Управління співробітниками в Planfix: відпустки і заміщення
Управління співробітниками в Planfix зібране в одному розділі: тут ви заводите людей, збираєте з них структуру компанії, бачите, хто у відпустці, і передаєте завдання колегам на час відсутності. Поки команда невелика, усе це тримається в голові й у чаті, але щойно людей стає кілька десятків, звичні списки перестають працювати: незрозуміло, хто кому підпорядкований, а завдання відсутнього співробітника зависають без відповідального. У відео на 2:35 показано чотири інструменти, які закривають ці питання, — ті самі можливості описані на сторінці про компанію та співробітників.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:06 — масові дії: як одночасно внести зміни до карток кількох співробітників;
- 0:29 — структура компанії: як побудувати ієрархію груп і рухатися наочною схемою;
- 1:31 — календар відпусток: як додати відсутність і побачити завантаженість команди;
- 1:58 — тимчасове заміщення: як передати завдання та повідомлення колезі;
- як фільтрувати схему структури, щоб бачити лише керівників або лише групи зі зв’язками;
- як скасувати заміщення, коли співробітник повернувся до роботи.
Як налаштувати управління співробітниками в Planfix
Усі чотири інструменти живуть у розділі Співробітники, тому налаштовувати їх можна послідовно: спочатку впорядкувати картки, потім побудувати ієрархію груп, далі — внести відсутності й передбачити заміну.
Крок 1. Масові дії зі списком співробітників
Усі люди акаунта зібрані на вкладці Усі співробітники. Коли однакову правку потрібно внести відразу кільком, не відкривайте картки по черзі: позначте всіх користувачів або лише потрібних, натисніть кнопку Змінити, виберіть у списку потрібну дію та збережіть зміни. Масові дії виручають, якщо співробітників багато, а їхні дані часто оновлюються — наприклад, під час переведення відділу чи зміни статусів. Які операції доступні, описано в довідці про розділ Співробітники.
Крок 2. Структура компанії та права доступу керівників
Структура компанії — це наочна схема підпорядкованості груп, завдяки якій керівники автоматично отримують доступ до завдань і аналітики своїх підлеглих. Щоб побудувати ієрархію, відкрийте вкладку Структура компанії, викличте меню керівної групи, виберіть Змінити зв’язки, додайте підпорядковані групи та збережіть зміни. Далі схемою можна рухатися: натискання на лінію зв’язку переміщає вгору та вниз по ієрархії, зв’язки можна видаляти, а автоматичне розміщення впорядковує блоки. У меню групи доступні редагування, зміна зв’язків і видалення, а в меню співробітника — призначити керівником, відредагувати картку або вилучити з групи. Схему зручно читати через фільтри: наприклад, залишити лише керівників або лише групи зі зв’язками. Тут же, не виходячи з розділу, додають нову групу або нового співробітника.
Крок 3. Календар відпусток і облік відсутності
Календар відпусток показує, на які дати співробітники запланували відпочинок, тому завантаженість команди видно заздалегідь. Щоб додати запис, натисніть Додати вихідний, виберіть співробітника й тип відсутності, позначте дату початку, утримуйте клавішу Shift і вкажіть дату завершення. Календар інтегрований із робочими календарями, показує графік у розрізах день, тиждень і місяць, фільтрує людей по відділах і розділяє причини відсутності кольором; нову причину та її колір задають у довіднику Типи вихідних днів. Редагувати графік може адміністратор акаунта та співробітники, яким надано відповідне право в картці, — усі можливості розділу перелічені в довідці про календар відпусток.
Крок 4. Тимчасове заміщення на час відсутності
Щоб робота не зупинялася, у картці співробітника призначають тимчасового виконувача обов’язків (ТВО). Відкрийте приховане меню картки, виберіть призначення тимчасового виконувача обов’язків і вкажіть колегу — безстроково або на визначений період. ТВО отримуватиме всі повідомлення та завдання відсутнього співробітника; якщо доступу до завдання в нього не було, Planfix підключить його в старшій із ролей, а всі дії він виконує від свого імені. Призначити заміщення може адміністратор акаунта, керівник співробітника або користувач із правом редагувати співробітників. Коли людина повертається до роботи, статус скасовують. Як це влаштовано всередині, описано в довідці про тимчасове виконання обов’язків.
Кому це потрібно
- Керівникам відділів: завдання й аналітика підлеглих доступні за структурою, без окремого запиту прав;
- HR-команді: відпустки, лікарняні та інші відсутності зібрані в одному календарі — на ці ж дані спираються HR-процеси в Planfix;
- Адміністраторам акаунта: дані десятків карток змінюються масовими діями за кілька кліків;
- Командам, що зростають: нові люди й відділи вбудовуються в наявну схему без перебудови акаунта.
Часті запитання (FAQ)
Де в Planfix подивитися відпустки співробітників?
У розділі Співробітники є календар відпусток: він показує відсутність усіх співробітників компанії, фільтрує її по відділах, дає розрізи день, тиждень і місяць та розділяє причини відсутності кольором.
Чи отримує ТВО завдання та повідомлення відсутнього колеги?
Так. Тимчасовий виконувач обов’язків отримує повідомлення про нові завдання й дії, про які повідомляють заміщуваного співробітника. Якщо доступу до завдання в нього не було, він підключається до нього в старшій із ролей, а всі операції виконує від свого імені.
Як змінити дані кількох співробітників одночасно?
Позначте потрібних людей у списку співробітників, натисніть кнопку Змінити й виберіть операцію зі списку доступних. Зміни застосуються до всіх виділених карток одразу.
Спробуйте у своєму акаунті
Почніть із порядку в розділі Співробітники: зберіть групи у структуру компанії, внесіть заплановані відпустки в календар і призначте ТВО тим, кого скоро не буде на місці. Якщо потрібно глибше розібратися з ієрархією груп і керівниками, подивіться наш розбір того, як працює структура компанії в Planfix. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і налаштуйте управління співробітниками під свою команду.
