Virtuelle Telefonanlage
Sie können Planfix mit der von Ihnen verwendeten virtuellen PBX verbinden. Mit dieser Integration können Sie:
- ein Telefonat zu einem Kontakt initiieren direkt aus Planfix (dafür benötigen Sie ein konfiguriertes SIP-Telefon/Headset oder ein spezielles Programm zum Telefonieren);
- bei eingehenden Anrufen automatisch eine vorhandene Kontaktkarte anzeigen oder eine neue erstellen;
- während des Gesprächs die notwendigen Kontaktdaten direkt hinzufügen;
- automatisch einen/eine Aufsichtsperson für den durch den Anruf erstellten Kontakt zuweisen;
- Anrufe in der Kontaktkarte und/oder in einer bestimmten Aufgabe protokollieren;
- Aufgaben basierend auf dem Ergebnis des Anrufs erstellen;
- Anrufe direkt aus dem Terminplaner tätigen;
- Berichte über getätigte Anrufe im Kontext von Mitarbeiter/innen oder Kontakten anzeigen;
- Anrufaufzeichnungen direkt aus der PBX abhören;
- verpasste Anrufe nachverfolgen;
- Kommentare direkt aus dem Anruffenster hinzufügen;
- die gewünschten Masken für Telefonnummern konfigurieren;
- die Anzeige des Namens der angerufenen Leitung einrichten.
Aktivierung der Integration
Nur ein Kontoadministrator oder der primäre Kontoadministrator kann eine PBX-Integration verbinden. Zur Einrichtung:
- Gehen Sie zu Kontoverwaltung — Integrationen — Virtuelle PBX.
- Wählen Sie die gewünschte virtuelle PBX aus der Liste.
- Geben Sie die für die Integration erforderlichen Daten ein.
Wie man einen Anruf tätigt, wenn Telefonie in Planfix integriert ist
Wenn Planfix mit der Telefonie integriert ist, erfolgen eingehende und ausgehende Anrufe genauso wie ohne Integration: über ein SIP-Telefon/-Programm, das mit der Cloud-PBX kommuniziert.
Bei einem eingehenden Anruf:
- Die PBX ruft das SIP-Telefon/-Programm des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin an, der/die auf der PBX-Seite als die Person hinterlegt ist, die Anrufe für diese Nummer entgegennimmt;
Bei einem ausgehenden Anruf:
- Die PBX ruft zunächst das SIP-Telefon/-Programm des anrufenden Mitarbeiters/der anrufenden Mitarbeiterin an;
- Sobald diese/r abnimmt, wird der Anruf zum Kontakt hergestellt und verbunden;
In jedem Fall stellt die PBX die Verbindung her, und der Anruf wird genauso geführt, als wäre Planfix nicht beteiligt.
Bitte beachten Sie Folgendes:
- Sie müssen in den Integrations-Einstellungen die Durchwahl (short number) des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin angeben, damit Planfix die Person identifizieren kann, die den Anruf empfangen oder tätigen soll, und die entsprechenden Informationen auf deren Bildschirm anzeigen kann.
- Die in Planfix angegebenen Durchwahlnummern der Mitarbeiter/innen müssen mit den in der virtuellen PBX hinterlegten Durchwahlnummern derselben Mitarbeiter/innen übereinstimmen.
- Anrufe an Durchwahlnummern, die Planfix nicht erkennt, werden nicht im System protokolliert. Das ermöglicht Ihnen auch, in Planfix nur die Anrufe zu erfassen, die an die Mitarbeiter/innen gehen, die Planfix nutzen, und nicht alle Anrufe, die über die virtuelle PBX empfangen werden können (z. B. Empfangspersonal, Fahrer/innen usw.).
Liste der unterstützten virtuellen PBX
Folgende virtuelle PBX werden derzeit unterstützt:
Automatische Befüllung von Daten-Tag-Feldern
Damit Daten-Tag-Felder basierend auf den Anrufergebnissen automatisch befüllt werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Das Daten-Tag muss die erforderlichen Feldtypen enthalten.
- Die Felder innerhalb der Daten-Tags müssen in einer bestimmten, festen Reihenfolge angeordnet sein, wie in den folgenden Beispielen gezeigt.
Aufbau des Daten-Tags "Call"
Aufbau des Daten-Tags "Missed Call"
Einschränkungen der Integration
- Bei einem erfolglosen ausgehenden Anruf (Besetztzeichen, der Empfänger hat nicht abgenommen usw.) wird der Anruf nicht im System protokolliert, d. h. das Daten-Tag "Call" wird nicht hinzugefügt. Im Falle eines erfolglosen ausgehenden Anrufs wird stattdessen ein Daten-Tag Missed Call mit Typ ausgehend hinzugefügt.
- Anrufe AN und VON den in den Kontaktkarten angegebenen Telefonnummern öffnen das Anruffenster nicht und werden nicht mit einem Daten-Tag protokolliert.
- Anrufe zwischen internen (kurzen) Nummern über die virtuelle PBX öffnen ebenfalls nicht das Anruffenster und werden nicht mit einem Daten-Tag protokolliert.
Die Daten zu den Anrufen in den oben genannten Fällen können Sie in der Benutzeroberfläche der von Ihnen verwendeten virtuellen PBX einsehen. Sollten diese Einschränkungen Ihre Arbeit in irgendeiner Weise beeinträchtigen, schreiben Sie uns bitte [1] mit einer detaillierten Beschreibung. Ihr Feedback kann die zukünftige Weiterentwicklung unserer Integration mit der Telefonie beeinflussen.
Hinweis
- Wenn der von Ihnen genutzte Dienst nicht in der Liste der unterstützten Dienste steht, [2] schreiben Sie uns, und wir prüfen, ob wir ihn hinzufügen können.
- Anbieter von virtuellen PBX können ihre Dienste mit unserer Telefonie-API in Planfix integrieren. Dienste, die sich auf diese Weise integrieren, können in unsere Liste aufgenommen werden. Wenden Sie sich bei Bedarf an unser Support-Team, um dies abzuklären.
Zusätzliche Informationen
- Verpasste Anrufe werden dauerhaft an die Kontaktkarte angehängt.
- An welchen Stellen Sie Aufzeichnungen erfolgreicher Anrufe anhängen können, legen Sie in den Telefonie-Einstellungen Ihres Kontos selbst fest.
- Wenn Sie in den Telefonie-Einstellungen die Option "Anruf an die zuletzt aktive Aufgabe des Kontakts anhängen" wählen, wird die Anrufaufzeichnung sowohl mit dem Kontaktprofil als auch mit der Aufgabe verknüpft. "Zuletzt aktive Aufgabe" bezieht sich auf die zuletzt für den Kontakt erstellte Aufgabe.
- Anrufaufzeichnungen können an die letzte Aufgabe des Kontakts gebunden werden, die die angegebenen Bedingungen erfüllt. Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass Sie festlegen können, wer Zugriff auf die Anrufaufzeichnung hat, sodass Sie den Zugriff auf Kontaktinformationen und Anrufaufzeichnungen getrennt steuern und Berechtigungen effizient verwalten können.
- Sie können auch automatisch für jeden Anruf eine neue Aufgabe erstellen lassen, die die angegebenen Bedingungen erfüllt.
Wichtig
Wenn ein Anruf direkt aus einer Aufgabe heraus getätigt wird (z. B. aus dem Kontakte-Reiter innerhalb der Aufgabe), wird die Anrufaufzeichnung an genau diese Aufgabe angehängt.