Як налаштувати конфігурацію Planfix під свої процеси
Налаштувати конфігурацію Planfix під свої процеси можна одразу після встановлення: усі об’єкти готового рішення — довідники, аналітики та звіти — редагуються так само, як створені вручну. Це стає в пригоді, коли стандартні статті доходів і витрат лише частково збігаються з тими, що прийняті у вашій компанії. У відео нижче на прикладі конфігурації «Облік доходів та витрат» показано, що входить до готового рішення і які його частини можна змінити під себе.
Що показано у відео: склад і кастомізація конфігурації
- 0:11 — склад конфігурації: довідники, аналітики та готові звіти.
- 0:29 — як це працює: стаття доходу або витрати обирається просто в завданні.
- 0:53 — кастомізація довідників: власні статті, групи та доступ до них.
- 1:46 — кастомізація аналітик: додаткові поля й права на додавання та перегляд.
- 2:11 — кастомізація звітів: зовнішній вигляд, відбір даних, графіки та діаграми.
Як налаштувати довідники, аналітики та звіти під себе
Конфігурація — це набір заздалегідь підготовлених об’єктів: аналітик, довідників, звітів, — що забезпечує роботу певного бізнес-процесу в Planfix. Готове рішення економить час на створенні цих об’єктів вручну, а далі його можна допрацювати під себе. Встановити конфігурацію можна зі сторінки «Облік доходів та витрат», причому на будь-якому тарифі.
Крок 1. Перевірте склад конфігурації
Після встановлення в акаунті з’являються довідники зі статтями доходів та витрат, аналітики, якими ці статті враховуються безпосередньо в завданнях, і готові звіти за доходами та витратами за поточний і попередній місяць. Спершу подивіться, що з цього вже відповідає вашому обліку, а що потрібно змінити: кожну частину далі налаштовують окремо.
Крок 2. Замініть статті в довідниках своїми
Перейдіть у Головне меню → Довідники й відкрийте «Витрати» або «Доходи». Стандартні записи, додані для прикладу, видаліть, якщо вони вам не потрібні, і додайте статті, прийняті у вашій організації. Згадувати одразу всі статті не обов’язково: довідники Planfix можна поповнювати в ході роботи, а щоб у довгому списку було легше орієнтуватися — групувати записи.
Крок 3. Закрийте доступ до окремих груп
У відео витрати розділено на дві групи, і одну з них одразу приховано від співробітників: у налаштуваннях обирають потрібну групу та знімають прапорці доступу. Так команда бачить лише ті статті, з якими працює, а решта даних залишається в керівників. Права варто налаштувати до того, як співробітники почнуть вносити суми.
Крок 4. Додайте потрібні поля в аналітики
Аналітики теж адаптуються: до запису можна додати ще одне поле, якщо для обліку потрібна додаткова деталь, або змінити в управлінні доступом права на додавання та перегляд. Поля аналітики визначають, що саме співробітник заповнює, вносячи дохід чи витрату в завдання, — тому зміни тут одразу відчуває вся команда.
Крок 5. Підлаштуйте звіти під свої зрізи
Стандартні звіти Planfix показують доходи й витрати за поточний і попередній місяць. У відео показано, що в них можна змінити: зовнішній вигляд, параметри відбору даних, графіки та діаграми і права доступу. Якщо потрібен інший зріз — наприклад, за довший період, ніж поточний і попередній місяць, — змініть стандартний звіт чи створіть на його основі новий: дані він візьме з тих самих аналітик.
Приклад із відео: проєктні та операційні витрати
У відео стандартні статті витрат замінено своїми, а записи розділено на дві групи — проєктні та операційні витрати. Операційну групу приховано від співробітників одразу на цьому етапі, тому в завданнях вони обирають лише проєктні статті. Та сама конфігурація після двох правок працює за правилами компанії, а не за прикладом із коробки.
Кому потрібна кастомізація конфігурації
- Власникам і керівникам: звіти збираються за тими статтями, якими компанія справді міряє доходи й витрати.
- Фінансам і бухгалтерії: структура статей задається один раз у довідниках, тому цифри від різних людей сходяться.
- Адміністраторам акаунта: готове рішення не потрібно переробляти з нуля — достатньо змінити довідники, аналітики та звіти.
- Керівникам проєктів: зайві статті не відволікають команду, а суми залишаються прив’язаними до завдань і проєктів.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна змінювати об’єкти готової конфігурації Planfix?
Так. Усі об’єкти, що входять до конфігурації, після встановлення можна редагувати або видаляти: за своїми властивостями вони не відрізняються від об’єктів, створених вручну. Саме тому довідники, аналітики та звіти налаштовуються під процеси компанії.
Як приховати частину статей витрат від співробітників?
Згрупуйте записи довідника й у налаштуваннях потрібної групи зніміть прапорці доступу — у відео так приховано операційні витрати. Права на додавання та перегляд можна змінити і в управлінні доступом до аналітики.
Чи зміниться звіт, якщо додати власні статті доходів і витрат?
Звіт працює з тими самими аналітиками «Доходи» та «Витрати», тому нові статті потраплять у нього без додаткових налаштувань. Якщо потрібен інший зріз даних, змініть параметри відбору у стандартному звіті або створіть на його основі новий.
З чого почати: довідники, аналітики, звіти
Почніть з довідників: внесіть статті, які у вас уже прийняті, і закрийте доступ до тих груп, які не мають бути в усіх на очах. Далі перевірте поля аналітик і за потреби змініть стандартний звіт — цього зазвичай достатньо, щоб готове рішення працювало за вашими правилами. Покроковий розбір самого обліку є у статті про облік доходів та витрат у Planfix. Перевірити налаштування на своїх процесах можна у безкоштовному пробному періоді.
