Розстановка пріоритетів у Planfix: черга завдань
Розстановка пріоритетів у Planfix — це готова міні-конфігурація, у якій керівники проєктів самі визначають, у якому порядку відділ проєктування виконує їхні завдання. Поки така черга живе в листуванні й усних домовленостях, проєктувальники беруть у роботу не найважливіше, а те, про що попросили останнім, і завантаження відділу ніхто не бачить цілком. Відео нижче показує, як працює міні-конфігурація «Розстановка пріоритетів» — від створення завдання до його завершення.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як створити завдання відділу проєктування за готовим шаблоном;
- як керівник проєкту задає пріоритет завдання простим перетягуванням;
- як завдання переходить до конкретного виконавця — за призначенням керівника відділу або самостійно;
- де видно поточну зайнятість кожного проєктувальника;
- як виконане завдання проходить перевірку й потрапляє до списку завершених.
Відео триває 2:48 і проходить увесь шлях завдання: від натискання плюса в першому списку до його завершення керівниками проєктів.
Як налаштувати конфігурацію в планувальнику
Крок 1. Встановіть міні-конфігурацію
Конфігурація — це набір заздалегідь підготовлених об’єктів, який забезпечує роботу певного бізнес-процесу, тому встановлення економить час на створенні всього вручну. Відкрийте сторінку конфігурації «Розстановка пріоритетів» і натисніть кнопку Встановити конфігурацію внизу сторінки, а потім поверніться в Planfix: відповідний планувальник розгорнеться автоматично. Для встановлення потрібен тариф Plan A. Усі об’єкти конфігурації після встановлення можна редагувати або видаляти — за своїми властивостями вони не відрізняються від створених самостійно.
Крок 2. Додайте співробітників і налаштуйте списки
Додайте в акаунт керівників проєктів, керівника відділу й проєктувальників і надайте їм доступ до планувальника. Далі відкрийте список Розстановка пріоритетів для редагування й вкажіть співробітників, які мають право сортувати в ньому завдання: саме вони визначатимуть порядок виконання. Завдання кожного проєктувальника виводяться в окремому списку, тому в кожному такому списку вкажіть ім’я співробітника в назві й виберіть його виконавцем.
Крок 3. Створіть завдання відділу проєктування
Робота починається в першому списку планувальника. Натисніть плюс і перевірте, що вказано шаблон Завдання для проєктувальників. У полі Постановник зазвичай стоїть ім’я того, хто ставить завдання, — одного з керівників проєктів. Виберіть проєкт, напишіть назву завдання й перевірте, що виконавцем указано Проєктувальники. До аудиторів додайте керівника відділу проєктування: так він бачить завдання з моменту появи. Створене завдання стає останнім у списку.
Крок 4. Задайте пріоритет перетягуванням
У першому списку конфігурації стоїть ручне сортування завдань, тому порядок карток — це і є порядок роботи: завдання з високим пріоритетом перебувають угорі. Керівник проєкту за погодженням з іншими керівниками пересуває своє завдання вище, надаючи йому більшої пріоритетності. Якщо ручне сортування задано окремо для цього фільтра, воно діє лише в його межах і не змінює порядок завдань в інших списках. Коли окремої черги для відділу недостатньо, у Planfix є й інші способи пріоритезувати завдання — системні та індивідуальні пріоритети.
Крок 5. Призначте виконавців і стежте за завантаженням
Після затвердження пріоритетів керівник відділу призначає завдання конкретним виконавцям — або виконавці самі забирають завдання в роботу. Коли проєктувальник узяв завдання, його статус змінюється на відповідний, і картка переїжджає до списку цього співробітника. Саме цим списки й корисні: вони показують поточну зайнятість кожного проєктувальника, без окремих звітів і запитань «що в тебе зараз у роботі».
Крок 6. Перевірте результат і завершіть завдання
Коли робота завершена, виконавець змінює статус завдання на Перевірка, і воно автоматично потрапляє до відповідного списку, де завдання для зручності згруповані за виконавцем. Якість перевіряє керівник відділу проєктування: за умови успішного виконання він ставить статус Виконане. Далі керівники проєктів переглядають зроблене й завершують завдання — воно переходить до списку Завершені.
Приклад: конфігурація в роботі відділу проєктування
У відео конфігурація налаштована для відділу, який займається проєктуванням. Керівник проєкту створює завдання, вибирає проєкт — у прикладі це адреса квартири, для якої проєктують дизайн, — і називає завдання «План та схеми розташування розеток». Виконавець — проєктувальники, аудитор — керівник відділу Валерій. Нове завдання з’являється останнім, після чого керівник пересуває його вище, бо схеми розеток потрібні раніше за інші креслення. Керівник відділу призначає виконавця, той бере завдання в роботу, а коли закінчує — віддає на перевірку. Керівник відділу приймає роботу, керівники проєктів переглядають її й завершують завдання. Уся логіка роботи міні-конфігурації вміщується в цей один цикл.
Кому це потрібно
- Керівникам проєктів: порядок виконання своїх завдань видно й можна змінити самостійно, без листів до керівника відділу;
- Керівникам відділу проєктування: черга вже погоджена замовниками робіт, залишається розподілити завдання між виконавцями;
- Проєктувальникам: угорі списку завжди те, що потрібно робити першим, а завдання можна забрати в роботу самому;
- Невеликим командам: готова конфігурація заміняє збирання процесу з нуля.
Часті запитання (FAQ)
Хто може розставляти пріоритети завдань у списку?
Ті співробітники, яких ви вказали в налаштуваннях списку «Розстановка пріоритетів» — зазвичай це керівники проєктів. Щоб змінити цей перелік, відкрийте список «Розстановка пріоритетів» для редагування й укажіть потрібних співробітників.
Що потрібно, щоб встановити конфігурацію розстановки пріоритетів?
Тариф Plan A. Встановлення відбувається зі сторінки конфігурації «Розстановка пріоритетів» кнопкою «Встановити конфігурацію» внизу сторінки, після чого потрібний планувальник розгортається в акаунті автоматично.
Чи впливає ручне сортування в списку на інші фільтри завдань?
Залежить від варіанта сортування. Наскрізне ручне сортування діє по всьому акаунту: піднявши завдання вище в одному фільтрі, ви побачите його вище й в інших. Ручне сортування, окреме для вибраного фільтра, працює лише в межах цього фільтра — тому завдання можна розташовувати в різному порядку залежно від контексту.
Спробуйте розставити пріоритети у своєму планувальнику
Почніть з одного відділу: встановіть конфігурацію, вкажіть у першому списку керівників, які задають черговість, і перенесіть туди реальні завдання тижня. Інші готові процеси — від CRM до обліку робочого часу — зібрані в каталозі готових рішень, а якщо черга завдань у вас рухається по етапах, згодиться наш розбір, як вести завдання на канбані. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент — створіть акаунт і перевірте розстановку пріоритетів на завданнях свого відділу.
