Прострочені завдання в Planfix: контроль у Планувальнику
Прострочені завдання простіше тримати під контролем, коли вони зібрані в одному списку, а не розкидані по проєктах і відділах. Зазвичай про зрив дедлайну дізнаються пост-фактум: назва завдання стала червоною, але хто саме відстає і на скільки — доводиться з’ясовувати вручну. Відео нижче за півтори хвилини показує, як зібрати всі прострочені завдання в окремий список Планувальника й обробляти їх, не виходячи з одного екрана.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як прострочені завдання автоматично потрапляють до окремого списку планувальника;
- які дані видно в такому списку: назва завдання, статус, виконавець і відставання за термінами;
- як із меню швидкої обробки перейти в завдання й уточнити у виконавця причину прострочення;
- як призначити новий дедлайн, перетягнувши завдання на потрібний день у календарі;
- як налаштувати такий планувальник з нуля — список карток і календар завдань.
Відео коротке: демонстрація роботи починається на 0:09, а налаштування планувальника — на 0:45.
Як налаштувати контроль прострочених завдань: крок за кроком
Планувальник Planfix складається зі стовпців, які в інтерфейсі називаються списками, і таких планувальників можна створити скільки потрібно. Для контролю прострочень достатньо двох списків: один збирає прострочені завдання, другий показує календар, у якому дедлайни переносяться перетягуванням.
Крок 1. Створіть новий планувальник
На панелі ліворуч натисніть Додати і виберіть Планувальник, а у вікні, що з’явилося, вкажіть назву — наприклад, «Контроль дедлайнів». Докладніше про цей крок — у довідці про те, як створити планувальник. Після цього можна переходити до створення потрібних списків.
Крок 2. Додайте список прострочених завдань
Додайте список виду Картки — саме в нього збиратимуться прострочені завдання. Задайте назву і колір списку, щоб стовпець було видно одразу. Головне — параметри відбору: вкажіть умову, що завдання мають бути простроченими. Простроченим стає завдання, яке не перевели в статус «Виконана» або «Завершена» до планової дати завершення, тому список наповнюється сам, без ручного сортування.
Крок 3. Додайте календар завдань
Другим списком додайте календар завдань: вкажіть його назву й колір, а параметри відбору залишіть за замовчуванням. Останній штрих — вибрати відповідний вигляд відображення календаря. На цьому налаштування завершено: ліворуч — прострочені завдання, праворуч — дні, на які їх можна перенести.
Крок 4. Обробляйте прострочення в одному вікні
У списку є меню для швидкої обробки завдань. Безпосередньо з нього можна перейти до завдання й уточнити у виконавця, чому було порушено дедлайн, а потім указати новий строк — для цього достатньо перетягнути завдання на потрібний день у календарі. Завдання з новою плановою датою завершення перестає бути простроченим і зникає зі списку прострочених.
Приклад з відео: список прострочених під рукою
У готовому планувальнику всі прострочені завдання стоять одним стовпцем, і в кожному рядку одразу видно назву завдання, його статус, виконавця та відставання за термінами. Не потрібно відкривати картку, щоб зрозуміти, наскільки все критично: порівняти затримки між собою можна просто очима. Такий самий планувальник працює в межах окремого проєкту, відділу або всієї компанії — різниця лише в параметрах відбору списку.
Кому це потрібно
- Керівникам: видно дотримання дедлайнів по всій компанії, без ручного збору звітів;
- Менеджерам проєктів: прострочення по проєкту збираються в один стовпець, а дати переносяться перетягуванням;
- Керівникам відділів: зрозуміло, у кого з виконавців накопичуються затримки і наскільки великі;
- Постановникам завдань: з меню списку можна одразу уточнити причину прострочення і домовитися про новий строк.
Часті запитання (FAQ)
Коли завдання стає простроченим у Planfix?
Коли його не перевели в статус «Виконана» або «Завершена» до закінчення планової дати завершення. Назва такого завдання відображається в інтерфейсі червоним кольором, і дата завершення в картці теж стає червоною.
Як зібрати всі прострочені завдання в один список?
Створіть список у Планувальнику й додайте в його параметри відбору умову «Прострочене». Такий список наповнюється автоматично: завдання потрапляє в нього, щойно планова дата завершення минула, а статус «Виконана» або «Завершена» так і не встановлено.
Як перенести дедлайн прострочених завдань?
Перетягніть завдання на потрібний день у календарі планувальника — так у нього встановиться нова планова дата завершення. Перед цим варто уточнити у виконавця причину затримки й домовитися про реальний строк.
Спробуйте тримати дедлайни під контролем
Почніть з одного планувальника: список карток з умовою «Прострочене» і календар завдань поруч — цього достатньо, щоб прострочення перестали бути неприємним сюрпризом. Якщо хочете розібратися в самому інструменті глибше, прочитайте наш розбір, як навести лад у завданнях через Планувальник. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент — створіть акаунт і зберіть свій список прострочених на реальних завданнях команди.
