Наради та мітинги в Planfix: планування в календарі
Запланувати нараду в Planfix можна просто в календарі: виділили вільний проміжок — і зустріч уже стоїть у розкладі команди. Складність більшості планерок не в самому обговоренні, а в тому, що час підбирають наосліп, учасники дізнаються про зустріч в останній момент, а порядок денний розповзається по чатах. Відео нижче за три хвилини показує стандартну конфігурацію «Наради та мітинги»: планувальник із погодинним календарем і шаблон завдань, у якому до зустрічі додають учасників і список питань до обговорення.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як виділити час на погодинному календарі й одразу отримати картку зустрічі з готовими датами;
- як додати учасників наради до виконавців — поштучно або цілою групою;
- як зібрати питання зустрічі в чеклісті, щоб жодне не загубилося;
- як поставити нагадування собі та іншим учасникам;
- чому зустріч видно в погодинному календарі й що робити, якщо вона там не з’явилася;
- як завершити завдання після наради — прямо з календаря.
Як запланувати нараду в планувальнику: крок за кроком
Крок 1. Відкрийте планувальник із погодинним календарем
Конфігурація «Наради та мітинги» складається з одного планувальника з погодинним календарем і одного шаблона завдань. Погодинний календар — це вид списку планувальника, у якому замість переліку справ видно сітку годин: зайняті проміжки помітні одразу, тому вільне вікно для зустрічі знаходиться без перепитувань у чаті.
Крок 2. Виділіть час і створіть завдання
Щоб створити нову нараду або мітинг, виділіть потрібний період часу на календарі — відкриється форма створення завдання. Додайте назву, за потреби опис. Дати заповняться автоматично згідно з тим часом, який ви виділили на календарі, тому проставляти початок і завершення вручну не доведеться.
Крок 3. Додайте учасників і питання до обговорення
Обов’язково додайте учасників наради до поля Виконавці: саме від цього залежить, чи побачать вони зустріч у себе. Якщо в нараді бере участь цілий відділ, замість переліку людей можна додати групу. Питання, які плануєте обговорювати, зручно додати в Чекліст — під час зустрічі вони перед очима списком, а після неї видно, що встигли розібрати.
Крок 4. Поставте нагадування
Щоб не забути про зустріч, додайте нагадування через піктограму дзвіночка: виберіть один із запропонованих варіантів або задайте свій — дату, час і одержувачів. Нагадування можна додати й пізніше: через коментар або через вкладку Нагадування в завданні. Як це виглядає в інтерфейсі, показано в довідці про додавання нагадувань до завдання.
Крок 5. Перевірте, що зустріч видно учасникам
Зайдіть під одним зі співробітників і відкрийте його планувальник Мій календар: завдання має відображатися в сітці годин. У погодинному календарі зустріч показується за аналітикою Планований час роботи, і щоб вона додавалася автоматично, потрібні дві умови — у завданні задані дата початку з часом і дата завершення з часом у межах одного дня, і задані виконавці. В інших випадках аналітику додають вручну: через коментар або вкладку Аналітики виберіть дату, період часу й тих, хто працюватиме над завданням, і збережіть.
Крок 6. Завершіть завдання після наради
Коли нарада закінчиться, наведіть курсор на вибраний час у календарі й виберіть пункт Завершити завдання. Те саме можна зробити в самому завданні кнопкою Завершити. Картка залишається в системі разом із чеклістом, коментарями й файлами, тому до домовленостей легко повернутися.
Приклад: щотижнева планерка з нагадуванням учасникам
Регулярні зустрічі не потрібно щоразу створювати заново: для них у Planfix є повторювані завдання. Планерку, яка проходить щопонеділка вранці, достатньо налаштувати один раз: Planfix сам створюватиме завдання з новими строками, а виконавець, указаний у шаблоні повторення, отримає сповіщення. Щоб така зустріч потрапляла саме в погодинний календар, у налаштуваннях шаблона повторення вкажіть виконавця, час початку й тривалість у межах одного дня.
Кому це потрібно
- Керівникам: зайнятість команди видно в одному календарі, тож час для наради не доводиться підбирати наосліп;
- Менеджерам проєктів: питання зустрічі живуть у чеклісті завдання, а не в листуванні;
- Віддаленим командам: учасники бачать зустріч у своєму календарі й отримують нагадування перед початком;
- HR і рекрутингу: співбесіди стають такими самими завданнями з часом, учасниками й історією обговорення.
Часті запитання (FAQ)
Як створити нараду в календарі Planfix?
Виділіть потрібний проміжок часу на погодинному календарі планувальника — відкриється форма створення завдання з уже заповненими датами. Додайте назву, учасників у поле «Виконавці» і за потреби чекліст із питаннями до обговорення.
Чи побачать учасники нараду у своєму календарі?
Так, якщо ви додали їх до виконавців завдання: зустріч відображається в планувальнику «Мій календар» кожного учасника. Щоб завдання потрапило в погодинний календар автоматично, у ньому мають бути задані виконавці та час початку й завершення в межах одного дня.
Як налаштувати регулярні наради?
Використайте повторювані завдання: Planfix створюватиме нараду із заданою періодичністю, а виконавець із шаблона повторення отримає сповіщення. Щоб зустріч була видна в погодинному календарі, у шаблоні повторення вкажіть виконавця, час початку й тривалість у межах одного дня.
Сплануйте наступну нараду в Planfix
Почніть із простого: зберіть планувальник із погодинним календарем, виділіть у ньому час найближчої планерки, додайте учасників до виконавців і поставте нагадування. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент — створіть акаунт і сплануйте в ньому першу зустріч команди.
