Навіщо бізнесу Planfix: огляд можливостей
Навіщо бізнесу Planfix — питання, яке зазвичай виникає тоді, коли завдання живуть у чатах, домовленості з клієнтами — у пошті, а звіти для керівника доводиться збирати вручну. Planfix об’єднує проєкти, завдання, документи й комунікацію з клієнтами в межах однієї платформи, тому роботу компанії видно цілком, а не окремими частинами. Відео нижче за три хвилини показує основні можливості системи та сценарії її використання, а покрокова частина цього матеріалу пояснює, з чого почати управління завданнями у своїй команді.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:11 — з чого почати: реєстрація корпоративного акаунта й запрошення співробітників у команду;
- 0:19 — робота із завданнями: відповідальні, строки, нагадування про події та попередження про порушення строків;
- 0:36 — робота з проєктами й канбан-дошки, за якими видно розподіл навантаження;
- 1:00 — облік робочого часу, тривалість виконання завдань і завантаження відділів;
- 1:33 — спілкування з клієнтами: месенджери, пошта та інші канали в одному інтерфейсі, а з 1:50 — робота з документами;
- 2:35 — налаштування доступів: хто саме що бачить у системі.
Відео триває менше трьох хвилин і дає стислий огляд: після нього простіше вибрати, з якої ділянки починати впровадження.
Як почати роботу в Planfix: завдання і проєкти крок за кроком
Розгортання не обов’язково робити одразу в повному обсязі. Зручніший порядок — підключити команду, перевести в систему завдання й проєкти, а вже потім додавати облік часу, власні об’єкти під процеси компанії та розмежування доступу.
Крок 1. Зареєструйте акаунт і запросіть співробітників
Почніть із реєстрації корпоративного акаунта — за відео це займає кілька хвилин. Далі співробітники додаються в розділі Співробітники кнопкою Новий співробітник: заповніть форму, вказавши дані та електронну пошту. На пошту надійде запрошення з активаційним посиланням, після переходу за яким співробітник задає логін і пароль для входу. За замовчуванням правами додавати співробітників володіють Керуючий акаунтом та адміністратори, але таке право можна надати будь-якому співробітнику — тоді він зможе додавати й редагувати людей у тих групах, де перебуває сам. Подробиці — у довідці про те, як додати співробітника.
Крок 2. Поставте завдання й призначте відповідальних
Ставте завдання колегам, призначайте відповідальних і встановлюйте строки. Далі контроль бере на себе система: вона автоматично нагадає про події та повідомить про порушення строків важливих завдань, тому доручення не доводиться тримати в голові або піднімати вручну в чаті.
Крок 3. Зберіть роботу в проєкти й канбан-дошки
Проєкти створюються як під замовлення клієнтів, так і під внутрішні потреби компанії — так структурується вся діяльність. Навантаження співробітників зручно оцінювати й розподіляти на наочних канбан-дошках: поточний статус виконання завдань видно одразу. Для зустрічей і ключових подій згодяться календарі та розклади.
Крок 4. Увімкніть облік робочого часу
Облік часу в Planfix зібраний у готову конфігурацію «Облік робочого часу»; її встановлення доступне на будь-якому тарифі. Перші кроки такі: переключіться в Базовий робочий простір, активуйте вбудований таймер, заповніть довідник «Тип роботи» і, за потреби, довідник «Тип часу», а потім встановіть особисті коефіцієнти співробітників. Конфігурація враховує фактичний час роботи над завданнями та проєктами, дозволяє визначати вартість робіт для розрахунку заробітної плати й аналізувати трудовитрати у звіті за обраний період. Облік відпусток, лікарняних та відгулів теж ведеться безпосередньо в системі.
Крок 5. Додайте об’єкти під свої процеси
Planfix дозволяє працювати не лише із завданнями, а й зі зверненнями, угодами та замовленнями: додавайте саме ті об’єкти, які відповідають специфіці вашого бізнесу. Для кожного з них налаштовуються власні етапи виконання, статуси та воронки — так прогрес проєктів і продажів відстежується в тих поняттях, якими компанія користується щодня.
Крок 6. Розмежуйте права доступу
Доступ до завдання мають його постановник, виконавці й учасники, аудитори завдання та аудитори проєкту, керівники постановника або одного з виконавців, а також адміністратори акаунта. При цьому доступ до одного завдання проєкту не означає, що співробітник побачить інші завдання або файли цього проєкту. Якщо частину обговорення потрібно закрити, у завданні можна залишити прихований коментар, видимий лише обраним користувачам і адміністратору. Клієнтам можна надавати автоматичний доступ до завдань своєї компанії. Повний перелік принципів — у довідці про права доступу в Planfix.
Приклад: від звернення клієнта до угоди й документів
Сценарій із відео виглядає так. Клієнт пише у месенджер — повідомлення з месенджерів, електронної пошти та інших каналів зібрані в одному інтерфейсі, тому відповідь іде саме тим каналом, де спілкування почалося, а вся історія листування зберігається в єдиній картці клієнта. Якщо такий сценарій близький вашій команді, подивіться, як працює комунікація через різні канали. Далі за власними шаблонами створюються договори, акти та накладні, для них налаштовуються маршрути погодження — послідовні або паралельні, — а готові документи автоматично архівуються за проєктами та клієнтами. Супутні витрати фіксуються під час виконання завдань, і прибутковість проєктів і клієнтів стає видимою без окремих таблиць.
Кому це потрібно: завдання, проєкти, робота в команді
- Керівникам: повна картина процесів, тоді як кожен співробітник бачить лише ту інформацію, яка йому потрібна;
- Менеджерам проєктів: нові напрями запускаються з нуля, розбиваються на детальні етапи, а виконання видно в реальному часі;
- Відділам продажу й підтримки: звернення, угоди та замовлення зі власними статусами й воронками, усі канали — в одному вікні;
- Фінансам: облік робочого часу й супутніх витрат, а з ними — прибутковість проєктів і клієнтів;
- Невеликим командам: одна система замість окремих чатів, пошти й таблиць.
Часті запитання (FAQ)
Що таке Planfix і для чого він потрібен бізнесу?
Planfix — універсальна система для управління проєктами, завданнями, документами та комунікацією з клієнтами в межах однієї платформи. Бізнесу вона потрібна, щоб робота велася не в різних інструментах, а в одному місці: завдання контролюються за строками, а керівник бачить процеси цілком.
З чого почати роботу в Planfix?
З реєстрації корпоративного акаунта й запрошення співробітників у команду: за відео це займає кілька хвилин. Співробітники додаються в розділі «Співробітники» кнопкою «Новий співробітник», а запрошення з активаційним посиланням надходить на їхню електронну пошту.
Чи можна налаштувати Planfix під процеси свого бізнесу?
Так. Крім завдань, у системі працюють звернення, угоди та замовлення — ви додаєте ті об’єкти, які відповідають специфіці компанії, і налаштовуєте для них власні етапи виконання, статуси та воронки. Доступ при цьому розмежовується так, щоб кожен бачив лише потрібну йому частину даних.
Спробуйте Planfix у роботі своєї команди
Почніть з однієї ділянки: переведіть у систему завдання відділу, додайте до них строки й відповідальних, а за тиждень подивіться, що показує відстеження робочого часу. Навести лад саме в поточних справах допоможе наш розбір того, як влаштований планувальник у Planfix. А якщо акаунта ще немає — створіть його і зберіть перші завдання своєї команди.
