in an;
- Sobald dieser/diese abhebt, wird der Anruf an den Kontakt hergestellt und verbunden;
In jedem Fall stellt die PBX die Verbindung her, und der Anruf wird genau so geführt, als wäre Planfix nicht beteiligt.
Bitte beachten Sie folgendes:
- Sie müssen in den Integrations-Einstellungen die Kurzwahl des/der Mitarbeiters/in angeben, damit Planfix die Person identifizieren kann, die den Anruf entgegennehmen oder tätigen soll, und die entsprechenden Informationen auf deren/deren Bildschirm anzeigen kann.
- Die Durchwahlnummern der Mitarbeiter/innen, die Sie in den Integrations-Einstellungen in Planfix angeben, müssen mit den Durchwahlen der gleichen Mitarbeiter/innen übereinstimmen, die in den Einstellungen der Virtual PBX festgelegt sind.
- Anrufe an Durchwahlen, die Planfix nicht erkennt, werden nicht im System protokolliert. Dadurch können Sie in Planfix nur die Anrufe erfassen, die bei den Mitarbeiter/innen eingehen, die Planfix nutzen, und nicht alle Anrufe, die über die Virtual PBX empfangen werden (z. B. Sicherheitsdienst, Fahrer/innen usw.).
Liste der unterstützten Virtual PBX
Die Integration mit den folgenden Virtual PBX wird derzeit unterstützt:
Automatische Befüllung von Daten-Tag-Feldern
Um Daten-Tag-Felder basierend auf den Ergebnissen eines Anrufs automatisch zu befüllen, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- Das Daten-Tag muss die erforderlichen Feldtypen enthalten.
- Die Felder innerhalb der Daten-Tags müssen in einer bestimmten, strikten Reihenfolge angeordnet sein, wie in den folgenden Beispielen gezeigt.
Struktur des "Call"-Daten-Tags
Struktur des "Missed Call"-Daten-Tags
Integrationsbeschränkungen
- Bei einem erfolglosen ausgehenden Anruf (Besetztzeichen, der Empfänger hebt nicht ab usw.) wird der Anruf nicht im System protokolliert, d. h. das Daten-Tag "Call" wird nicht hinzugefügt. Bei einem erfolglosen ausgehenden Anruf wird stattdessen ein Daten-Tag "Missed Call" mit dem Typ "outgoing" hinzugefügt.
- Anrufe AN und VON den Telefonnummern, die in den Kontaktkarten angegeben sind, öffnen das Anruffenster nicht und werden nicht mit einem Daten-Tag protokolliert.
- Anrufe zwischen internen (kurzen) Nummern über die Virtual PBX öffnen ebenfalls nicht das Anruffenster und werden nicht mit einem Daten-Tag protokolliert.
In den oben genannten Fällen können Sie die Anrufdaten in der Benutzeroberfläche der von Ihnen verwendeten Virtual PBX einsehen. Sollten diese Beschränkungen Ihre Arbeit in irgendeiner Weise beeinträchtigen, schreiben Sie uns bitte [1] mit einer detaillierten Beschreibung. Ihr Feedback kann die zukünftige Weiterentwicklung unserer Integration mit der Telefonie beeinflussen.
Hinweis
- Wenn der von Ihnen genutzte Dienst nicht in der Liste der unterstützten Dienste ist, schreiben Sie uns bitte [2], und wir prüfen, ob wir ihn hinzufügen können.
- Anbieter von Virtual PBX können ihre Dienste über unsere Telephony-API in Planfix integrieren. Dienste, die sich auf diese Weise integrieren, können in unsere Liste aufgenommen werden. Kontaktieren Sie bei Bedarf unser Support-Team, um dies abzuklären.
Zusätzliche Informationen
- Verpasste Anrufe werden dauerhaft an die Kontaktkarte angehängt.
- Wo Sie Aufzeichnungen erfolgreicher Anrufe anhängen können, legen Sie selbst in den Telefoneinstellungen Ihres Kontos fest.
- Wenn Sie in den Telefoneinstellungen die Option "Anruf an die zuletzt aktive Aufgabe des Kontakts anhängen" auswählen, wird die Anrufaufzeichnung sowohl mit dem Profil des Kontakts als auch mit der Aufgabe verknüpft. Die "zuletzt aktive Aufgabe" bezeichnet die zuletzt für den Kontakt erstellte Aufgabe.
- Anrufaufzeichnungen können mit der letzten Aufgabe des Kontakts verknüpft werden, die die angegebenen Bedingungen erfüllt. Der Hauptvorteil besteht darin, dass Sie festlegen können, wer Zugriff auf die Anrufaufzeichnung hat, sodass Sie den Zugriff auf Kontaktinformationen und Anrufaufzeichnungen getrennt steuern und Berechtigungen effektiver verwalten können.
- Sie können außerdem für jeden Anruf automatisch eine neue Aufgabe erstellen lassen, die bestimmte Bedingungen erfüllt.
Wichtig
Wenn ein Anruf direkt aus einer Aufgabe getätigt wird (z. B. aus dem Reiter Kontakte innerhalb der Aufgabe), wird die Anrufaufzeichnung an genau diese Aufgabe angehängt.