Матриця Ейзенхауера в Planfix: як розставити пріоритети
Матриця Ейзенхауера в Planfix — це спосіб розкласти завдання за важливістю та терміновістю й тримати всі чотири групи на одному екрані. Коли справ багато, звичайний список перестає підказувати, за що братися першим: термінове витісняє важливе, а важливе без дедлайну відкладається на потім. У відео нижче на простому прикладі показано, як розподіляти завдання за пріоритетами та планувати свою роботу за матрицею Ейзенхауера, а механіку стовпців-списків, на якій усе тримається, описано в довідці про планувальник Planfix.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:31 — демонстрація роботи: нерозподілені завдання в беклозі й розподіл за важливістю перетягуванням між списками;
- 0:57 — налаштування матриці: два способи — встановити готове рішення або налаштувати все вручну;
- за якими двома критеріями завдання розподіляють по квадрантах;
- чим у Planfix позначати важливість і терміновість завдання;
- як перетягування завдання між списками змінює його параметри.
Як зібрати матрицю Ейзенхауера в Planfix: крок за кроком
Матриця Ейзенхауера збирається в розділі «Планувальник». Планувальник — основний інструмент Planfix для планування роботи над завданнями: він не лише показує потрібні завдання на одному екрані, але й дає змінювати їхні параметри простим перетягуванням зі стовпця в стовпець. Саме тому чотири квадранти матриці зручно зробити чотирма стовпцями-списками.
Крок 1. Створіть окремий планувальник
Новий планувальник створюється в однойменному розділі: на панелі ліворуч натисніть Додати й оберіть Планувальник, а у вікні, що з’явилося, вкажіть назву — наприклад, «Матриця Ейзенхауера». Після цього можна переходити до створення потрібних списків. Кожен акаунт може мати будь-яку кількість планувальників, тож матриця не займе місце в наявних робочих просторах.
Крок 2. Вирішіть, чим позначати важливість і терміновість
У завдань Planfix є два стандартні рівні пріоритету — звичайний і терміновий, і ними можна користуватися одразу. Якщо для матриці потрібні дві окремі шкали, зробіть для цього користувацьке поле (або навіть кілька), проставляйте в ньому пріоритет за своєю методикою й потім сортуйте та групуйте завдання за цим полем у фільтрах і звітах. Усі варіанти, включно з ручним сортуванням завдань, перелічено в довідці про те, як виставити пріоритет завданням.
Крок 3. Зробіть чотири списки — по одному на квадрант
Будь-який планувальник складається зі стовпців, які в інтерфейсі називаються списками, і кожен список має свої параметри вибору об’єктів — умови, за якими в нього потрапляють завдання. Для матриці достатньо чотирьох списків:
- Важливі й термінові: те, що робимо першим;
- Важливі, але не термінові: те, під що виділяємо час у календарі;
- Термінові, але не важливі: те, що варто делегувати;
- Ні важливі, ні термінові: те, від чого можна відмовитися.
Вид списку обирається в параметрах його налаштування: для матриці підійде простий список або картки завдань. Щоб квадранти відрізнялися на око, скористайтеся параметром Колір заголовку списку.
Крок 4. Перетягуйте завдання між квадрантами
Головний принцип простий: після переміщення в інший список завдання набуває параметрів, за якими відбираються завдання в цей список. Усі умови відбору застосовуються послідовно, у порядку, в якому вони вказані; якщо серед них є кілька однотипних (наприклад, «статус 1 АБО статус 2»), застосується тільки остання — тож умову, яка має спрацювати, досить поставити в списку останньою. Якщо перетягувати завдання із затиснутою клавішею Ctrl, Planfix не замінює, а доповнює значення в полях, які їх допускають: системному полі Виконавці та користувацьких полях типу Набір значень. Докладніше — у довідці про переміщення завдань між списками.
Крок 5. Додайте календар для другого квадранта
Квадрант «важливі, але не термінові» працює лише тоді, коли для таких завдань справді виділено час. Поставте поруч із чотирма списками список-календар: переміщення завдання в інший стовпець календаря змінює його плановану дату завершення, а разом із перенесенням дедлайну на актуальну дату завдання перестає бути простроченим і більше не виділяється червоним.
Як це виглядає у відео
Відео триває дві хвилини. Спочатку — демонстрація роботи: уся робота за матрицею в Planfix відбувається в планувальнику, нові завдання без пріоритету потрапляють до беклогу, а далі їх розподіляють за важливістю простим перетягуванням між списками або вручну, вказавши в завданні потрібний пріоритет. Друга частина — налаштування матриці: показано два способи, встановити готове рішення або налаштувати все вручну — додати поле для визначення пріоритетності завдань, створити планувальник, налаштувати перший стовпець-беклог і скопіювати його для решти категорій. Збирати все вручну не обов’язково: у Planfix є готове рішення «Матриця Ейзенхауера», яке встановлюється в акаунт.
Кому це потрібно
- Керівникам: видно, чим насправді зайнята команда — важливими справами чи постійним гасінням пожеж;
- Виконавцям: замість довгого списку завдань — чотири короткі, у яких одразу зрозуміло, що брати в роботу;
- Командам із потоком заявок: термінове, але не важливе видно окремо, і його легше делегувати;
- Тим, хто планує свій тиждень: квадрант важливих, але нетермінових справ не губиться, бо під нього виділено час у календарі.
Часті запитання (FAQ)
Що таке матриця Ейзенхауера?
Це спосіб розставляння пріоритетів, у якому кожне завдання оцінюють за двома критеріями — важливістю й терміновістю — і відносять до одного з чотирьох квадрантів: важливі й термінові роблять одразу, важливі й нетермінові планують, термінові й неважливі делегують, а решту прибирають зі списку.
Як зробити матрицю Ейзенхауера в Planfix?
Створіть окремий планувальник і додайте в нього чотири списки — по одному на квадрант. Умови відбору кожного списку описують його квадрант, тому завдання, перетягнуте зі стовпця в стовпець, одразу набуває потрібних параметрів.
Чи є в Planfix стандартні пріоритети завдань?
Так, у завдань є два стандартні рівні пріоритету: звичайний і терміновий. Якщо цього мало, пріоритет виставляють у користувацькому полі за власною методикою, а потім групують і сортують завдання за цим полем.
Спробуйте матрицю у своєму акаунті
Щоб повторити все з відео, створіть планувальник із чотирьох списків, перетягніть у них завдання свого тижня й подивіться, скільки з них виявилися терміновими, але не важливими. Поруч буде корисно налаштувати екран керівника з KPI та завданнями, а великі справи з першого квадранта — розібрати на кроки за допомогою чеклістів у Planfix. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть свою матрицю на власних завданнях.
